Registraturen

Registraturen tar emot och registrerar handlingar som inkommer till Åbo Akademi och distribuerar vid behov dessa vidare. Registraturen tar också emot begäran om information som man önskar få ur handlingar i universitetets ärenderegister och arkiv.

Hur lämna in handlingar?

Handlingar inlämnas till registraturen per intern post, vanlig post eller e-post. E-post hanteras på samma sätt som vanlig post. Det är på avsändarens ansvar att se till att handlingarna inkommer till registraturen i tid om det finns en utsatt frist för t.ex. inlämnande av offert eller motsvarande. Om handlingar sänds per e-post ska eventuella bilagor sändas i Word-, Pdf-, Excel- eller Power Point-format. Notera att mottagaren får en bekräftelse på att Åbo Akademi mottagit e-postmeddelandet. Om bekräftelsen uteblir, vänligen kontakta registratorn.

Kontaktuppgifter till registraturen:

E-post: registrator@abo.fi
Tfn: +358 2 215 3600
Postadress: Åbo Akademi, Registrator, Domkyrkotorget 3, 20500 Åbo

Hur lämna in en begäran om information?

Om du söker information t.ex. gällande dina studieprestationer eller annat studierelaterat, vänligen kontakta Studentexpeditionen, studinfo@abo.fi.

Om du önskar ta del av myndighetshandlingar ur Åbo Akademis ärenderegister och arkiv ska du göra en begäran om information till registraturen, gärna via e-post: registrator@abo.fi.

Precisera din begäran så noggrant som möjligt för att underlätta behandlingen. Ange vilken handling eller vilka handlingar begäran gäller. Om du vet handlingens rubrik och/eller datum, ange också dessa uppgifter. Uppge på vilket sätt du önskar ta del av materialet. Materialet kan ges för påseende i Åbo Akademis utrymmen, levereras per e-post eller per post.

Om begäran om information gäller material som innehåller personuppgifter eller sekretessbelagda uppgifter, bör du identifiera dig samt informera om hur du tänker använda uppgifterna. Universitetet kan också be om tilläggsinformation för att säkerställa att du har rättighet att ta del av uppgifterna.

Om begäran om information gäller en offentlig handling, behöver begäran inte motiveras.

Behandlingstider för begäran om information

Tiden för behandling av din begäran kan variera beroende på hur noggrant formulerad och omfattande begäran om information är. Uppgifter ur en offentlig handling ska lämnas ut så snart som möjligt, senast två veckor efter att universitetet har tagit emot begäran om information. Om de begärda handlingarna är många eller om behandlingen av ärendet kräver särskilda åtgärder, lämnas uppgifterna ut senast inom en månad från att begäran om information inkommit.

Avgifter för informationssökning och utlämning av handlingar

Avgifterna grundar sig på lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (MyndOffL 13§, 16§ och 34§)

1. Uppgifter och handlingar som lämnas avgiftsfritt

För utlämnande av en handling tas i regel ingen avgift ut när

• uppgifter ur handlingen lämnas muntligen,
• handlingen läses eller kopieras vid universitetet,
• en offentlig handling som lagrats i elektronisk form sänds per e-post,
• en handling som lagrats i elektronisk form sänds per e-post till en part,
• lämnandet av den begärda handlingen ingår i universitetets skyldighet att ge råd, höra eller informera,
• det gäller värdefulla datamängder som avses i 24b § 1 mom. I lagen om informationshantering inom den offentliga förvaltningen.

En förutsättning för avgiftsfri utlämning är att handlingen ska vara tillräckligt noggrant individualiserad för att kunna sökas fram ur universitetets ärenderegister med hjälp av dokumentklassificering eller handlingens signum eller med hjälp av sökfunktionerna för ett register som förs elektroniskt. Om handlingen inte är fullt offentlig ska de sekretessbelagda delarna kunna avlägsnas lätt.

2. Avgift för leverans av papperskopior

Vid en sedvanlig begäran om handlingar där sekretessbelagda delar lätt kan avlägsnas uppbärs enbart följande avgifter för utskrifter och leverans:

• A4/A3: 0,50 €/sida + moms
• Postavgift enligt valt leveranssätt

3. Informationsbegäran som kräver särskilda åtgärder

En avgift kan uppbäras om sökning av handlingarna och avlägsnande av sekretessbelagda delar är särskilt tids- och arbetskrävande. Avgiften baserar sig på den arbetstid som framtagning av handlingarna upptar.

Med framtagning av särskilt tids- och arbetskrävande handlingar kan avses

• sådana fall där det begärda materialet är exceptionellt omfattande (stort)
• att materialet innehåller mycket sekretessbelagd information som är utspridd i olika delar av handlingarna, oberoende av mängden handlingar
• att produceringen av handlingar i den begärda formen är arbets- och tidskrävande
• situationer där det krävs särskilda egenskaper av de redskap som används i den automatiska databehandlingen då det gäller t.ex. sökning, gallring, sammanföring och utskrift av information/handlingar

Avgift för informationssökning och avlägsnande av eventuella sekretessbelagda delar

• 0-1-h ingen avgift
• > 1 h 40,00€/h + moms

Vid leverans av papperskopior tillkommer ännu avgifter per sida och leverans enligt punkt 2 ovan. Avgift för informationssökning kan uppbäras också i sådana fall då den begärda informationen inte kan hittas.

Avgifterna för behandling av informationsbegäran uppges utan moms.

Åbo Akademi har rätt att inte lämna ut uppgifter om det offentliga innehållet i en handling på det sätt som begärts om detta medför oskälig olägenhet på grund av att antalet handlingar är stort, kopiering är svårt att genomföra eller någon annan därmed jämförbar orsak.

Centralarkivet 

Åbo Akademis centralarkiv fungerar som ett slutarkiv för akademins administrativa handlingar. De äldsta handlingarna är från tiden strax före Åbo Akademis grundande 1918 medan de yngsta handlingarna är endast några år gamla. Handlingarna är sådana som tillkommit i akademins verksamhet och ska förvaras varaktigt alternativt längre än 10 år. I centralarkivet finns exempelvis protokoll från akademins konsistorium, styrelse och fakultetsråd, akademins officiella korrespondens, matriklar över studerande och kopior av examensbetyg.

Handlingarna i centralarkivet är tillgängliga för såväl akademins studerande som personal samt för allmänheten.

E-post: centrala@abo.fi
Tfn +358 50 470 9404
Postadress: Åbo Akademi, Centralarkivet, Domkyrkotorget 3, 20500 Åbo