Kirjaamo

Kirjaamo vastaanottaa ja rekisteröi Åbo Akademille saapuvia asiakirjoja, ja toimittaa nämä tarvittaessa eteenpäin. Kirjaamo vastaanottaa myös tietopyyntöjä, jotka koskevat yliopiston asiarekisteriin ja arkistoon tallennettuja asiakirjoja ja tietoaineistoja.

Asiakirjojen toimittaminen

Asiakirjoja voi toimittaa kirjaamoon postitse tai sähköpostitse. Määräajassa toimitettavaksi pyydetyt asiakirjat tulee olla perillä kirjaamossa annetun määräajan puitteessa. Mahdolliset liitetiedostot tulee toimittaa Word-, Pdf-, Excel- tai PowerPoint-tiedostoformaatissa. Lähettäjä saa automaattisen vahvistusviestin, kun sähköposti on vastaanotettu. Jos et saa vahvistusviestiä, ota yhteys kirjaamoon esim. puhelimitse.

Kirjaamon yhteystiedot:

Sähköposti: registrator@abo.fi
Puh: +358 2 215 4106
Postiosoite: Åbo Akademi, Kirjaamo, Tuomiokirkontori 3, 20500 Turku

Tietopyynnön jättäminen

Jos etsit tietoa koskien omia opintojasi, ole yhteydessä opiskelijapalveluihin, studinfo@abo.fi.

Tietopyyntö kirjaamoon tulee mieluiten tehdä sähköpostitse osoitteeseen registrator@abo.fi.

Yksilöi tietopyyntösi niin tarkasti kuin mahdollista käsittelyn helpottamiseksi. Kerro mitä asiakirjaa tai asiakirjoja pyyntösi koskee. Jos tiedossasi on asiakirjan nimi ja/tai päivämäärä, tai muu yksilöintitieto, ilmoita myös se. Ilmoita myös, millä tavoin tahdot tietojen toimitettavan. Tiedot voidaan antaa nähtäville yliopiston tiloissa, toimittaa sähköisinä sähköpostitse tai paperisina postitse.

Mikäli pyyntö koskee aineistoa, joka sisältää henkilötietoja tai salassa pidettävää tietoa, sinun tulee ilmoittaa tietojen käyttötarkoitus sekä pystyä todentamaan henkilöllisyytesi. Yliopisto voi myös pyytää lisätietoja, jos niitä tarvitaan tietojen luovuttamisen edellytysten selvittämiseksi.

Jos pyyntösi koskee julkista asiakirjaa, ei pyyntöä tarvitse perustella.

Tietopyyntöjen käsittelyajat

Tietopyynnön käsittelyaikaan vaikuttaa pyydettyjen tietojen määrä ja laatu, sekä miten tarkasti tietopyyntö on määritelty. Tiedot julkisista asiakirjoista luovutetaan mahdollisimman pian, viimeistään kaksi viikkoa tietopyynnön vastaanottamisesta. Jos tietopyynnön käsittely vaatii tavanomaista suurempaa työmäärää, tiedot luovutetaan viimeistään yhden kuukauden kuluttua tietopyynnön vastaanottamisesta.

Tietopyynnöistä perittävät maksut

Maksut perustuvat lakiin viranomaisten toiminnan julkisuudesta (JulkL 13§, 16§ ja 24§)

1. Asiakirjoista ja tietoaineistoista maksutta annettavat tiedot

Asiakirjan antamisesta ei pääsääntöisesti peritä maksua kun

• asiakirjasta annetaan tietoja suullisesti;
• asiakirja annetaan yliopiston tiloissa luettavaksi tai jäljennettäväksi;
• julkinen sähköisesti talletettu asiakirja lähetetään tiedon pyytäjälle sähköpostitse;
• julkinen sähköisesti tallennettu asiakirja lähetetään asianosaiselle sähköpostitse;
• pyydetyn asiakirjan antaminen kuuluu yliopiston neuvonta-, kuulemis- tai tiedotusvelvoitteen piiriin
• kysymys on julkisen hallinnon tiedonhallinnasta annetun lain 24b §:n 1 momentissa tarkoitetusta arvokkaasta tietoaineistosta.

Edellytys maksuttomuudelle on, että pyydetty asiakirja on yksilöitävissä ja löydettävissä yliopiston asiarekisteristä sen asiakirjaluokittelun tai asiakirjan tunnisteen avulla tai sähköisesti ylläpidetystä rekisteristä sen hakutoimintojen avulla ja salassa pidettävät osat ovat vaivatta poistettavissa.

2. Paperitulosteiden toimitusmaksut

Kun asiakirja on julkinen tai salassa pidettävät kohdat ovat helposti poistettavissa, veloitetaan vain kopiointi- ja toimitushinnat:

• A4/A3: 0,50 €/sivu + alv
• Postikulut valitun toimitustavan mukaan

3. Erityisiä toimenpiteitä vaativa tietopyyntö

Tiedon hakemisesta aiheutuneita kustannuksia voidaan periä silloin, kun pyydetyn asiakirjan esille haku ja salassa pidettävien tietojen poistaminen vaatii tavanomaista enemmän työtä. Maksun suuruus määräytyy käytetyn työajan mukaan.

Esimerkkejä eritysiä toimenpiteitä vaativista tietopyynnöistä:

• pyydetty aineisto on tavanomaista laajempi
• pyydetty aineisto sisältää paljon asiakirjan eri osissa pidettävää salassa pidettävää tietoa
• asiakirjan tuottaminen annettavaan muotoon vaatii paljon aikaa tai työtä
• tilanteet, joissa tarvitaan erityisiä automaattisen tietojenkäsittelyn haku-, seulonta-, yhdistely- ja tulostusominaisuuksia.

Tiedonhausta ja mahdollisten salassa pidettävien tietojen poistamisesta perittävä maksu:

• 0-1-h ei maksua
• > 1 h 40,00€/h + alv

Paperimuotoisten asiakirjojen antamisesta peritään lisäksi kopiointi- ja toimitusmaksut yllä olevan kohdan 2 mukaisesti. Tiedon hakemisesta voidaan periä maksu myös siinä tapauksessa, että pyydettyä tietoa ei löydy.

Maksujen hinnat on ilmoitettu ilman arvonlisäveroa.

Åbo Akademi voi kieltäytyä antamasta asiakirjoja pyydetyllä tavalla, jos pyynnön noudattaminen asiakirjojen suuren määrän tai asiakirjan kopioinnin vaikeuden tai muun niihin verrattavan syyn vuoksi aiheuttaa kohtuutonta haittaa yliopiston toiminnalle.

Keskusarkisto

Åbo Akademin keskusarkisto toimii yliopiston hallinnollisten asiakirjojen päätearkistona. Vanhimmat asiakirjat ovat peräisin ajalta juuri ennen Åbo Akademin perustamista 1918. Keskusarkistossa säilytetään muun muassa Åbo Akademin konsistorion, hallituksen ja tiedekuntaneuvostojen pöytäkirjoja, opiskelijamatrikkeleita ja tutkintotodistusten kopioita. Asiakirjat ovat niin opiskelijoiden, henkilökunnan kuin yleisön käytettävissä (huomioiden henkilötieto- sekä salassapidosäädökset).

Sähköposti: centrala@abo.fi
Puh. +358 50 433 2683
Postiosoite: Åbo Akademi, Keskusarkisto, Tuomiokirkontori 3, 20500 Turku