Dataskyddsmeddelande
ÅBO AKADEMI
www.abo.fi
DATASKYDDSMEDDELANDE
enligt EU:s dataskyddsförordning GDPR, art. 13 och 14
Meddelandet gäller:
Hantering av personuppgifter inom ramen för verksamheten för personalservice (exklusive studiepsykologverksamheten)
Personuppgiftsansvarig
Åbo Akademi
Domkyrkotorget 3
20500 Åbo
Finland
Åbo Akademi är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som samlas in och behandlas i universitetets verksamhet – i undervisning, handledning, forskning, administration och samverkan, internt och externt.
Ansvarig enhet för den behandling som beskrivs i detta dokument: Personalservice
Kontaktperson: Mika Wulff, mika.wulff@abo.fi, 0500787794
Dataskyddsombud vid Åbo Akademi: dataskydd@abo.fi, +358 2 215 31 (växel)
Varför behandlar vi dina personuppgifter?
Åbo Akademi måste behandla dina personuppgifter för att sköta anställningsärenden och personaladministrativa ärenden, samt för att fullgöra sina uppgifter och förpliktelser som en arbetsgivare. Uppgifterna används för att utföra de uppgifter gällande de registrerade som ankommer universitetet enligt lagar, kollektivavtal samt separata beslut och bestämmelser. Sådana uppgifter är
- intern och extern rekrytering
- personalplanering och budgetering av personalkostnader
- intern kommunikation
- introduktion, administrering av arbetsredskap och arbetutrymmen
- arbetstidsuppföljning och arbetstidsallokering
- arbetsplaner för anställda inom totalarbetstid
- planering av undervisning
- administrering av anställningsuppgifter
- fastställande av lön och utvärdering av individuell arbetsprestation
- utbetalning av löner, arvoden och stipendier
- kompetensutveckling och utbildning
- skötsel av utvecklingssamtal
- företagshälsovård och främjande av arbetshälsan
- arbetarskyddsuppgifter (jämlikhet, likabehandling, arbetsolycksfall, utredningar)
- belöning och uppvaktning av medarbetare (förtjänsttecken osv.)
- hantering av frågor rörande arbete utomlands som distansarbete och utlandskommenderingar
- skötsel av personförsäkringar
- uppgifter i samband med avslutande av anställning
- statistikföring och rapportering
- revision, också i samband med projektrevision
- sparande av uppgifter för forskningsändamål om sökande till professurer
- marknadsföring av den egna verksamheten
Vilka uppgifter behandlar vi?
Anställda
- personuppgifter: namn, personnummer, födelsedatum, personbeteckning, kön, medborgarskap, arbetsplatsens adress, e-postadress till arbetet,
- arbetstelefon, bilder och fotografier
- utbildningsuppgifter, uppgifter om förtjänst- och utmärkelsetecken
- anställnings- och löneuppgifter, beskattningsuppgifter, bankkontouppgifter
- utvärderingar av arbetsuppgiftens svårighetsgrad och personlig prestation
- arbetstidsuppföljnings- och frånvarouppgifter
- uppgifter som används för användaradministration och begränsning av behörigheter i systemen
Arvodestagare och stipendiater, personer med avtal för icke anställda samt professorer emeriti
- namn, personnummer, födelsedatum, personbeteckning, kön, medborgarskap, arbetsplatsens adress, e-postadress
- utbildningsuppgifter
- uppgifter om grunderna för arvoden, stipendier och löner, beskattningsuppgifter, bankkontouppgifter
- uppgifter som används för användaradministration och begränsning av behörigheter i systemen
Civiltjänstgörare
- namn, personnummer, födelsedatum, personbeteckning, kön, arbetsenhet
- arbetstidsuppföljnings- och frånvarouppgifter
- uppgifter som används för användaradministration och begränsning av behörigheter i systemen
Externa personer som deltar i utbildningar
- namn, personnummer, födelsedatum, personbeteckning, kön, medborgarskap, arbetsplatsens adress, e-postadress, telefonnummer
- utbildningsuppgifter
- uppgifter som används för användaradministration och begränsning av behörigheter i systemen
Särskilda (känsliga) personuppgifter: I personalsystemen behandlas uppgifter om hälsa samt uppgifter om medlemskap i fackförening.
Vad är den rättsliga grunden för behandlingen?
Anställda vid Åbo Akademi
- ett avtal i vilket den registrerade är part
- fullgörande av en rättslig förpliktelse
1. Lagstiftning som behandlingen grundar sig på: Arbetsavtalslagen Arbetarskyddslagen
2. Kollektivavtal - en uppgift av allmänt intresse/som ett led i den personuppgiftsansvariges myndighetsutövning: vetenskapliga eller historiska forskningsändamål eller statistikföring
- den personuppgiftsansvariges eller en tredje parts berättigade intressen – vilket slags berättigat intresse det handlar om: rapportering som krävs av externa finansiärerna, kompetenskartläggningar
- samtycke från den registrerade
Andra än anställda, till exempel stipendieforskare, docenter, arvodestagare
- fullgörande av en rättslig förpliktelse
- genomförande av ett avtal i vilket den registrerade är part
- samtycke från den registrerade
För särskilda (känsliga) personuppgifter: Uppgifter om medlemskap i fackförening används med personens samtycke för att bära upp medlemsavgifter och uppgifter om hälsa behandlas för att Åbo Akademi ska kunna fullgöra sina skyldigheter och de anställda ska kunna utöva sina särskilda rättigheter (som företagshälsovård).
Varifrån samlas dina personuppgifter in, dvs. vilket ursprung har de?
- den registrerade själv
- myndigheter och försäkringsbolag
- personaladministrativa beslut
- datasystem för Studieadministration
- användarhanteringssystemet vid Åbo Akademi
Hur länge lagras uppgifterna?
Lagringstiderna grundar sig på arkivlagen och övrig lagstiftning samt Åbo Akademiets riktlinjer och arkivbildningsplan. Personuppgifterna lagras endast så länge som de behövs. De vanligaste lagringstiderna: Uppgifterna om de anställdas anställningsavtal lagras i minst 10 år efter avslutad anställning, lönekortsuppgifterna 50 år men till exempel tidsredovisningsuppgifterna i endast 2 år. Ansökningsdokumenten för personer som ansökt om en professorstjänst och som man begärt en sakkunnigutlåtande om lagras permanent för vetenskaplig forskning.
Vilka lämnas dina uppgifter ut till?
Informationen kan göras tillgänglig för andra universitetsenheter vid behov. Personuppgifter vid Åbo Akademi kan samlas in och behandlas av dem vars arbetsuppgifter kräver det, t.ex. handledare, chef, personal inom personalservice, personal inom ict- och ekonomiservice.
Informationen lämnas ut till myndigheter, arbetsgivar- och arbetstagarorganisationer, försäkringsbolag, banker, underleverantörer och konsulter i den utsträckning som tillåts enligt tillämplig lag, i den utsträckning som tillhandahållandet av tjänster krävs.
Kommer uppgifter att överföras till länder utanför EU?
Uppgifter överförs utanför EU/EES endast i de fall där arbetsgivarskyldigheter som gäller den anställda enligt lagstiftningen, skatteavtal eller överenskommelser om social trygghet ska skötas utanför EU/EES.
Om du har frågor om dina rättigheter kan du kontakta den ansvariga kontaktpersonen (se ovan) eller Åbo Akademis dataskyddsombud (dataskydd@abo.fi). Se också den övergripande informationen om behandling av personuppgifter på Åbo Akademis webbsidor.
Du har rätt att framföra klagomål till dataskyddsmyndigheten om du anser att dina personuppgifter blivit olagligt behandlade enligt EU:s dataskyddsförordning GDPR.
Kontaktuppgifter till dataskyddsmyndigheten:
Dataombudsmannens byrå
PB 800
00531 Helsingfors
+358 29 566 6700 (växel)
tietosuoja@om.fi
tietosuoja.fi