ÅBO AKADEMI
DATASKYDDSMEDDELANDE
enligt EU:s dataskyddsförordning GDPR, art. 13 och 14
Meddelandet gäller:
Utveckling, utvärdering, annat (evenemang m.m.) för
Karriäruppföljning, utexaminerade 1 år efter examen
Personuppgiftsansvarig
Åbo Akademi
Domkyrkotorget 3
20500 Åbo
Finland
Åbo Akademi är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som samlas in och behandlas i universitetets verksamhet – i undervisning, handledning, forskning, administration och samverkan, internt och externt.
Ansvarig enhet för den behandling som beskrivs i detta dokument:
Universitetsservice, ekonomiservice, ledningskansli
Kontaktperson: Anita Sundman, koordinator vid Samverkan/Arbetsforum, anita.sundman@abo.fi, +358 50 5489 505
Dataskyddsombud vid Åbo Akademi: dataskydd@abo.fi, +358 2 215 31 (växel)
Varför behandlar vi dina personuppgifter?
Syftet med karriäruppföljningsenkäterna är att följa upp den tidiga arbetskarriären och arbetsmarknadssituationen för nyutexaminerade magistrar, och lärare inom småbarnspedagogik, rättsnotarier och farmaceuter. Vad gör utexaminerade efter examen? Var jobbar de? Har de användning för det de lärt sig under sina studier, och har de lärt sig det de behöver i arbetslivet? Är de nöjda med utbildningen och karriären? Åbo Akademi vill erbjuda en utbildning av hög kvalitet som bidrar till personlig utveckling och goda karriärmöjligheter. Den information som samlas in ger Åbo Akademi respons på hur de utexaminerade upplevt mötet med arbetslivet och inledningen av karriären, och hur utbildningen och olika serviceformer stött arbetssökande och sysselsättning. Informationen vi samlar in används i utvecklingen av utbildningen, i studiehandledning och karriärvägledning av studerande. Den används också i syfte att ge blivande studerande en bild av vilka karriärmöjligheter en examen vid Åbo Akademi kan öppna för, i form av exempel på utbildningsprogrammens hemsidor och studieinfo. Informationen kan också användas i forskning.
En rapport publiceras på Åbo Akademis webplats (www.abo.fi/arbetsforum > se Alumner i arbetslivet) och delges till ÅAs ledning, fakulteter och utbildningsansvariga.
Rättslig grund för att behandla dina personuppgifter är:
Åbo Akademi har lagstadgade uppgifter av allmänt intresse och rätt att utöva offentlig makt enligt universitetslagen. Vetenskaplig och historisk forskning är exempel på en lagstadgad uppgift av allmänt intresse. Universitetslagens 87 § förutsätter att universiteten ska utvärdera verksamheten och hur verkningsfull den är. Personuppgifterna och enkätsvaren används för att utvärdera och utveckla universitetsutbildningen i enlighet med universitets uppgifter enligt 2 § och 87 § i universitetslagen (558/2009).
Vilka personuppgifter behandlas och vem behandlar dem?
Registret för karriäruppföljningsenkäten 1 år efter examen vid Åbo Akademi innehåller svaren på enkäten och följande bakgrundsuppgifter behandlas:
a) Blankettens ID/nätblankettens ID, svarsdatum
b) Identifikationsuppgifter för administration av målgrupp och utskick av inbjudan. De här uppgifterna lagras inte med svaren du anger i enkäten
– förnamn, efternamn
– telefonnummer
– e-postadress
c) Bakgrundsuppgifter
– kön, medborgarskap, modersmål,
– universitet, antagningsår, ålder vid utexaminering, utbildningsområde (nivå 1, 2, 3)
– examensnivå, utexamineringsort, huvudämne, utbildningsområde, fakultet, andra yrkes- eller högskoleexamina
De frågor som ställs behandlar sysselsättningssituation, nöjdhet med examen, färdigheter utbildningen utvecklat, hur man upplevt mötet med arbetslivet, frågor om arbetsplats och lön samt samverkan med arbetslivet inom utbildningen. Frågorna besvaras med dels svarsalternativ, dels öppna svar. Alla frågor (utom de obligatoriska bakgrundsuppgifterna) är valfria att svara på.
Endast ÅA-anställda med ansvar att arbeta med karriäruppföljningar, dvs Arbetsforums personal, har tillgång till registret. Det förvaras på en server som kräver personlig inloggning med lösenord.
Varifrån samlas dina personuppgifter in och hur blir de behandlade?
De som inbjuds att delta i enkäten ett år efter examen är alumner utexaminerade från Åbo Akademi föregående kalenderår. Källan för identifikationsuppgifterna är Åbo Akademis studieregister, där utbildnings- och kontaktinformation hämtas ut på basen av utexamineringsåret. Uppgifterna kompletteras ännu med information om e-post från Åbo Akademis alumniregister. Övriga uppgifter, såsom bakgrundsuppgifterna, samlas in via enkäten.
Inbjudan att delta sänds per e-post. Om e-postadress saknas kan inbjudan också sändas ut per sms. Karriäruppföljningen genomförs med enkätverktyget e-lomake som skapar personliga tillfälliga användarnamn och lösenord för inloggning till enkäten (survey.abo.fi), och som också sänder påminnelser. Arbetsforum får inte information om vem som svarar med vilket användarnamn.
Enkätsvaren lagras i olika programformat i ÅA:s server på skivutrymme som kräver lösenord och i en mapp med begränsad tillgänglighet.
Materialet sammanställs så att det går att få ut sifferdata för frågorna i enkäten (t.ex. hur nöjd är man med examen). För bakgrundsuppgifter som ökar möjligheten att identifieras (t.ex. huvudämne) publiceras inte material om antalet svar är färre än fem (<5). Öppna svar kopplas ihop till åsiktshelheter. Enskilda citat från öppna svar kan publiceras i resultatrapporter men publiceras då så att svaret inte kan härledas till en person.
Datamaterialet har en arkivtid på 10 år. Efter det anonymiseras materialet genom att radera de flesta bakgrundsvariabler och de öppna svaren. Databas med sifferinformation lagras bestående eller så länge materialet anses relevant för jämförelser mellan enkäterna.
Identifikationsuppgifter lagras enskilt på servern, endast så länge datainsamlingen pågår och raderas när enkäten stängs.
Överförs dina personuppgifter till en tredje part (utanför Åbo Akademi) för behandling?
Nej, personuppgifterna kommer inte att överföras för behandling utanför Åbo Akademi.
Lämnas dina personuppgifter ut till en tredje part (utanför Åbo Akademi) för den tredje partens behov?
Nej, personuppgifterna kommer inte att lämnas ut utanför Åbo Akademi.
Överförs dina personuppgifter utanför EU/EES?
Nej, personuppgifterna överförs inte utanför EU/EES.
Vilka rättigheter har du när Åbo Akademi behandlar dina personuppgifter?
Åbo Akademi ansvarar för att vidta lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda personuppgifter mot obehörig eller olaglig behandling och mot skada på eller förlust av personuppgifter. Personuppgifter ska alltid behandlas på ett rättvist och öppet sätt i enlighet med gällande dataskyddsbestämmelser.
Enligt EU:s dataskyddsförordning GDPR (art. 12-22) har du rätt att
– få klar och tydlig information om hur dina personuppgifter behandlas och hur du kan utöva dina rättigheter (art. 12)
– få tillgång till dina personuppgifter vid Åbo Akademi och information om behandlingen (art. 15)
– få dina personuppgifter korrigerade (art. 16). Obs! Du som är anställd eller studerande vid Åbo Akademi kan göra korrigeringar själv, enligt anvisningar på intranätet.
– få dina uppgifter raderade (”rätten att bli bortglömd”) i vissa situationer (art. 17)
– begränsa behandlingen av dina personuppgifter i vissa situationer (art. 18)
– få personuppgifterna överförda mellan system i vissa situationer (art. 20)
– invända mot behandlingen av dina personuppgifter i vissa situationer (art. 21)
– inte bli föremål för automatiskt beslutsfattande, med vissa undantag (art. 22)
Du har också rätt att bli informerad om en personuppgiftsincident som innebär hög risk för dina personuppgifter (art. 34).
När ändamålet med behandlingen är vetenskaplig forskning, statistik eller arkivändamål kan rättigheterna vara begränsade med stöd av dataskyddslagen (1050/2018). Begränsningar i rättigheterna förutsätter alltid särskilda skyddsåtgärder.
Om du har frågor om dina rättigheter kan du kontakta den ansvariga kontaktpersonen (se ovan) eller Åbo Akademis dataskyddsombud (dataskydd@abo.fi). Se också den övergripande informationen om behandling av personuppgifter på Åbo Akademis webbsidor (www.abo.fi/dataskydd).
Du har rätt att framföra klagomål till dataskyddsmyndigheten om du anser att dina personuppgifter blivit olagligt behandlade enligt EU:s dataskyddsförordning GDPR.
Kontaktuppgifter till dataskyddsmyndigheten:
Dataombudsmannens byrå
PB 800
00531 Helsingfors
+358 29 566 6700 (växel)
Karriäruppföljningen genomförs årligen. Under åren 2023-2025, dvs uppföljningen av utexaminerade 2022-2024, kommer en del av frågorna att behandlas inom ramen för en doktorsavhandling om arbetslivsrelevans och samverkan inom allmänbildande universitetsutbildning. Det handlar om ett pseudonymiserat urval av bakgrundsuppgifter och enkätsvar på frågor relevanta för forskningen, se separat dataskyddsmeddelande:
Dataskyddsmeddelande för doktorsavhandling, urval utex 2022-2024