ÅBO AKADEMI
www.abo.fi

TIETOSUOJAILMOITUS
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen GDPR mukaisesti, artiklat 13 ja 14

Tiedote koskee:
Kehitystyö, evaluointi, muu (tilaisuudet jne.)

Akateeminen päivä 22.3.2024

Rekisterinpitäjä

Åbo Akademi
Tuomiokirkkotori 3
20500 Turku
Suomi

Åbo Akademi on rekisterinpitäjä niille henkilötiedoille, jotka kerätään ja käsitellään yliopiston toiminnassa – opetuksessa, ohjauksessa, tutkimuksessa, hallinnossa ja yhteistyössä, sekä sisäisesti että ulkoisesti.

Vastuu yksiköstä, joka vastaa tässä asiakirjassa kuvatusta käsittelystä:

Yliopistopalvelut, johtamistoimisto

Yhteyshenkilöt: Tom Grönroos, tapahtumatuottaja events@abo.fi +358504080882

Åbo Akademin tietosuojavastaava: dataskydd@abo.fi, +358 2 215 31 (vaihde)

Miksi käsittelemme henkilötietojasi?
Henkilötietojen keräämisen tarkoituksena on Akateemisen päivän tapahtuman järjestäminen. Se järjestetään 22.3. vuonna 2024 Åbo Akademin toimesta Turun Vanhassa Akatemiatalossa.

Henkilötietojen käsittely on tarpeen:

• ilmoittautumisten vastaanottamiseksi
• tarvittaessa ohjelman tiedottamiseksi
• osallistujien kanssa kommunikoimiseksi ennen, aikana ja jälkeen tapahtuman osallistumiseen liittyvän tiedon muodossa
• tarjoilun ja käytännön järjestelyiden järjestämiseksi (mukaan lukien mahdolliset erityisruokavaliotoiveet)
• valokuvaamalla kuvien keräämiseksi ja myöhemmin julkaisemiseksi Åbo Akademin ulkoisilla verkkosivuilla ja sosiaalisessa mediassa Åbo Akademin omiin journalistisiin tarkoituksiin
• Åbo Akademin alun perin keräämien valokuvien välittämiseksi kolmansille osapuolille, kuten sanomalehdille, heidän journalistisiin tarkoituksiinsa
• kuvien tallentamiseksi, jotka katsotaan yleisen edun kannalta yhteiskunnan ja organisaation muistin ja historian kannalta

GDPR:n mukaan henkilötietojen käsittelylle on oltava oikeusperusta. Oikeusperusta henkilötietojesi käsittelylle on:

1. Suostumus, jota käytetään oikeusperusteena kerättäessä henkilötietoja ilmoittautumisen yhteydessä.

Annat suostumuksesi täysin vapaaehtoisesti saatuaan tietoa henkilötietojesi käsittelystä rastittamalla ruudun ”Kyllä, suostun siihen, että Åbo Akademi käsittelee henkilötietojani tällä tavalla osallistuessani Akateemisen päivän 2024 tapahtumaan.”

Kun suostumus on oikeusperusteena henkilötietojesi käsittelylle, sinulla on oikeus peruuttaa se milloin tahansa. Voit ilmoittaa peruuttavasi suostumuksesi lähettämällä sähköpostia osoitteeseen registrator@abo.fi. Ennen suostumuksen peruuttamista tehty käsittely ei vaikuta.

2. Valokuvien käsittelyssä sovellamme journalistista tarkoitusta. Koska tarkoitus on pelkästään journalistinen, käsittelylle ei tarvitse ilmoittaa oikeusperustetta tietosuojalaissa 27 §:n poikkeuksen perusteella.
3. Valokuvien säilyttämisessä sovellamme yleistä etua oikeusperusteena yhteiskunnan ja organisaation muistin ja historian kannalta.

Mitä henkilötietoja käsitellään ja kuka niitä käsittelee?

Ilmoittautumisen kautta kerätyt tiedot:
Etunimi
Sukunimi
Sähköpostiosoite
Ruokailutoiveet (mukaan lukien mahdolliset erityisruokavaliotoiveet)

Paikan päällä kerätyt tiedot:
Valokuvat

Henkilötietoja käsittelevät ne henkilöt Universitetsservicessä, joille henkilötietojen käsittely on tarpeen Akateemisen päivän 2024 toteuttamisessa.

Mistä henkilötietosi kerätään ja miten niitä käsitellään?

Ilmoittautumisen kautta kerätyt tiedot: Henkilötiedot kerätään yksilöltä itseltään Åbo Akademin kontaktirekisterin (CRM) ilmoittautumislomakkeen kautta.

Rekisteröinti: Ilmoittautumistiedot rekisteröidään CRM-työkaluun. Profiilia henkilölle ei luoda.

Säilytys ja säilytysaika: Ilmoittautumistiedot säilytetään CRM-työkalussa ja Excel-taulukossa, joka on saatavilla tapahtuman henkilöstölle, sisäisesti. Excel-taulukko säilytetään Åbo Akademin omalla alueella henkilön omalla tietokoneella. Listaa ei jaeta pilvipalveluissa. Henkilötiedot poistetaan, kun kaikki jälkihoito, raportointi ja dokumentointi on suoritettu ja tiedot eivät ole enää tarpeellisia, kuitenkin viimeistään 1 vuosi tapahtumien toteutuksen jälkeen.

Valokuvat:

Keräys: Valokuvien keräämisestä vastaa Åbo Akademista paikalla oleva valokuvaaja.

Säilytys ja säilytysaika: Valokuvat säilytetään paikallisesti Åbo Akademin verkkolevyllä. Yhteiskunnan ja organisaation muistin ja historian kannalta yleisen edun kannalta tärkeiksi arvioidut valokuvat säilytetään 25 vuoden ajan. Jakelu: Valitut kuvat ovat yleisesti saatavilla kuvapankissa, joka jaetaan Åbo Akademin verkkosivustojen kautta. Tämän lisäksi valittuja valokuvia voidaan jakaa sosiaalisessa mediassa, joka kuuluu Åbo Akademin tai sen toimialueen sosiaalisiin mediakanaviin.

Åbo Akademi voi myös luovuttaa valokuvia kolmansille osapuolille (esim. lehdet) journalistisiin tarkoituksiin.

Siirtyvätkö henkilötietosi kolmansille osapuolille (Åbo Akademin ulkopuolelle) käsittelyä varten?

CRM-työkalu toimitetaan Åbo Akademille Mira Networkin toimesta. Mira Network toimii siksi henkilötietojen käsittelijänä. Mira Networkille siirretyt henkilötiedot ovat niitä, jotka rekisteröidään CRM-työkaluun ilmoittautumisen yhteydessä.

Eivätkö henkilötietosi luovuteta kolmansille osapuolille (Åbo Akademin ulkopuolelle) kyseisen kolmannen osapuolen tarpeisiin?

Ei, mitään henkilötietoja ei luovuteta kolmannelle osapuolelle kyseisen kolmannen osapuolen tarpeisiin.

Siirtyvätkö henkilötietosi EU:n/ETA:n ulkopuolelle?

Kyllä, valittuja kuvia voidaan julkaista sosiaalisessa mediassa.

Euroopan komissio on heinäkuussa 2023 antanut päätöksen, jonka mukaan Yhdysvalloilla on asianmukainen tietosuojataso. Organisaatiot, jotka siirtävät henkilötietoja EU:sta Yhdysvaltoihin, voivat sertifioida itsensä EU-U.S. Data Privacy Frameworkin mukaisesti asianmukaisen päätöksen mukaisesti. Sertifioinnin yhteydessä katsotaan, että asianmukainen suojataso taataan henkilötietojen siirrolle näihin organisaatioihin. Meta Platforms Inc., joka omistaa alustat, joilla Åbo Akademi julkaisee kuvia (Facebook ja Instagram), on sertifioitu puitteissa.

Mitkä ovat oikeutesi, kun Åbo Akademi käsittelee henkilötietojasi?

Åbo Akademi on vastuussa asianmukaisten teknisten ja organisatoristen toimenpiteiden toteuttamisesta henkilötietojen suojaamiseksi luvattomalta tai lainvastaiselta käsittelyltä sekä henkilötietojen vahingoittumiselta tai häviämiseltä. Henkilötietoja on aina käsiteltävä oikeudenmukaisesti ja avoimesti voimassa olevien tietosuojamääräysten mukaisesti.

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen GDPR:n (artiklat 12–22) mukaan sinulla on oikeus:

• saada selvää ja ymmärrettävää tietoa siitä, miten henkilötietojasi käsitellään ja miten voit käyttää oikeuksiasi (artikla 12)
• saada pääsy henkilötietoihisi Åbo Akademissa ja tietoa niiden käsittelystä (artikla 15)
• saada henkilötietosi oikaistuiksi (artikla 16). Huom! Jos olet Åbo Akademin työntekijä tai opiskelija, voit tehdä korjaukset itse ohjeiden mukaan intranetissä.
• saada tietosi poistetuiksi (”oikeus tulla unohdetuksi”) tietyissä tilanteissa (artikla 17)
• rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä tietyissä tilanteissa (artikla 18)
• saada henkilötiedot siirretyiksi järjestelmien välillä tietyissä tilanteissa (artikla 20)
• vastustaa henkilötietojesi käsittelyä tietyissä tilanteissa (artikla 21)
• olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi, tietyin poikkeuksin (artikla 22)

Sinulla on myös oikeus saada tietää henkilötietoihin liittyvästä tietoturvaloukkauksesta, joka aiheuttaa korkean riskin henkilötiedoillesi (artikla 34).

Kun käsittelyn tarkoitus on tieteellinen tutkimus, tilastointi tai arkistointitarkoitus, oikeudet saattavat olla rajoitettuja tietosuojalaissa (1050/2018) tarkoitetulla tavalla. Oikeuksien rajoittaminen edellyttää aina erityisiä suojatoimenpiteitä.

Jos sinulla on kysyttävää oikeuksistasi, voit ottaa yhteyttä vastuulliseen yhteyshenkilöön (ks. yllä) tai Åbo Akademin tietosuojavastaavaan (dataskydd@abo.fi). Katso myös yleistä tietoa henkilötietojen käsittelystä Åbo Akademin verkkosivuilla (www.abo.fi/dataskydd).

Sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle, jos katsoet, että henkilötietojasi on käsitelty EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen GDPR:n vastaisesti.

Tietosuojaviranomaisen yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto

PL 800 00531 Helsinki

+358 29 566 6700 (vaihde)

tietosuoja@om.fi

tietosuoja.fi