ÅBO AKADEMI
www.abo.fi
DATASKYDDSMEDDELANDE
enligt EU:s dataskyddsförordning GDPR, art. 13 och 14
Meddelandet gäller:
Utveckling, utvärdering, annat (evenemang m.m.)
Pensionär från Åbo Akademi i Vasa
__________________________________________________________________________
Personuppgiftsansvarig
Åbo Akademi
Domkyrkotorget 3
20500 Åbo
Finland
Åbo Akademi är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som samlas in och behandlas i universitetets verksamhet – i undervisning, handledning, forskning, administration och samverkan, internt och externt.
Ansvarig enhet för den behandling som beskrivs i detta dokument:
Lednings- och fakultetstöd / Vasa.
Anna Smirnoff, chef för fakultetsadministrationen
Tom Grönroos, evenemangsproducent events@abo.fi +358504080882
Dataskyddsombud vid Åbo Akademi: dataskydd@abo.fi, +358 2 215 31 (växel)
__________________________________________________________________________
Varför behandlar vi dina personuppgifter?
Ändamålet för insamling av personuppgifter är att informera tidigare anställda om evenemang anknutna till Åbo Akademi i Vasa. Det här dataskyddsmeddelandet samtycker till insamling av samtliga nedanstående personuppgifterna.
Det är nödvändigt att behandla personuppgifter för att:
- ta emot registreringar och kontaktuppgifter
- lagra kontaktuppgifter för informationsutskick
- sända information om program
- kommunicera med deltagare inför, under och efter evenemangen i form av information i samband med deltagandet
Enligt GDPR måste det finnas en rättslig grund för att behandla personuppgifter. Rättslig grund för att behandla dina personuppgifter är:
- Samtycke används som rättslig grund för behandlingen av de personuppgifter som samlas in i samband med anmälan
Du ger samtycke fullt frivilligt efter att du tagit del av information om hur dina personuppgifter behandlas, genom att kryssa i rutan ”Ja, jag samtycker till att Åbo Akademi behandlar mina personuppgifter på detta sätt i samband med registrering till ”Pensionärer från Åbo Akademi i Vasa”.
När samtycke är den rättsliga grunden för att behandla dina personuppgifter har du rätt att ångra dig när som helst. Du kan meddela att du ångrat dig genom att skicka e-post till registrator@abo.fi. Alternativt avregistrera dig genom avregistreringslänken i e-post meddelandet som sändes ut vid registrering. Alternativt kontakta events@abo.fi för avregistrering. Den behandling som genomförts innan du återkallade samtycket påverkas inte.
Vilka personuppgifter behandlas och vem behandlar dem?
Uppgifter som samlas in via anmälan:
Förnamn
Efternamn
E-post
Personuppgifterna behandlas av de personer inom Lednings- och fakultetsstöd som anses behöva uppgifterna för genomförandet av informationsutskick.
Varifrån samlas dina personuppgifter in och hur blir de behandlade?
Personuppgifter som samlas in via anmälan:
Personuppgifter samlas in från individen själv via ett anmälningsformulär i Åbo Akademis kontaktregister (CRM).
Registrering: Anmälningsuppgifterna registreras i CRM-verktyget. En profil för personen skapas inte.
Lagring och lagringstid: Anmälningsuppgifterna lagras i CRM-verktyget och i en excellista som är tillgänglig för personal, internt. Excellistan lagras på hemområdet på en dator tillhörande Åbo Akademi, tillhörande personen i fråga. Listan delas inte i molntjänster. Personuppgifterna raderas när allt efterarbete, rapportering och dokumentering är avslutat och uppgifterna inte längre är nödvändiga, dock.
Överförs dina personuppgifter till en tredje part (utanför Åbo Akademi) för behandling?
CRM-verktyget levereras till Åbo Akademi av Mira Network. Mira Network fungerar därför som personuppgiftsbiträde. Personuppgifterna som överförs till Mira Network är de som registreras i CRM-verktyget i samband med anmälan.
Lämnas dina personuppgifter ut till en tredje part (utanför Åbo Akademi) för den tredje partens behov?
Nej, inga personuppgifter lämnas ut till tredje part för den tredje partens behov.
Överförs dina personuppgifter utanför EU/EES?
Nej, inga personuppgifter förs utanför EU/EES.
__________________________________________________________________________
Vilka rättigheter har du när Åbo Akademi behandlar dina personuppgifter?
Åbo Akademi ansvarar för att vidta lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda personuppgifter mot obehörig eller olaglig behandling och mot skada på eller förlust av personuppgifter. Personuppgifter ska alltid behandlas på ett rättvist och öppet sätt i enlighet med gällande dataskyddsbestämmelser.
Enligt EU:s dataskyddsförordning GDPR (art. 12-22) har du rätt att
– få klar och tydlig information om hur dina personuppgifter behandlas och hur du kan utöva dina rättigheter (art. 12)
– få tillgång till dina personuppgifter vid Åbo Akademi och information om behandlingen (art. 15)
– få dina personuppgifter korrigerade (art. 16). Obs! Du som är anställd eller studerande vid Åbo Akademi kan göra korrigeringar själv, enligt anvisningar på intranätet.
– få dina uppgifter raderade (”rätten att bli bortglömd”) i vissa situationer (art. 17)
– begränsa behandlingen av dina personuppgifter i vissa situationer (art. 18)
– få personuppgifterna överförda mellan system i vissa situationer (art. 20)
– invända mot behandlingen av dina personuppgifter i vissa situationer (art. 21)
– inte bli föremål för automatiskt beslutsfattande, med vissa undantag (art. 22)
Du har också rätt att bli informerad om en personuppgiftsincident som innebär hög risk för dina personuppgifter (art. 34).
När ändamålet med behandlingen är vetenskaplig forskning, statistik eller arkivändamål kan rättigheterna vara begränsade med stöd av dataskyddslagen (1050/2018). Begränsningar i rättigheterna förutsätter alltid särskilda skyddsåtgärder.
Om du har frågor om dina rättigheter kan du kontakta den ansvariga kontaktpersonen (se ovan) eller Åbo Akademis dataskyddsombud (dataskydd@abo.fi). Se också den övergripande informationen om behandling av personuppgifter på Åbo Akademis webbsidor (www.abo.fi/dataskydd).
Du har rätt att framföra klagomål till dataskyddsmyndigheten om du anser att dina personuppgifter blivit olagligt behandlade enligt EU:s dataskyddsförordning GDPR.
Kontaktuppgifter till dataskyddsmyndigheten:
Dataombudsmannens byrå
PB 800
00531 Helsingfors
+358 29 566 6700 (växel)
tietosuoja@om.fi
tietosuoja.fi