ÅBO AKADEMI
www.abo.fi
DATASKYDDSMEDDELANDE
enligt EU:s dataskyddsförordning GDPR, art. 13 och 14
Meddelandet gäller:
Utveckling eller utvärdering
Register för doktorandbarometern (DB), frivillig enkät skickad till alla doktorander vartannat år
__________________________________________________________________________
Personuppgiftsansvarig
Åbo Akademi
Domkyrkotorget 3
20500 Åbo
Finland
Åbo Akademi är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som samlas in och behandlas i universitetets verksamhet – i undervisning, handledning, forskning, administration och samverkan, internt och externt.
Ansvarig enhet för den behandling som beskrivs i detta dokument:
Universitetsservice, ekonomiservice, ledningskansli
Kontaktperson: Koordinator Ole Karlsson, kvalitet och lärandestöd, kvalitet@abo.fi, +358408486219
Dataskyddsombud vid Åbo Akademi: dataskydd@abo.fi, +358 2 215 31 (växel)
__________________________________________________________________________
Varför behandlar vi dina personuppgifter?
I doktorandbarometern (DB) ges de närvaroanmälda doktoranderna möjligheten att presentera sina åsikter om studierna och doktorandernas vardag både i form av flervalsfrågor (kryss i rutan) och öppna svar. Det frågas även efter förslag till förbättringar och nya lösningar.
Åbo Akademi har som målsättning att erbjuda en doktorandutbildning av hög kvalitet som bidrar till personlig utveckling och nya karriärmöjligheter. Det här stöds med riktad handledning och andra stödformer. Vi har ett genuint intresse av att ta reda på hur doktoranderna upplever sina studier, stödformerna och sin vardag som doktorander.
De svar vi får i undersökningen hjälper oss med kartläggningen av hur akademin fungerar och med utvecklingen av den verksamhet som berör doktorandutbildningen.
Den rättsliga grunden för behandlingen av personuppgifter är allmänt intresse (dataskyddsförordningen art. 6.1 e och dataskyddslag 1050/2018, 4 § pkt 1). Vissa av de frivilliga frågorna i enkäten berör särskilda kategorier av personuppgifter, t.ex. hälsa (dataskyddsförordningen art. 9.1) och behandlas för att genomföra uppgifter som ålagts universitetet i lag (dataskyddslag 1050/2018, 6 § pkt 2). Personuppgifterna och enkätsvaren används för att utvärdera och utveckla universitetsutbildningen i enlighet med universitets uppgifter enligt 2 § och 87 § i universitetslagen (558/2009), och samt 28 § i Statsrådets förordning om examina och specialiseringsutbildningar vid universitet (794/2004).
Enligt GDPR måste det finnas en rättslig grund för att behandla personuppgifter. Rättslig grund för att behandla dina personuppgifter är:
Allmänt intresse eller offentlig makt: Åbo Akademi har lagstadgade uppgifter av allmänt intresse och rätt att utöva offentlig makt enligt universitetslagen. Vetenskaplig och historisk forskning är exempel på en lagstadgad uppgift av allmänt intresse.
87 § i universitetslagen förutsätter att universiteten ska utvärdera verksamheten och hur verkningsfull den är. 28 § i SRf 794/2004 förutsätter att universiteten i sin utvärdering ska granska alla delar av utbildningsprocessen.
Uppgifter som direkt identifierar en person (t.ex. namn, studierättsnummer) samlas inte in. Genom att kombinera de svar doktoranden ger som bakgrundsuppgifter kan ändå i vissa fall leda till att personen kan identifieras. Av den orsaken ges doktoranden betydande möjligheter att påverka vilka bakgrundsuppgifter hen ger. Fakultet är den enda obligatoriska bakgrundsuppgiften, de övriga kan lämnas obesvarade. Enkätsvaren lagras i ÅA:s server, på skivutrymme som förutsätter lösenord och i mapp med begränsad tillgänglighet. Personal vid ICT-service har möjlighet att komma åt uppgifter på ÅA:s servrar.
Vilka personuppgifter behandlas och vem behandlar dem?
De som deltar i enkäten uppger följande bakgrundsuppgifter:
kön
födelseår
modersmål
antagningsår
fakultet (obligatoriskt)
huvudämne
finansieringsform för doktorandstudierna
avhandlingsformat
examensprofil
studieform (hel/deltidsstudier)
Personuppgifterna behandlas av:
Kvalitetskoordinatorn
Områdeschefen för forskningsservice
Koordinatorn för undervisningsutveckling (back up)
Varifrån samlas dina personuppgifter in och hur blir de behandlade?
Det är individen själv som svarar på enkäten och ger uppgifterna som behandlas.
Enkätsvaren lagras i olika programformat i ÅA:s server på skivutrymme som kräver lösenord och i mapp med begränsad tillgänglighet.
Materialet sammanställs så att det går att få ut sifferdata för frågorna i enkäten (t.ex. hur nöjda är doktoranderna med handledningen per fakultet). För bakgrundsuppgifter som ökar möjligheten att doktorander identifieras (t.ex. huvudämne) publiceras inte material om antalet svar är färre än 5. Öppna svar kopplas ihop till åsiktshelheter (t.ex. ”ett flertal doktorander lyfter i öppna svaren fram svårigheten att finansiera studierna”). Enskilda citat från öppna svar kan publiceras i resultatrapporter men publiceras då så att svaret inte kan härledas till en person.
Material från enkäten presenteras i Forskningsstrategiska rådet och skickas till fakulteterna och doktoranderna. På kommande är att publicera ett interaktivt verktyg på intranätet (kräver abo.fi-användarnamn) där alla anställda och studerande med egna val kan göra jämförelser för en del frågor i materialet.
Öppna svar raderas från skivutrymmet efter 10 år.
Databas med sifferinformation lagras bestående eller så länge materialet anses relevant för jämförelser mellan enkäterna.
Överförs dina personuppgifter till en tredje part (utanför Åbo Akademi) för behandling?
Nej, personuppgifterna kommer inte att överföras för behandling utanför Åbo Akademi.
Lämnas dina personuppgifter ut till en tredje part (utanför Åbo Akademi) för den tredje partens behov?
Nej, personuppgifterna kommer inte att lämnas ut utanför Åbo Akademi.
Överförs dina personuppgifter utanför EU/EES?
Nej, personuppgifterna överförs inte utanför EU/EES.
__________________________________________________________________________
Vilka rättigheter har du när Åbo Akademi behandlar dina personuppgifter?
Åbo Akademi ansvarar för att vidta lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda personuppgifter mot obehörig eller olaglig behandling och mot skada på eller förlust av personuppgifter. Personuppgifter ska alltid behandlas på ett rättvist och öppet sätt i enlighet med gällande dataskyddsbestämmelser.
Enligt EU:s dataskyddsförordning GDPR (art. 12-22) har du rätt att
– få klar och tydlig information om hur dina personuppgifter behandlas och hur du kan utöva dina rättigheter (art. 12)
– få tillgång till dina personuppgifter vid Åbo Akademi och information om behandlingen (art. 15)
– få dina personuppgifter korrigerade (art. 16). Obs! Du som är anställd eller studerande vid Åbo Akademi kan göra korrigeringar själv, enligt anvisningar på intranätet.
– få dina uppgifter raderade (”rätten att bli bortglömd”) i vissa situationer (art. 17)
– begränsa behandlingen av dina personuppgifter i vissa situationer (art. 18)
– få personuppgifterna överförda mellan system i vissa situationer (art. 20)
– invända mot behandlingen av dina personuppgifter i vissa situationer (art. 21)
– inte bli föremål för automatiskt beslutsfattande, med vissa undantag (art. 22)
Du har också rätt att bli informerad om en personuppgiftsincident som innebär hög risk för dina personuppgifter (art. 34).
När ändamålet med behandlingen är vetenskaplig forskning, statistik eller arkivändamål kan rättigheterna vara begränsade med stöd av dataskyddslagen (1050/2018). Begränsningar i rättigheterna förutsätter alltid särskilda skyddsåtgärder.
Om du har frågor om dina rättigheter kan du kontakta den ansvariga kontaktpersonen (se ovan) eller Åbo Akademis dataskyddsombud (dataskydd@abo.fi). Se också den övergripande informationen om behandling av personuppgifter på Åbo Akademis webbsidor (www.abo.fi/dataskydd).
Du har rätt att framföra klagomål till dataskyddsmyndigheten om du anser att dina personuppgifter blivit olagligt behandlade enligt EU:s dataskyddsförordning GDPR.
Kontaktuppgifter till dataskyddsmyndigheten:
Dataombudsmannens byrå
PB 800
00531 Helsingfors
+358 29 566 6700 (växel)
tietosuoja@om.fi
tietosuoja.fi