Skriv här det du söker efter!

Register- och dataskyddsbeskrivning

Register- och dataskyddsbeskrivning

Register- och dataskyddsbeskrivning för anmälningsdatabasen för Öppna universitetet vid Åbo Akademi  

Registeransvarig 

Öppna universitetet vid Åbo Akademi
Fabriksgatan 2
20500 Åbo
tfn: 02 215 4666
e-post: opu@abo.fi   

Ansvarsperson för registret 

Utbildningschef Majlen Saarinen
Öppna universitetet vid Åbo Akademi
Fabriksgatan 2
20500 Åbo
tfn: 02 215 4500
e-post: majlen.saarinen@abo.fi  

Kontaktperson angående registret 

Öppna universitetets kansli 
tfn: 02 215 4666
e-post: opu@abo.fi   

Åbo Akademis dataskyddsombud 

Dataskyddsombud Roald von Schoultz
e-post: dataskydd@abo.fi   

Registrets namn 

Anmälningsdatabas för Öppna universitetet vid Åbo Akademi 

Ändamålet med behandlingen av personuppgifter 

Anmälningsdatabasen behövs för handhavande av studieadministrativa uppgifter. 

Exempel på uppgifter där databasen används: 

  • konstaterande av typen av en persons studierätt  
  • kontaktuppgifterna till de studerande används för att administrera kursinformationkursmaterial och/eller fakturor 
  • personbeteckning behövs för ICT-services administration av användarrättigheter 
  • registrering av studerande och deras prestationer 
  • statistik. 

Laglig grund för behandlingen enligt artikel 6 i dataskyddsförordningen 

(   ) Den registrerade har lämnat sitt samtycke
  ) Avtal med den registrerade ska kunna fullgöras
(   ) Den personuppgiftsansvarige ska kunna fullgöra en rättslig skyldighet
(   ) Vitala intressen för den registrerade ska skyddas
(X) En arbetsuppgift av allmänt intresse ska kunna utföras
(   ) En arbetsuppgift i samband med myndighetsutövning ska kunna utföras
(   ) Berättigat intresse för behandlingen väger tyngre än den registrerades intresse av skydd mot kränkning av den personliga integriteten 

Registrets innehåll 

I registret sparas följande uppgifter: 

  • kurs till vilken man anmäler sig 
  • namn 
  • medborgarskap 
  • modersmål 
  • hemkommun 
  • personbeteckning, alternativt födelsetid 
  • adress 
  • telefonnummer 
  • e-postadress 
  • uppgifter om tidigare utbildning 
  • uppgifter om andra utbildningar. 

Regelmässiga uppgiftskällor 

Uppgifterna i registret tillhandahålls av de studerande i samband med registrering till kurser.  

Lagringstid för personuppgifterna 

Uppgifterna raderas från anmälningsdatabasen efter varje läsår. Deltagarlistor för kurser kan dock sparas hos Öppna universitetets kansli och planerare i tre år.  

Personuppgifternas behandlare 

Personuppgifterna i anmälningsdatabasen behandlas av Öppna universitetets utbildningsplanerare och kansli. Utbildningsplanerarna använder sig av kontaktuppgifterna i anmälningsdatabasen för att förmedla information gällande kurser. Öppna universitetets kansli använder sig av informationen i databasen för att registrera deltagare på kurser, närvaroanmäla studerande, skapa underlag för fakturering samt vid behov förmedla uppgifterna till ICT-service för att skapa användarrättigheter. 

Regelmässigt utlämnande av personuppgifter 

  • Kontaktuppgifter kan utlämnas till externa föreläsare för kommunikation gällande kurser till kursdeltagare. 
  • Nödvändiga uppgifter för att skapa användarrättigheter och -konton utlämnas till ICT-service vid Åbo Akademi. 
  • Faktureringsuppgifter överförs till utomstående parter för fakturering och indrivning. 

Regelmässig överföring av personuppgifter utanför EU eller EES 

Uppgifterna överförs inte. 

Regelmässig överföring av personuppgifter till tredjeland eller en internationell organisation 

Uppgifterna överförs inte. 

Principerna för skyddet av registret 

Vid hanteringen av uppgifterna i registret sörjer Öppna universitetet för att de studerandes integritetsskydd inte äventyras utan grunder. 

Det allmänna intresset som behandlingen av personuppgifter baserar sig på 

Personuppgifter samlas in för att möjliggöra deltagande i Öppna universitetets kurser och för att få prestationer på dessa registrerade. 

Rätt till insyn 

Var och en har rätt att granska sina uppgifter i personregistret.  Uppgifterna kan kontrolleras genom en skriftlig undertecknad förfrågan till Öppna universitetets kansli. 

Korrigering av uppgifter 

Felaktiga uppgifter kan meddelas till Öppna universitetets kansli där de omedelbart korrigeras. Radering av uppgifter kan ske i samband med annullering av kursdeltagande.  

Grunden för behandlingen av personuppgifter 

  • Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2016/679 om skydd för fysiska personer med avseende på behandling av personuppgifter och om det fria flödet av sådana uppgifter och om upphävande av direktiv 95/46/EG (allmän dataskyddsförordning) 
  • Dataskyddslag 1050/2018 
  • Universitetslagen 558/2009 
  • Förordning om universitetsexamina 794/2004 
  • Examensstadga för Åbo Akademi 
  • Åbo Akademis instruktion för examination och bedömning 
  • Ledningsinstruktion för Åbo Akademi 

Uppdaterad 29.3.2021