Register- och dataskyddsbeskrivning för bibliotekens kundservice

Register- och dataskyddsbeskrivning för bibliotekens kundservice

Register- och dataskyddsbeskrivning för Åbo Akademis bibliotek och Donnerska institutets bibliotek

Registeransvarig

Åbo Akademis bibliotek
Domkyrkogatan 2-4
20500 Åbo
tfn: 02-2154180
e-post: biblioteket@abo.fi

Ansvarsperson för kundregistret

Servicechef Christel Lindfors
Åbo Akademis bibliotek /Kundservice
Domkyrkogatan 2-4
20500 Åbo
tfn: 02-2154181

Åbo Akademis dataskyddsfunktion

Dataskyddsombud Roald von Schoultz
e-post: dataskydd@abo.fi

Registrets tekniska underhåll: CSC – Tieteellinen laskenta Oy

Ändamålet med behandlingen av personuppgifter

Biblioteken använder låntagarregistrets uppgifter för att sköta bibliotekets kundrelationer. Behandlingen baserar sig på kundens medgivande (kunden överlämnar själv uppgifterna eller samtycker att personuppgifter överförs från studentregistret). Uppgifterna behandlas av bibliotekens personal eller av systemets upprätthållare.

Registrets innehåll

I registret sparas uppgifter om låntagaren:

  • namn
  • födelsetid
  • adress
  • e-postadress
  • telefonnummer
  • kundnummer
  • pinkod
  • kundgrupp (tex. ÅA/Novia studerande eller personal, annan studerande)
  • statistikgrupp
  • uppgifter om lån, reserveringar och avgifter
  • anmärkningar enligt behov, tex överenskommelse om ersättning, specialservice
  • datum för när uppgifterna registrerats och när uppgifterna upphör att gälla

Registrets uppgiftskällor

Åbo Akademis studentregister
Uppgifter som låntagaren uppgett
Offentliga adress- och telefonnummertjänster

Bevaringstider för personuppgifterna

Tre år efter förfallodagen för kundförhållandet raderas uppgifterna för dem som inte har lån, reserveringar eller obetalda avgifter.

Personuppgifternas behandlare

Bibliotekens personal och bibliotekssystemets upprätthållare.

Överlåtande av personuppgifter

Vid inloggning till söktjänsten Finna.fi, med användarnamn från Åbo Akademi, Yrkeshögskolan Novia eller med bibliotekskort, överförs personuppgifter till söktjänsten Finna.fi som upprätthålls av Nationalbiblioteket.

Låntagarens personuppgifter, låneuppgifter och betalningsuppgifter kan överföras till utomstående parter för fakturering och indrivning. Statistikuppgifter överlåts till den nationella samstatistiken (innehåller inte uppgifter på personnivå).

Om låntagaren använder Depåbibliotekets samlåneservice via bibliotekssystemet överförs en del av låntagaruppgifterna temporärt till Depåbibliotekets låntagarregister.

Överföring av personuppgifter utanför EU eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet

Överförs inte

Rätt till insyn

Var och en har rätt att granska sina uppgifter i personregistret.  Uppgifterna kan kontrolleras vid bibliotekens servicepunkter eller genom en skriftlig undertecknad förfrågan till den registeransvariga.

Korrigering av uppgifter

Felaktiga uppgifter kan meddelas till bibliotekens servicepunkter där de omedelbart korrigeras. Radering av kunduppgifter kan göras på begäran, om kunden varken har lån eller obetalda avgifter.

Grunden för behandlingen av personuppgifter

EU:s allmänna dataskyddsförordnings artikel 6.1. punkterna a och b.
Universitetslagen (558/2007) 2§

Register- och dataskyddsbeskrivningför Arkivsamlingarna vid Åbo Akademis bibliotek

Inom ramen för Arkivsamlingarnas verksamhet behandlas personuppgifter i flera sammanhang. Våra kunders personuppgifter behandlas i två separata register i samband med att kunden utnyttjar våra tjänster. Därtill har vi inspelande kameraövervakning i arkivläsesalen.

Personuppgifter behandlas även i Arkivsamlingarnas databaser, förteckningar, kataloger, forskningsmaterial och övrigt kulturarvsmaterial. I arkivmaterialet ingår dokument, manuskript, dagböcker, brev, bilder, ljud- och filmmaterial, samt digitalt material och dess metadata. Arkivverksamheten sker i forskningens intresse. De personuppgifter som förekommer i samband med material som arkiveras sparas i regel varaktigt.

Registeransvarig

Åbo Akademis bibliotek
Domkyrkogatan 2-4
20500 Åbo
tfn: 02-2154180
e-post: biblioteket@abo.fi

Ansvarsperson för Arkivsamlingarnas kundregister och databaserna

Arkivarie Linda Filppula
Åbo Akademis bibliotek / Arkivsamlingarna
Domkyrkogatan 2-4
20500 Åbo
e-post: linda.filppula@abo.fi

Åbo Akademis dataskyddsfunktion

Dataskyddsombud Roald von Schoultz
e-post: dataskydd@abo.fi

Databasernas och registrens tekniska underhåll: ICT-service vid Åbo Akademi.

Ändamålet med behandlingen av personuppgifter

Arkivsamlingarna använder kundernas personuppgifter för att sköta Arkivsamlingarnas kundrelationer, materialbeställningar och fakturering och för att uppfölja och överblicka arkivmaterialets användning samt övervaka materialets säkerhet.

Inom arkivverksamheten förekommer personuppgifter i våra databaser och förteckningar över donatorer, arkivbildare, upphovsmän, avporträtterade personer och personer som har brevväxlat, och det förekommer även personuppgifter i arkivmaterialet. Databaserna och förteckningar är en förutsättning för arkivverksamheten. De redogör för materialets proveniens och innehåll samt att upphovspersoner kan identifieras och möjliggör kommunikation med donatorer.

Registrets innehåll

I våra kundregister sparas följande uppgifter om kunderna: namn, adress, e-postadress och telefonnummer och vid behov kundens faktureringsuppgifter.

I Arkivsamlingarnas databaser sparas personuppgifter i flera sammanhang. I dem ingår donatorernas namn och adress. Om arkivbildare och personer vars korrespondens ingår i samlingarna finns uppgifter såsom namn, titel, levnadsår, verksamhetsområde och –ort.

Regelmässiga uppgiftskällor

Personuppgifterna i kundregistren baserar sig på blanketter som kunden själv fyller i, antingen i samband med ett besök vid arkivet eller i samband med en materialbeställning. Donatorers personuppgifter antecknas på gåvobrevet då en gåva överlåts. Övriga personuppgifter återfinns såväl i arkivmaterialet som i andra offentliga källor.

Bevaringstider för personuppgifterna

Forskarblanketterna bevaras i tre år. Användningsavtalen på vilka materialbeställningarna grundar sig bevaras varaktigt. Faktureringsuppgifter bevaras i sju år enligt bokföringslagen (1336/1997)  kapitel 2, 10§.

Material som ingår i samlingarna och databaserna sparas vanligen varaktigt.

Personuppgifternas behandlare

Arkivsamlingarnas personal vid ÅAB och databassystemets upprätthållare vid Åbo Akademis ICT-service.

Överlåtande av personuppgifter

Faktureringsuppgifter överförs till utomstående parter för fakturering och indrivning.

Arkivbildares namn, levnadsår och verksamhetsområde blir synliga i Arkivsamlingarnas databas Manusam, med arkivbildarens samtycke ifall denna är en levande person.

Överföring av personuppgifter utanför EU eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet

Överförs inte.

Rätt till insyn

Var och en har rätt att granska sina uppgifter i våra kundregister och databaser. Kontakta Arkivsamlingarnas registeransvariga med en skriftlig, undertecknad förfrågan.

Korrigering av uppgifter

Felaktiga uppgifter kan meddelas till Arkivsamlingarnas registeransvariga för korrigering. De korrigeras omedelbart. Radering av kunduppgifter kan göras på begäran.

Grunden för behandlingen av personuppgifter

EU:s allmänna dataskyddsförordnings (EU) 2016/679 artikel 6.1. punkterna a och b. Lagstiftningen gäller endast levande personers uppgifter.
Universitetslagen (558/2007) 2§.
Bokföringslagen (1336/1997)  kapitel 2, 10§.

Uppdaterad 30.5.2018