Register- och dataskyddsbeskrivning för Arkivsamlingarna vid Åbo Akademis bibliotek

​Inom ramen för Arkivsamlingarnas verksamhet behandlas personuppgifter i flera sammanhang. Våra kunders personuppgifter behandlas i två separata register i samband med att kunden utnyttjar våra tjänster. Därtill har vi inspelande kameraövervakning i arkivläsesalen.

Personuppgifter behandlas även i Arkivsamlingarnas databaser, förteckningar, kataloger, forskningsmaterial och övrigt kulturarvsmaterial. I arkivmaterialet ingår dokument, manuskript, dagböcker, brev, bilder, ljud- och filmmaterial, samt digitalt material och dess metadata. Arkivverksamheten sker i forskningens intresse. De personuppgifter som förekommer i samband med material som arkiveras sparas i regel varaktigt.

Registeransvarig

Åbo Akademis bibliotek
Domkyrkogatan 2-4
20500 Åbo
tfn: 02-2154180
e-post: biblioteket@abo.fi

Ansvarsperson för Arkivsamlingarnas kundregister och databaserna

Arkivarie Linda Filppula
Åbo Akademis bibliotek / Arkivsamlingarna
Domkyrkogatan 2-4
20500 Åbo
e-post: linda.filppula@abo.fi

Åbo Akademis dataskyddsfunktion

Dataskyddsombud Anna-Maria Nordman
e-post: dataskydd@abo.fi

Databasernas och registrens tekniska underhåll: ICT-service vid Åbo Akademi.

Ändamålet med behandlingen av personuppgifter

Arkivsamlingarna använder kundernas personuppgifter för att sköta Arkivsamlingarnas kundrelationer, materialbeställningar och fakturering och för att uppfölja och överblicka arkivmaterialets användning samt övervaka materialets säkerhet.

Inom arkivverksamheten förekommer personuppgifter i våra databaser och förteckningar över donatorer, arkivbildare, upphovsmän, avporträtterade personer och personer som har brevväxlat, och det förekommer även personuppgifter i arkivmaterialet. Databaserna och förteckningar är en förutsättning för arkivverksamheten. De redogör för materialets proveniens och innehåll samt att upphovspersoner kan identifieras och möjliggör kommunikation med donatorer.

Registrets innehåll

I våra kundregister sparas följande uppgifter om kunderna: namn, adress, e-postadress och telefonnummer och vid behov kundens faktureringsuppgifter.

I Arkivsamlingarnas databaser sparas personuppgifter i flera sammanhang. I dem ingår donatorernas namn och adress. Om arkivbildare och personer vars korrespondens ingår i samlingarna finns uppgifter såsom namn, titel, levnadsår, verksamhetsområde och –ort.

Regelmässiga uppgiftskällor

Personuppgifterna i kundregistren baserar sig på blanketter som kunden själv fyller i, antingen i samband med ett besök vid arkivet eller i samband med en materialbeställning. Donatorers personuppgifter antecknas på gåvobrevet då en gåva överlåts. Övriga personuppgifter återfinns såväl i arkivmaterialet som i andra offentliga källor.

Bevaringstider för personuppgifterna

Forskarblanketterna bevaras i tre år. Användningsavtalen på vilka materialbeställningarna grundar sig bevaras varaktigt. Faktureringsuppgifter bevaras i sju år enligt bokföringslagen (1336/1997)  kapitel 2, 10§.

Material som ingår i samlingarna och databaserna sparas vanligen varaktigt.

Personuppgifternas behandlare

Arkivsamlingarnas personal vid ÅAB och databassystemets upprätthållare vid Åbo Akademis ICT-service.

Överlåtande av personuppgifter

Faktureringsuppgifter överförs till utomstående parter för fakturering och indrivning.

Arkivbildares namn, levnadsår och verksamhetsområde blir synliga i Arkivsamlingarnas databas Manusam, med arkivbildarens samtycke ifall denna är en levande person.

Överföring av personuppgifter utanför EU eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet

Överförs inte.

Rätt till insyn

Var och en har rätt att granska sina uppgifter i våra kundregister och databaser. Kontakta Arkivsamlingarnas registeransvariga med en skriftlig, undertecknad förfrågan.

Korrigering av uppgifter

Felaktiga uppgifter kan meddelas till Arkivsamlingarnas registeransvariga för korrigering. De korrigeras omedelbart. Radering av kunduppgifter kan göras på begäran.

Grunden för behandlingen av personuppgifter

EU:s allmänna dataskyddsförordnings (EU) 2016/679 artikel 6.1. punkterna a och b. Lagstiftningen gäller endast levande personers uppgifter.
Universitetslagen (558/2007) 2§.
Bokföringslagen (1336/1997)  kapitel 2, 10§.