Skapa, hantera och överlåta forskningsmaterial

Cultura är ett slutarkiv för kvalitativt forskningsmaterial. Det här betyder att vi tar emot material som skapats genom forskning i etnologi, folkloristik och närliggande ämnen, bevarar det och gör det tillgängligt för vidare forskning. I detta följer vi gängse praxis och rekommendationer för kulturhistoriska arkiv. Vänligen notera att denna praxis skiljer sig något från den vid exempelvis öppna dataarkiv. Bekanta dig med nedanstående information i god tid innan du inleder din materialinsamling.

När du som forskare samlar in material – det vill säga skapar kvalitativa forskningsdata – och analyserar det är det fråga om en avgränsad behandling som tar slut när resultaten publiceras. Du ansvarar för att data, inklusive eventuella personuppgifter, insamlas enligt god forskningsetisk praxis och hanteras korrekt. Vi bistår vid behov med det praktiska, och tillhandahåller information och blanketter till informanten rörande själva arkiveringen. Följande moment behöver du som forskare hålla reda på (men vi hjälper dig såklart vid behov!):

Dataskyddsmeddelande 

Då du som forskare interagerar med levande personer och samlar in uppgifter från dem för din forskning innebär detta att du hanterar personuppgifter, samt i en del fall känsliga personuppgifter. Du kan läsa mer om terminologin och ÅA:s processer på intranätet, här presenteras i sammanfattad form vad som gäller för forskningsmaterial som arkiveras vid Cultura.

Din egen materialinsamling och forskning är med dataskyddsterminologi en behandling av personuppgifter, och för denna skall du delge ett dataskyddsmeddelande enligt ÅA:s instruktioner. Arkiveringen vid Cultura är det som enligt dataskyddslagstiftningens logik sker efter din forskning (behandling).

Dataskyddsmeddelandet rör endast själva forskningen, dvs. insamling av material. Arkiveringen vid Cultura är det som enligt dataskyddslagstiftningens logik sker efter din forskning (behandling).

Ditt dataskyddsmeddelande ska med andra ord redogöra för din egen hantering, inte för alla möjliga framtida användningsområden för materialet i arkivets samlingar. Cultura har egna registerbeskrivningar och dataskyddsmeddelanden för samlingarna och arkivets verksamhet. Ett praktiskt exempel: om du köper externa transkriberings- eller översättningstjänster är det ett överlåtande till tredje part som du behöver informera om i ditt dataskyddsmeddelande, men du behöver inte i avhandlings- eller forskningsprojektets dataskyddsmeddelande uppge arkivets kundtjänst som överlåtande till tredje part. För detta, eller om informanten har andra frågor gällande arkiveringen, går det bra att hänvisa till Culturas dataskyddsmeddelanden, som hittas här: https://www.abo.fi/om-abo-akademi/arkiv-och-museer/cultura/cultura-dataskydd/

Kontaktperson för din behandling är du själv eller forskningens projektledare. För studenters (kandidat och magister) materialinsamling är handledaren kontaktperson. Culturas kontaktuppgifter kan ändå med fördel inkluderas i dataskyddsmeddelandet, antingen under kontaktinformation, eller i fältet om arkivering efter behandlingens slutförande.

Den rättsliga grunden för din hantering av personuppgifter är ofta, men inte alltid, ”allmänt intresse och offentlig makt”. För hantering av känsliga personuppgifter krävs i allmänhet samtycke som rättslig grund. Observera ändå att samtycke i dataskyddskontext har en specifik juridisk betydelse, och det är inte detsamma som forskningsetiskt samtycke.

Cultura har en mall för skapande av dataskyddsmeddelande för insamling av material som ska arkiveras i våra samlingar – kontakta oss för mer information!

Forskningsetiskt samtycke

Deltagande i vetenskaplig forskning ska vara frivilligt, och till allmänna forskningsetiska principer hör att de undersökta personerna gett sitt informerade samtycke till att delta. Informerat samtycke förutsätts i allmänhet för all materialinsamling från informanter som görs inom humaniora, och detta är på ditt ansvar som forskare. Läs mer om informerat samtycke på Forskningsetiska delegationens (TENK:s) sidor (rubrik 3.2).

Observera att informerat samtycke till deltagande i forskning inte är detsamma som samtycke till hantering av personuppgifter – det förra krävs i de allra flesta fall, det senare endast då det är motiverat att använda som rättslig grund till hantering av personuppgifter. För att undvika förvirring skall inte dessa samtycken dokumenteras med en och samma blankett. Gällande dokumentation av det forskningsetiska samtycket rekommenderar vi att du bekantar dig med konventionerna inom ditt vetenskapsområde, eventuella krav som ställs av forskningsfinansiärerna, samt rådgör med din handledare.

För frågelistor som publiceras online i samarbete med Cultura har vi rutiner för hur olika former av samtycke bäst presenteras och dokumenteras – kontakta oss för mer information!

Arkiveringsblankett

När forskningsmaterialet arkiveras vid Cultura blir materialet inom givna etiska och juridiska ramar tillgängligt för vidare forskning. Med dataskyddsterminologi så ingår det insamlade materialet (intervjun eller frågelistsvaret) framöver i Culturas arkivsamlingar innehållande personuppgifter (inklusive eventuella känsliga sådana), medan uppgifterna om informanten som identifierad individ ingår i Culturas informantregister. För att på lång sikt (beständigt) kunna bevara och hantera materialet i enlighet med vår allmännyttiga arkivfunktion, samt trygga de registrerades rättigheter, behöver vi insamla kontakt- och kontextuella uppgifter om informanten. Om inte synnerligen vägande skäl finns behöver vi med andra ord känna till personernas namn, även om de i forskningsprocessen (kanske främst i publicering av forskningsresultat) enbart presenteras med pseudonym eller helt anonymt.

Vi insamlar dessa uppgifter genom Culturas egna blanketter, som du som forskare förmedlar till informanten och sedan lämnar till oss. De kan fyllas i och skickas till oss på papper eller elektroniskt. Genom att underteckna blanketten intygar informanten att hen förstått att uppgifterna arkiveras efter att forskarens behandling av personuppgifterna upphört.

Kontakta oss i god tid innan insamlingen för att få rätt blankett för rätt materialtyp! För frågelistor som publiceras online samlar vi in dessa uppgifter genom webbenkäten.

Datahanteringsplan och -säkerhet

I de allra flesta fall förutsätts av Åbo Akademi eller finansiärerna att du har en datahanteringsplan (data management plan, DMP) för forsknings- eller avhandlingsprojektet. DMP:n är ett verktyg för dig som forskare, och beskriver din datahantering under projektets gång. Återigen så räcker det med att konstatera att uppgifterna arkiveras vid Cultura när projektets avslutats, du behöver inte redogöra för arkivets infrastruktur för lagring.

Kom ihåg att under processens gång hantera data på ett informationssäkert sätt, i synnerhet om materialet innehåller personuppgifter. Du kan läsa mer om ÅA:s riktlinjer för lagring på intranätet. När materialet väl skickas till oss skall också detta göras på ett informationssäkert sätt, läs mer på intranätet och kontakta oss om du har frågor så hjälper vi dig!

Sammanfattningsvis
När du som forskare samlar in ett material från informanter som arkiveras rör det sig om tre separata former av samtycke/informering:
1. Forskningsetiskt samtycke – deltagande i vetenskaplig forskning ska vara frivilligt, ett informerat samtycke som kan återtas under forskningsprojektet.
2. Dataskyddsmeddelande – samtycke kan vara en rättslig grund för insamling och hantering av personuppgifter, men ska inte vara den enda för material som arkiveras.
→ Du som forskare skapar ett dataskyddsmeddelande genom ÅA:s verktyg som gäller för din forskning, då loggas samtidigt meddelandet internt och ditt register registreras i ÅA:s registerbeskrivning.
→ Cultura har egna dataskyddsmeddelanden för själva samlingarna, som ditt forskningsmaterial införlivas i.
3. Information om arkivering – den blankett som fylls i av forskaren och informant och överlämnas till Cultura.
Kontakta oss innan du inleder din insamling så kan vi ge mer specifik information beroende på materialtyp och insamlingsmetod!

Handledare och seminarieansvariga: visste du att du också kan boka en mer ingående presentation av ovanstående till forsknings- eller graduseminarier? Mejla oss i så fall på cultura@abo.fi!