A. Externa åhörare:

• Åhöraren är inte en anställd vid Åbo Akademi och deltagandet är fullt frivilligt
• Åhöraren är en studerande eller anställd vid Åbo Akademi men personen deltar inte i egenskap av studerande eller anställd vid Åbo Akademi och deltagandet är fullt frivilligt

B. Externa uppträdare:

• Uppträdaren är inte en anställd vid Åbo Akademi och är vidtalad att uppträda vid evenemanget
• Uppträdaren är en anställd vid Åbo Akademi men uppträder inte i egenskap av anställd vid Åbo Akademi, d.v.s. uppträdandet utgör inte en del av personens arbetsuppgifter vid Åbo Akademi

C. Studerande vid Åbo Akademi som åhörare eller uppträdare

• Åhöraren är en studerande vid Åbo Akademi och deltar i egenskap av studerande vid Åbo Akademi, d.v.s. deltagandet ingår i personens studier

D. Anställda vid Åbo Akademi som åhörare eller uppträdare

• Deltagaren är en anställd vid Åbo Akademi och uppträder i egenskap av anställd vid Åbo Akademi, d.v.s. uppträdandet ingår i personens arbetsuppgifter
• Åhöraren är en anställd vid Åbo Akademi och deltar i egenskap av anställd vid Åbo Akademi, d.v.s. deltagandet ingår i personens arbetsuppgifter

Det är nödvändigt att behandla personuppgifter för följande specifika ändamål:

1. Genomförande av ovan beskrivna evenemang, bland annat genom att:

• ta emot anmälningar genom registrering
• sända information om programmet vid behov per e-post.
• per e-post
• säkra tryggheten för deltagarna vid evenemangen
• ordna traktering (inklusive behandlande av eventuella önskemål på specialkost)
• ordna praktiska arrangemang (ex. önskemål om tillgänglighet)
• arrangera resor till och från evenemanget
• streama evenemanget om det ordnas helt eller delvis på

2. Förevigande av evenemang genom fotografering eller videoinspelning med syfte att informera om verksamheten vid fakulteten.

• Utvalda fotografier och videoinspelningar kan publiceras på Åbo Akademis och dess enheters externa webbsidor samt delas i sociala mediekanaler som tillhör Åbo Akademi eller Åbo Akademis verksamhetsområden.
• Åbo Akademi kan också överlåta fotografier till tredje part (t.ex. tidningar) för deras journalistiska ändamål.

De personuppgifter som behöver behandlas varierar beroende på evenemang och endast de personuppgifter som är nödvändiga för evenemanget ifråga samlas in och behandlas. Vilka uppgifter som behövs för ett specifikt evenemang framgår i evenemangets anmälningsformulär.

Enligt GDPR måste det finnas en rättslig grund för att behandla personuppgifter. Rättslig grund för att behandla dina personuppgifter är

1. Genomförande av evenemangen

Den rättsliga grunden anges separat för varje nedanstående grupp:

A. Externa åhörare: samtycke (art. 6.1.a)

Då en extern person (antingen en person som inte är anställd vid Åbo Akademi eller en studerande eller anställd vid Åbo Akademi som inte deltar i egenskap av studerande eller anställd och deltagandet är fullt frivilligt) deltar som åhörare i ett evenemang så behandlas deltagarens personuppgifter på basis av den rättsliga grunden samtycke.

Deltagaren ger sitt samtycke fullt frivilligt efter att ha tagit del av information om hur personuppgifterna behandlas, genom att i samband med anmälan till evenemanget kryssa i rutan ”Ja, jag samtycker till att Åbo Akademi behandlar mina personuppgifter för genomförandet av evenemanget vid fakulteten för naturvetenskaper och teknik, Åbo Akademi, på det sätt som anges i dataskyddsmeddelandet.”

När samtycke är den rättsliga grunden för att behandla personuppgifter har deltagaren rätt att ångra sig när som helst. Deltagaren kan meddela att hen ångrat sig genom att skicka e-post i första hand till den kontaktperson som anges i detta dataskyddsmeddelande, eller till registrator@abo.fi. Den behandling som genomförts innan deltagaren återkallade samtycket påverkas inte.

B. Externa uppträdare: avtal (art. 6.1.b)

Då en extern person (antingen en person som inte är anställd vid Åbo Akademi eller en anställd vid Åbo Akademi vars uppträdande inte utgör en del av personens arbetsuppgifter vid Åbo Akademi) är vidtalad att uppträda vid evenemanget upprättas ett avtal mellan uppträdaren och Åbo Akademi avseende det aktuella uppträdandet. Behandlingen av personuppgifter är då nödvändig för att fullgöra avtalet i vilket uppträdaren är part, och således behandlas uppträdarens personuppgifter på basis av den rättsliga grunden avtal.

C. Studerande vid Åbo Akademi som åhörare: allmänt intresse (art. 6.1.e)

Om en studerandes studier vid Åbo Akademi förutsätter deltagande som åhörare i ett sådant evenemang som avses i detta dataskyddsmeddelande är den rättsliga grunden allmänt intresse på basis av att till Åbo Akademis uppgifter hör att meddela på forskning grundad högsta undervisning och att fostra de studerande till att tjäna fosterlandet och mänskligheten (universitetslagen 2 §).

D. Anställda vid Åbo Akademi som åhörare eller uppträdare: berättigat intresse (art. 6.1.f)

Då det förutsätts att anställda vid Åbo Akademi deltar i ett evenemang, antingen som uppträdare eller åhörare, och deltagandet faller inom ramen för personens arbetsuppgifter så behandlas personuppgifterna på basis av den rättsliga grunden berättigat intresse.

2. Förevigande av evenemang genom fotografering eller videoinspelning med syfte att informera om verksamheten vid fakulteten: samtycke (art. 6.1.a)

Då evenemangen förevigas genom fotografering eller videoinspelning med syfte att informera om verksamheten vid fakulteten behandlas de personuppgifter som framgår av fotografiet/videoinspelningen på basis av samtycke.

När samtycke är den rättsliga grunden för att behandla personuppgifter har deltagaren rätt att ångra sig när som helst. Deltagaren kan meddela att hen har ångrat sig genom e-post i första hand till den kontaktperson som anges i detta dataskyddsmeddelande, eller till registrator@abo.fi. Den behandling som genomförts innan deltagaren återkallade samtycket påverkas inte.

Vilka personuppgifter behandlas och vem behandlar dem?

Listan nedan omfattar alla uppgifter som kan komma att samlas in vid olika evenemang (endast de uppgifter som är nödvändiga för det enskilda evenemanget samlas in).

Uppgifter som kan komma att samlas in vid anmälan:

• Förnamn
• Efternamn
• Telefonnummer
• E-post
• Yrkestitel
• Födelsedatum
• Land
• Önskemål om traktering (inklusive behandlande av eventuella önskemål på specialkost)
• Önskemål om praktiska arrangemang (ex. avseende tillgänglighet)

Uppgifter som kan komma att samlas in på plats:

• Fotografier och videoinspelningar där deltagarna i evenemangen kan identifieras genom att de syns och/eller hörs

Personuppgifterna behandlas av de personer vid fakulteten för naturvetenskaper och teknik som bedöms behöva uppgifterna för genomförandet av evenemanget.

Dessutom överförs listor med deltagarnas namn till ekonomiservice genom att de förs in i Åbo Akademis bokföringssystem för att Åbo Akademi ska kunna besvara skattemyndigheternas frågor vid eventuell skattekontroll.

Personuppgifter som samlas in via anmälan:

Insamling: Personuppgifter samlas in från individen själv via ett anmälningsformulär i Åbo Akademis kontaktregister (CRM).

Registrering: Anmälningsuppgifterna registreras i CRM-verktyget. En profil för personen skapas inte.

I samband med streaming: Ifall evenemanget arrangeras helt eller delvis på distans streamas evenemanget via Zoom, men spelas inte in. Den som deltar via Zoom i ett möte med en mindre grupp där deltagarna diskuterar med varandra får själv välja om hen vill ha på sin kamera (kan identifieras via ansikte) samt mikrofon (kan identifieras via röst). Vid streaming av större evenemang ska både kamera och mikrofon vara avstängda.

I samband med ordnande av traktering och/eller praktiska arrangemang: Ifall evenemanget förutsätter ordnande av traktering (inklusive behandlande av eventuella önskemål på specialkost) och/eller praktiska arrangemang (ex. önskemål om tillgänglighet) kan personuppgifter relaterade till dessa önskemål komma att överföras till en tredje part som har anlitats av Åbo Akademi som ansvarar för trakteringen respektive de praktiska arrangemangen. I samband med arrangerande av resor samt övernattning: Ifall evenemanget förutsätter arrangerande av resor till och från evenemanget samt övernattning under evenemanget så överförs de personuppgifter som är nödvändiga för resetjänsten till tjänsteleverantören.

Lagring och radering: Anmälningsuppgifterna lagras i CRM-verktyget och i en excellista som är tillgänglig för de personer vid fakulteten för naturvetenskaper och teknik som bedöms behöva uppgifterna för genomförandet av evenemanget. Excellistan lagras på hemområdet på en dator tillhörande Åbo Akademi, tillhörande någon av personerna ifråga. Listan delas inte i molntjänster. Personuppgifterna raderas manuellt när allt efterarbete, rapportering och dokumentering är avslutat och uppgifterna inte längre är nödvändiga, dock senast 1 år efter genomförandet av evenemangen.

Fotografier och videoinspelningar som samlas in under evenemanget:

Insamling: En fotograf från Åbo Akademi som arrangörerna har vidtalat kommer att finnas på plats under evenemanget. Som verktyg för att producera materialet används endast sådana verktyg som tillhandahålls av Åbo Akademi.

Redigering: Om fotografier eller videoinspelningar redigeras används endast sådana verktyg som tillhandahålls av Åbo Akademi

Spridning:

• Åbo Akademis externa webb: Utvalda fotografier och videoinspelningar (inkl. bildtexter, ex. namn) kan publiceras på Åbo Akademis och dess enheters externa webbsidor. Uppgifterna i det material som publiceras kan komma att spridas över hela världen.
• Åbo Akademis sociala medier: Utvalda fotografier och videoinspelningar (inkl. bildtexter, ex. namn) kan publiceras på sociala mediekanaler som tillhör Åbo Akademi eller Åbo Akademis verksamhetsområden. Eftersom kontona är offentliga sprids uppgifterna som publiceras över hela världen. I samband med publiceringen överförs uppgifterna samtidigt till Meta (som äger Instagram och Facebook) samt till LinkedIn.
• Överlåtelse till nyhetsmedia: Åbo Akademi kan också överlåta fotografier/videoinspelningar (inkl. bildtexter, ex. namn) till tredje part (t.ex. tidningar) för deras journalistiska ändamål.

Lagring och radering:

• Efter insamling överförs materialet vid behov till en nätskiva tillhörande Åbo Akademi. Materialet raderas samtidigt från det verktyg som använts vid insamlingen (ex. kamera). Fotografierna och videoinspelningarna (inkl. bildtexter med namn) lagras lika länge som anmälningsuppgifterna, d.v.s. högst 1 år efter att evenemanget genomförts.  Därefter raderas de manuellt.
• Åbo Akademis externa webb: Som utgångspunkt tas det publicerade materialet ej bort från Åbo Akademis externa webb.
• Åbo Akademis sociala medier: Som utgångspunkt tas det publicerade materialet ej bort från Åbo Akademis sociala medier.

Överförs dina personuppgifter till en tredje part (utanför Åbo Akademi) för behandling?

Ja, personuppgifter överförs till en tredje part för behandling.

I samband med anmälan via Åbo Akademis CRM-system överförs personuppgifterna till leverantören av CRM-systemet.

Ifall evenemanget arrangeras helt eller delvis på distans streamas evenemanget via Zoom, och då överförs personuppgifterna av de personer som deltar via Zoom och som väljer att ha på sin kamera och/eller mikrofon till Zoom.

Ifall evenemanget förutsätter ordnande av traktering (inklusive behandlande av eventuella önskemål på specialkost) och/eller praktiska arrangemang (ex. önskemål om tillgänglighet) kan personuppgifter relaterade till dessa önskemål komma att överföras till en tredje part som har anlitats av Åbo Akademi som ansvarar för trakteringen respektive de praktiska arrangemangen.

Lämnas dina personuppgifter ut till en tredje part (utanför Åbo Akademi) för den tredje partens behov?

Ja, personuppgifter kan komma att lämnas ut till tredje part för den tredje partens behov.

Då fotografier och videoinspelningar publiceras på Instagram och Facebook så överförs de personuppgifter som framgår ur materialet till Meta Platforms Inc. Meta Platforms Inc behandlar innehåll som publiceras på Metas plattformar för sina egna ändamål. Läs mer i Metas dataskyddsmeddelande: https://www.facebook.com/privacy/policy/

Då fotografier och videoinspelningar publiceras på LinkedIn överförs de personuppgifter som framgår ur materialet till LinkedIn Corporation. LinkedIn Corporation behandlar innehåll som publiceras på LinkedIn för sina egna ändamål. Läs mer i LinkedIns dataskyddsmeddelande: https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy

Utvalda fotografier kan även lämnas ut till tidningar för deras journalistiska ändamål.

Om evenemanget ordnas som exkursion (t.ex. en kryssning) överförs de personuppgifter som är nödvändiga för resetjänsten (t.ex. de som krävs för passagerarlistan) till tjänsteleverantören.

Överförs dina personuppgifter utanför EU/EES?

Ja, personuppgifter kan komma att överföras utanför EU/EES.

Ifall evenemanget arrangeras helt eller delvis på distans streamas evenemanget via Zoom, och då överförs personuppgifterna av de personer som deltar via Zoom och som väljer att ha på sin kamera och/eller mikrofon till Zoom, och på så sätt överförs de även utanför EU/EES.

Då Åbo Akademi publicerar fotografier eller videoinspelningar på Instagram, Facebook (vilka ags av Meta Platforms Inc) samt LinkedIn överförs personuppgifterna som framgår ur materialet till Meta Platforms Inc samt LinkedIn Corporation, och på så sätt överförs de även utanför EU/EES.

Europeiska kommissionen har i juli 2023 givit ett beslut om att USA har en adekvat nivå på sitt dataskydd. Organisationer som överför personuppgifter från EU till USA kan certifiera sig i till EU-U.S Data Privacy Framework i enlighet med adekvansbeslutet. Vid certifiering anses en adekvat skyddsnivå tillförsäkras de personuppgifter som är föremål för överföring till dessa organisationer.

Zoom, Meta Platforms Inc samt LinkedIn Corporation är certifierade under ramverket.

Om utvalda fotografier lämnas ut till tidningar för deras journalistiska ändamål kan fotografierna i samband med publicering i tidningen komma att bli tillgängliga för vem som helst att se, även utanför EU/EES.

Om personuppgifter i samband med överföringen till leverantören av en resetjänst överförs utanför EU/EES försäkrar Åbo Akademi att en ändamålsenlig överföringsgrund tillämpas.

Vilka rättigheter har du när Åbo Akademi behandlar dina personuppgifter?

Åbo Akademi ansvarar för att vidta lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda personuppgifter mot obehörig eller olaglig behandling och mot skada på eller förlust av personuppgifter. Personuppgifter ska alltid behandlas på ett rättvist och öppet sätt i enlighet med gällande dataskyddsbestämmelser.

Enligt EU:s dataskyddsförordning GDPR (art. 12-22) har du rätt att

– få klar och tydlig information om hur dina personuppgifter behandlas och hur du kan utöva dina rättigheter (art. 12)

– få tillgång till dina personuppgifter vid Åbo Akademi och information om behandlingen (art. 15)

– få dina personuppgifter korrigerade (art. 16). Obs! Du som är anställd eller studerande vid Åbo Akademi kan göra korrigeringar själv, enligt anvisningar på intranätet.

– få dina uppgifter raderade (”rätten att bli bortglömd”) i vissa situationer (art. 17)

– begränsa behandlingen av dina personuppgifter i vissa situationer (art. 18)

– få personuppgifterna överförda mellan system i vissa situationer (art. 20)

– invända mot behandlingen av dina personuppgifter i vissa situationer (art. 21)

– inte bli föremål för automatiskt beslutsfattande, med vissa undantag (art. 22)

Du har också rätt att bli informerad om en personuppgiftsincident som innebär hög risk för dina personuppgifter (art. 34).

När ändamålet med behandlingen är vetenskaplig forskning, statistik eller arkivändamål kan rättigheterna vara begränsade med stöd av dataskyddslagen (1050/2018). Begränsningar i rättigheterna förutsätter alltid särskilda skyddsåtgärder.

Om du har frågor om dina rättigheter kan du kontakta den ansvariga kontaktpersonen (se ovan) eller Åbo Akademis dataskyddsombud (dataskydd@abo.fi). Se också den övergripande informationen om behandling av personuppgifter på Åbo Akademis webbsidor (www.abo.fi/dataskydd).

Du har rätt att framföra klagomål till dataskyddsmyndigheten om du anser att dina personuppgifter blivit olagligt behandlade enligt EU:s dataskyddsförordning GDPR.

Kontaktuppgifter till dataskyddsmyndigheten:
Dataombudsmannens byrå
PB 800
00531 Helsingfors
+358 29 566 6700 (växel)
tietosuoja@om.fi
tietosuoja.fi