Dataskyddsmeddelande: Studieregistret Peppi
ÅBO AKADEMI
www.abo.fi
DATASKYDDSMEDDELANDE
enligt EU:s dataskyddsförordning GDPR, art. 13 och 14
Meddelandet gäller: Studieregistret
I dataskyddsmeddelandet beskrivs hur Åbo Akademi behandlar studenters personuppgifter i studieregistret.
Personuppgiftsansvarig
Åbo Akademi
Domkyrkotorget 3
20500 Åbo
Åbo Akademi är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som samlas in och behandlas i universitetets verksamhet – i undervisning, handledning, forskning, administration och samverkan, internt och externt.
Ansvarig enhet för den behandling som beskrivs i detta dokument: Utbildningsservice
Kontaktperson:
Registeransvarig: Gurli-Maria Gardberg (gurli-maria.gardberg@abo.fi)
Dataskyddsombud vid Åbo Akademi: dataskydd@abo.fi, +358 2 215 31 (växel).
Varför behandlar vi dina personuppgifter?
Personuppgifter behandlas för att möjliggöra studier, undervisning och universitetets övriga uppgifter enligt universitetslagen samt att kunna utföra universitetets myndighetsuppgifter.
I praktiken behandlas personuppgifter bland annat för följande ändamål:
- Läsårsanmälningar
- Kursanmälningar
- Bedömning av studieprestationer och tillgodoräknanden
- Studentutbyten
- Undervisning och studierelaterade beslut
- Studievägledning
- Uppföljning och hantering av eventuella studieavgifter
- Examen, för utfärdande och utskrift av betyg
Uppgifterna i Studieregistret behövs även för planering och utveckling av undervisningen och universitetets verksamhet, samt för riktade meddelanden till de studerande. Personuppgifterna kan utnyttjas inom den vetenskapliga forskningsverksamheten.
Statistik sammanställs på det sätt som undervisnings- och kulturministeriet föreskriver, samt enligt interna processer.
Vilken är den rättsliga grunden för att behandla personuppgifterna?
Åbo Akademis rätt att behandla personuppgifter baserar sig på:
- Uppfyllande av universitetets lagstadgade skyldigheter
- Allmän intresse eller offentlig makt
- Samtycke
Grunden för behandling av personuppgifter är uppfyllande av universitetets lagstadgade skyldigheter enligt Lag om nationella studie- och examensregister (884/2017) och lagar rörande myndigheternas uppgiftsinsamling (bland annat undervisnings- och kulturministeriet, Statistikcentralen, Folkpensionsanstalten, Studentkåren, SHVS).
Grunden för behandling av personuppgifter är ett allmänintresse, så att universitetet kan organisera sin verksamhet effektivt och kvalitativt, samt att erbjuda studenterna nödvändig information, verktyg, tjänster och resurser, inklusive möjligheten att utnyttja universitetets lokaler.
Universitetet använder personuppgifterna även för beviljande av stipendier och nedsatta läsårsavgifter och som stöd för studierna.
Personuppgifter behandlas även i samband med feedback från studerande samt bland annat, grundat på universitetslagen, för beslutsfattande inom organ med flera medlemmar.
Grunden för behandling av personuppgifter är för statistikens del en lagstadgad skyldighet och ett allmänintresse inom den vetenskapliga forskningen.
Grunden för behandling av personuppgifter är samtycke till att den studerandes person- och kontaktuppgifter lämnas ut till instanser utanför universitetet för syften som främjar studierna, till enkäter och marknadsföring, rekrytering eller personmatriklar.
Vilka personuppgifter behandlas och vem behandlar dem?
Åbo Akademi behandlar personuppgifter på basis av vilka du kan identifieras direkt eller indirekt. Personbeteckning och studierättsnummer är exempel på uppgifter som kan användas för att identifiera dig direkt.
I samband med studier och studieprestationer behandlas oftast uppgifter om studentens namn och studierättsnummer, kontaktuppgifter samt uppgifter om innehållet i examina och studier.
Exempel på uppgifter Åbo Akademi behandlar:
Identifieringsuppgifter
- Studenternas grunduppgifter (namn, personbeteckning, födelsedatum, studierättsnummer, användarnamn och/eller annan unik identifierare, kön, modersmål, kontaktspråk, skolbildningsspråk, nationalitet och hemkommun)
- Studentens kontaktuppgifter (högskolans e-postadress, privat e-postadress, telefonnummer, adressuppgifter)
- Studenten kan själv i registret ange uppgifter för nära anhörig som då registreras i studieregistret
Uppgifter som berör studierna och studierätten
- Studentens studierätter och giltighetstid
- Uppgifter om närvaro- och frånvarouppgifter läsårsvis, samt avbrytande av studierätten
- Anteckning om studentkårsmedlemskap och betald kåravgift
- Eventuell extra studietid som givits för slutförande av studier
- Eventuell anteckning om studentens status som elitidrottare
- Uppgift om den studerandes eventuella utbytesstudier (utbytesprogram, läroanstalt och period)
- Befrielse från krav på språkkunskaper
- För de studenter som betalar läsårsavgifter registreras uppgifter om betalningsskyldighet, uppehållstillståndets giltighet och uppgifter om nedsatta läsårsavgifter
- Avlagda examina
- Studierättens omfattning (till exempel rätt att genomföra lägre eller högre högskoleexamen, rätt till påbyggnadssexamen, separata studier, studier vid öppna universitetet)
- Uppgifter i den personliga studieplanen; uppgifter om planerade studiehelheter och studieperioder, studerandes bedömningsuppgifter, uppgifter om genomförd utbildning, handledarnas uppgifter
- Kursernas anmälningsuppgifter
- Avtalsbank
Uppgifter som berör studerandes studieprestationer
- Identifierare av studieobjektet, namn, omfattning, prestationsdatum, bedömare, vitsord
- De examina och studieprestationer som den studerande avlagt vid Åbo Akademi, med tillhörande uppgifter om utbildningsprogram, eventuella inriktningsalternativ/huvudämne, prestationsdatum och omfattning
- Anmälan till tentamenstillfälle
De personer vid Åbo Akademi som behandlar personuppgifter i studieregistret är:
- Personal inom Utbildnings- och lärandestöd och Studievägledning, undervisande personal
- ICT-Service: Personer som jobbar med studieregistret har rättigheter
Övriga enheters personal som har tillgång till studieregistret på grund av bokningar och rapportering är Juridisk service, Strategisk verksamhetsledning, Ekonomiservice, Campusutveckling och Studentkåren.
Personalens tillgång till personuppgifter i Peppi är bunden till den roll personen i fråga tilldelats i Peppi.
Varifrån samlas dina personuppgifter in och hur behandlas de?
Vi får uppgifterna framför allt från den registrerade själv. Dessutom får vi personuppgifter från följande instanser och system:
- Inskrivningsuppgifterna fås från Utbildningsstyrelsens nationella ansökningsregister (L 1058/1998), OILI-tjänsten samt från de dokument som den studerande lämnat till universitetet
- Uppgifter om studieresultat fås oftast från lärarna
- Uppgifter om studerande vid öppna universitetet och uppgifter om studierätter överförs från anmälningssystemet för öppna universitet
- Åbo Akademis e-postadresser förs över till Studieregistret från Åbo Akademis användarregister
- Grunduppgifterna för de som inte är studerande överförs från ICT:s användarregister
- Beslut fattade av Åbo Akademis prefekter, verksamma organ samt Utbildningsservice (till exempel befrielse från språkundervisning, byte av studierätt, beviljande av extra studietid) förs in manuellt
- Från andra finländska högskolor i huvudsak via korsstudier-tjänsten
- Identifierande uppgifter om anmälningar för studenter vid andra finländska högskolor till enskilda studieperioder vid Åbo Akademi
- Anmälningar och prestationer avlagda vid andra finländska högskolor av studerande vid Åbo Akademi
- Uppgifter om flexibel studierätt förs också in på basen av uppgifter som samlats in via Turun Yliopistos formulär för flexibla studier (UTU-forms)
- Uppgifter om utbytesstuderande överförs automatiskt från SoleMove
- Uppgifter om CHARM-EU studerande fås från de högskolor Åbo Akademi samarbetar med
- Antagna till extra studier eller fristående studier förs in manuellt enligt uppgifter som fås från fakulteterna
Dessutom kan personuppgifter samlas in och uppdateras för ändamål som beskrivs i detta dataskyddsmeddelande även från allmänt tillgängliga källor och myndigheter eller grundat på uppgifter som fås från tredje part inom ramen för tillämplig lagstiftning. Sådan uppdatering av uppgifter görs manuellt eller med automatiska metoder.
Hur länge förvaras personuppgifterna?
Lagringstiderna för uppgifterna grundar sig på gällande lagstiftning. Vi förvarar personuppgifterna så länge det behövs med tanke på syftet med behandlingen. Med hänsyn till gällande lagstiftning bedömer vi regelbundet nödvändigheten av att förvara uppgifterna.
Dessutom vidtar vi rimliga åtgärder som säkerställer att det inte i registret förvaras personuppgifter som är oförenliga med avsikten med registret.
Med stöd av lagstiftning som gäller universiteten (L 884/2017, 25 och 27 §) lagrar Åbo Akademi följande undervisningsrelaterade personuppgifter permanent:
- studierättsnummer och personbeteckning eller någon annan motsvarande identifikationsuppgift för den berörda personen
- uppgifter om examina som en person avlagt och specialiseringsutbildningar som en person genomgått samt uppgifter om alla studieprestationer och vitsorden för dem
- uppgifter om en persons studierätt inom utbildning som leder till examen och inom specialiseringsutbildningar samt uppgifter om mottagandet av en studieplats och anmälan till utbildning som leder till examen och anmälan till specialiseringsutbildning
Överförs personuppgifterna för behandling utanför Åbo Akademi?
Åbo Akademi lämnar ut behövliga personuppgifter om studenter till en utomstående part eller behandlar personuppgifter för ett annat ändamål än det ursprungliga endast i lagenliga situationer.
Åbo Akademi lämnar ut nödvändiga personuppgifter till studieregistret till följande mottagare:
- Åbo Akademis Studentkår (universitetslagen 558/2009)
- Åbo Akademis Studentkår har möjlighet att granska den studerandes anmälningsläge och avgiften till studentkåren i studieregistret
- Till andra finländska högskolor via korsstudier-tjänsten
- Anmälningar och prestationer avlagda vid Åbo Akademi av studenter vid andra finländska högskolor
- Identifierande uppgifter och anmälningar för Åbo Akademis studenter till enskilda studieperioder vid andra finländska högskolor
Personuppgifter för studenter vid Åbo Akademi samt uppgifter som rör studenter och studier lämnas över via högskolornas nationella datalager VIRTA och via datalagret KOSKI (https://opintopolku.fi/konfo/sv/sivu/dataskyddsbeskrivning-for-koski-tjansten) till mottagarna nedan:
- Statistikcentralen (statistiklagen 280/2004 15 §)
- Folkpensionsanstalten (lagen om studiestöd 65/1994 41b och 43 §)
- Studenternas hälsovårdsstiftelse (lagen om studerandehälsovård för högskolestuderande 695/2019)
- Tillstånds- och tillsynsverket för social- och hälsovården Valvira (lagen och förordningen om yrkesutbildade personer inom hälso- och sjukvården 554/1994 och 564/1994)
- Arbetskraftsmyndigheterna (lagen om utkomstskydd för arbetslösa 1290/2002, lagen om offentlig arbetskrafts- och företagsservice 916/2012)
- Undervisnings- och kulturministeriet
- Migrationsverket (lagen om behandling av personuppgifter i migrationsförvaltningen 615/2020 13 §)
- Utbildningsstyrelsens uppgifter om utbytesstudier
- Digivisions opin.fi-tjänst
Därtill kan Åbo Akademi lämna ut studenters personuppgifter
- för vetenskaplig forskning
- till andra finländska högskolor för behandling av studierätt och överföring av information om studieprestationer i anslutning till bl.a. undervisningssamarbete
- till utländska högskolor i anslutning till utbytesstudier och utbildning för dubbel eller gemensam examen samt annat utbildningssamarbete såsom överföring av information om studieprestationer.
- Jolla (Frank-studiekortet), personuppgifter för examensstuderande och utbytesstuderande som betalt kåravgiften överförs (bland annat personbeteckning, namn, närvarokod och studierättsnummer)
Personuppgifter överförs från studieregistret till följande av Åbo Akademis tjänster:
- AtomiSign, för elektronisk underskrift av examensbetyg, intyg och studieprestationsutdrag
- HowULearn (OID, personbeteckning, namn, primär e-post, användarnamn, utlänningars passnummer-fältet)
- Power BI, i huvudsak används anonymiserat Virta-data
- Alumnregistret CRM, manuell överföring för de studenters del som gett sitt medgivande i samband med anhållan om examensbetyg (namn, födelsetid, privat e-postadress, telefonnummer, examen, organisationsenhet och studietid)
- TUUDO, Tuudos dataskyddsmeddelande (namn, OID, studierättsnummer, studierätter, födelsetid, telefon, e-post)
- Stipendiehanteringsprogrammet Rimbert hämtar uppgifter som behövs för behandling av stipendieansökningar (spärrmarkering, namn, institution, utbildningsprogram, huvudämne, inriktning, nationalitet, modersmål)
Överförs personuppgifterna utanför EU/EES?
I allmänhet överför Åbo Akademi inte personuppgifter utanför EU/EES-området. I de fall vi överför personuppgifter utanför EU/EES har vi tagit hand om lämpliga skyddsåtgärder relaterade till överföringen. Vi använder standardavtalsklausuler godkända av EU.
Tilläggsinformation om ett långvarigt eller bestående register, ett system eller ett verktyg
Principer för hur uppgifterna skyddas:
Dina uppgifter behandlas endast av anställda vid Åbo Akademi eller personer som befullmäktigats av Åbo Akademi och för deras räkning och som har rätt att behandla personuppgifter. I egenskap av personuppgiftsansvarig har Åbo Akademi vidtagit nödvändiga tekniska och organisatoriska åtgärder och kräver dem också av de tjänsteleverantörer som Åbo Akademi anlitar.
Detaljinformation om automatiskt beslutsfattande:
Vid behandling av personuppgifter i studieregistret utnyttjar vi inte sådant automatiserat beslutfattande eller sådan profilering som avses i dataskyddsförordningen.
Vilka rättigheter har du när Åbo Akademi behandlar dina personuppgifter?
Åbo Akademi ansvarar för att vidta lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda personuppgifter mot obehörig eller olaglig behandling och mot skada på eller förlust av personuppgifter. Personuppgifter ska alltid behandlas på ett rättvist och öppet sätt i enlighet med gällande dataskyddsbestämmelser.
Enligt EU:s dataskyddsförordning GDPR (art. 12–22) har du rätt att
- få klar och tydlig information om hur dina personuppgifter behandlas och hur du kan utöva dina rättigheter (art. 12)
- få tillgång till dina personuppgifter vid Åbo Akademi och information om behandlingen (art. 15)
- få dina personuppgifter korrigerade (art. 16).
- få dina uppgifter raderade (”rätten att bli bortglömd”) i vissa situationer (art. 17)
- begränsa behandlingen av dina personuppgifter i vissa situationer (art. 18)
- få personuppgifterna överförda mellan system i vissa situationer (art. 20)
- invända mot behandlingen av dina personuppgifter i vissa situationer (art. 21)
- inte bli föremål för automatiskt beslutsfattande, med vissa undantag (art. 22)
Du har också rätt att bli informerad om en personuppgiftsincident som innebär hög risk för dina personuppgifter (art. 34).
När ändamålet med behandlingen är vetenskaplig forskning, statistik eller arkivändamål kan rättigheterna vara begränsade med stöd av dataskyddslagen (1050/2018). Begränsningar i rättigheterna förutsätter alltid särskilda skyddsåtgärder.
Om du har frågor om dina rättigheter kan du kontakta den ansvariga kontaktpersonen (se ovan) eller Åbo Akademis dataskyddsombud (dataskydd@abo.fi). Se också den övergripande informationen om behandling av personuppgifter på Åbo Akademis webbsidor.
Du har rätt att framföra klagomål till dataskyddsmyndigheten om du anser att dina personuppgifter blivit olagligt behandlade enligt EU:s dataskyddsförordning GDPR.
Kontaktuppgifter till dataskyddsmyndigheten:
Dataombudsmannens byrå
PB 800
00531 Helsingfors
+358 29 566 6700 (växel)
tietosuoja@om.fi
tietosuoja.fi