Dataskyddsmeddelande för sanktionsgranskning
Giltig från och med 1/2026
Varför behandlar vi dina personuppgifter?
Åbo Akademi använder DOKS-systemet för att genomföra utredningar i samband med lagstadgad bakgrundskontroll/screening. DOKS-systemet kan användas för att kontrollera Åbo Akademis samarbetspartners, anställda (inkluderar personer med avtal för icke-anställda), forskare, doktorander, studerande eller besökare (gäster som undertecknar ett s.k. gästavtal) vid Åbo Akademi.
Åbo Akademi är skyldig att genomföra bakgrundskontroller när det finns behov av att göra en bakgrundskontroll i enlighet med sanktionslagstiftningen (Lag om uppfyllande av vissa förpliktelser som grundar sig på Finlands medlemskap i Förenta Nationerna och Europeiska unionen, Lag om kontroll av export av produkter med dubbla användningsområden 500/2024, Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2021/821 av den 20 maj 2021 om upprättande av ett unionssystem för kontroll av export, förmedling, tekniskt bistånd, transitering och överföring av produkter med dubbla användningsområden) eller för att uppfylla exportkontrollskyldigheter. Åbo Akademi genomför bakgrundkontroller för att säkerställa efterlevnad av lagstiftning, regler och förordningar.
Bakgrundskontrollerna utförs med hjälp av DOKS-systemet från Suomen Tunnistetieto Oy. DOKS-systemet ingår i Alma Media Oyj koncernen.
Vilka personuppgifter behandlar vi?
Personuppgifter behandlas för att identifiera föremålet för den lagstadgade bakgrundskontrollen.
- Tidigare utbildning och arbetslivserfarenhet
- Namn
- Födelsedatum
- Personnummer
- E-postadress
- Möjlig postadress
- Bankkontonummer
Vad är den rättsliga grunden för behandlingen?
Artikel 6, punkt 1:
c) Behandlingen är nödvändig för att uppfylla en rättslig förpliktelse som den personuppgiftsansvarige är skyldig att fullgöra.
Varifrån får vi de uppgifter vi behöver för behandlingen?
DOKS-systemet samlar uppgifter från offentliga källor, såsom sanktionslistor och handelsregisteruppgifter. När det gäller rekrytering och anställningsavtal erhålls personuppgifter från information som personen själv lämnat in.
Vem behandlar dina personuppgifter och hur överförs personuppgifterna?
DOKS-systemet och de uppgifter systemet innehåller behandlas av anställda vid Åbo Akademi som utifrån sina arbetsuppgifter genomför lagstadgade bakgrundskontroller. Dessa anställda kan arbeta inom administrativa stödfunktioner såsom ekonomi, personalservice, forskning och innovation, juridisk service och upphandling. Vid behov kan arbetsgivaren utvidga åtkomsträttigheterna om de identifierar andra uppgifter som kräver liknande lagstadgade bakgrundskontroller.
Den person som behandlar uppgifterna kan, om det är nödvändigt, lämna ut uppgifter till en part som förbereder ett samarbete eller fattar det faktiska beslutet om samarbetet, besöket, rekryteringen eller avtalet.
Överförs dina personuppgifter utanför EU/ETA området?
Vi överför inte dina personuppgifter utanför EU/ETA området.
Hur länge lagrar vi dina personuppgifter?
Alla uppgifter hanteras i DOKS-systemet och alla händelser tidsstämplas. Ifall det inte längre finns något behov av att övervaka kunden/avtalsparten arkiveras uppgifterna. Överföringen till arkivet utförs av personuppgiftsbiträdena. Arkiverade kunder sparas i arkivet tills den fastställda arkiveringsperioden löper ut, varefter uppgifterna automatiskt och permanent raderas. Uppgiftslagrings-/arkiveringsperioden är 10 år i DOKS-systemet.
Vilka rättigheter har du som registrerad användare?
- Rätt till tillgång till uppgifter (artikel 15)
Du har rätt att få veta vilka personuppgifter som behandlas om dig och vilken information som lagras om dig. I många system kan du logga in och själv se vilken information som lagras om dig.
- Rätt att få felaktiga uppgifter korrigerade (artikel 16)
Du har rätt att begära att felaktiga, oriktiga eller ofullständiga personuppgifter om dig rättas eller kompletteras utan onödigt dröjsmål. Du har också rätt att begära dina att personuppgifter som lagras utan en orsak raderas.
- Rätten att begränsa behandlingen i vissa situationer (artikel 18)
Du har i vissa situationer rätt till att begära att dina begränsa behandlingen av dina personuppgifter till att informationen eller grunden för behandlingen har kontrollerats, korrigerats eller kompletterats på ett korrekt sätt.
- Rätten att inte bli föremål för automatiskt beslutsfattande utan rättslig grund.
- Rätten att framföra klagomål till tillsynsmyndigheten (artikel 77)
Du har rätt att lämna in ett klagomål till en tillsynsmyndighet om du anser att behandlingen av dina personuppgifter strider mot tillämplig dataskyddslagstiftning. Dessutom har du rätt att använda andra administrativa och rättsliga medel.
Dataombudsmannens byrå, PB 800, 00531 Helsingfors
E-post: tietosuoja@om.fi
Tfn: 029 566 6700
www.tietosuoja.fi
Som personuppgiftsansvarig är följande organisation ansvarig för behandlingen av dina personuppgifter:
Åbo Akademi
Domkyrkotorget 3
FI-20500 Åbo
Finland
FO-nummer: 0246312-1
Kontaktperson för frågor som berör registret är
Ledande jurist Ia Wilson, jurist@abo.fi