ÅBO AKADEMI
DATASKYDDSMEDDELANDE
enligt EU:s dataskyddsförordning GDPR, art. 13 och 14
Meddelandet gäller:Blankett för bokning av handledningstillfällen för studerande och medarbetare vid Åbo Akademi och Novia (Åbo)
Personuppgiftsansvarig
Åbo Akademi
Domkyrkotorget 3, 20500 Åbo, Finland
Åbo Akademi är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som samlas in och behandlas i universitetets verksamhet – i undervisning, handledning, forskning, administration och samverkan, internt och externt.
Ansvarig enhet för den behandling som beskrivs i detta dokument: Åbo Akademis bibliotek
Kontaktperson: Yrsa Neuman, yrsa.neuman@abo.fi, +358 2 2154193
Dataskyddsombud vid Åbo Akademi: dataskydd@abo.fi, +358 2 215 31 (växel)
__________________________________________________________________________
Varför behandlar vi dina personuppgifter?
Ändamålet med blanketten är att studerande och medarbetare vid Åbo Akademi och Novia (Åbo) skall kunna boka handledning i informationssökning av bibliotekets experter. Bokningarna görs med blankett i Webropol och skickas från Webropol till bibliotekets allmänna e-postadress biblioteket@abo.fi som kommer in i ärendehanteringsprogrammet RT. Ärendet överförs till person vid ÅAB som använder uppgifterna för att fullfölja handledningen. Uppgifterna stryks från ärendehanteringsprogrammet då handledningstillfället är avklarat och från Webropol 1 gång/år.
Rättslig grund för att behandla dina personuppgifter är:
Samtycke: Samtycke innebär att du blir tillfrågad och svarar ja (skriftligt eller muntligt) till att dina personuppgifter behandlas för ett specifikt ändamål. Du ger samtycket fullt frivilligt efter att du tagit del av information om hur dina personuppgifter behandlas (d.v.s. samlas in, lagras, delas, arkiveras m.m.). När samtycke är den enda rättsliga grunden för att behandla dina personuppgifter har du rätt att ångra dig när som helst. Du kan meddela att du ångrat dig genom att skicka e-post till registrator@abo.fi. Den behandling som genomförts innan du återkallade samtycket påverkas inte.
Ändamålet med behandlingen av personuppgifter är att kunna fullfölja handledningstillfället med den som beställt det.
Namn behövs för att veta vem som beställt handledningen. Uppgifter om organisation, fakultet, ämne behövs för att styra handledningstillfället till rätt expert inom ÅAB. Uppgifter om e-post behövs för att kunna ta kontakt med personen som beställt handledningen. Uppgifter om vad personen önskar handledning i och vad personen redan har gjort behövs för att experten vid ÅAB ska kunna förbereda handledningstillfället.
Vilka personuppgifter behandlas och vem behandlar dem?
- Förnamn
Efternamn
E-post
Personuppgifterna behandlas av personal inom ÅAB som sköter om handledningstillfällena
Varifrån samlas dina personuppgifter in och hur blir de behandlade?
- Uppgifterna samlas in via en blankett gjord i Webropol och uppgifterna ges av kunden själv.
- Uppgifterna lagras i programmet Webropol och i ärendehanteringsprogrammet RT
- Uppgifterna raderas från Webropol i början av året efter att statistiken har säkrats. Uppgifterna raderas från ärendehanteringsprogrammet RT efter att handledningstillfället har hållits.
Överförs dina personuppgifter till en tredje part (utanför Åbo Akademi) för behandling?
- Nej, personuppgifterna kommer inte att överföras för behandling utanför Åbo Akademi.
Lämnas dina personuppgifter ut till en tredje part (utanför Åbo Akademi) för den tredje partens behov?
- Nej, personuppgifterna kommer inte att lämnas ut utanför Åbo Akademi.
Överförs dina personuppgifter utanför EU/EES?
- Nej, personuppgifterna överförs inte utanför EU/EES.
__________________________________________________________________________
Vilka rättigheter har du när Åbo Akademi behandlar dina personuppgifter?
Åbo Akademi ansvarar för att vidta lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda personuppgifter mot obehörig eller olaglig behandling och mot skada på eller förlust av personuppgifter. Personuppgifter ska alltid behandlas på ett rättvist och öppet sätt i enlighet med gällande dataskyddsbestämmelser.
Enligt EU:s dataskyddsförordning GDPR (art. 12-22) har du rätt att
– få klar och tydlig information om hur dina personuppgifter behandlas och hur du kan utöva dina rättigheter (art. 12)
– få tillgång till dina personuppgifter vid Åbo Akademi och information om behandlingen (art. 15)
– få dina personuppgifter korrigerade (art. 16). Obs! Du som är anställd eller studerande vid Åbo Akademi kan göra korrigeringar själv, enligt anvisningar på intranätet.
– få dina uppgifter raderade (”rätten att bli bortglömd”) i vissa situationer (art. 17)
– begränsa behandlingen av dina personuppgifter i vissa situationer (art. 18)
– få personuppgifterna överförda mellan system i vissa situationer (art. 20)
– invända mot behandlingen av dina personuppgifter i vissa situationer (art. 21)
– inte bli föremål för automatiskt beslutsfattande, med vissa undantag (art. 22)
Du har också rätt att bli informerad om en personuppgiftsincident som innebär hög risk för dina personuppgifter (art. 34).
När ändamålet med behandlingen är vetenskaplig forskning, statistik eller arkivändamål kan rättigheterna vara begränsade med stöd av dataskyddslagen (1050/2018). Begränsningar i rättigheterna förutsätter alltid särskilda skyddsåtgärder.
Om du har frågor om dina rättigheter kan du kontakta den ansvariga kontaktpersonen (se ovan) eller Åbo Akademis dataskyddsombud (dataskydd@abo.fi). Se också den övergripande informationen om behandling av personuppgifter på Åbo Akademis webbsidor (www.abo.fi/dataskydd).
Du har rätt att framföra klagomål till dataskyddsmyndigheten om du anser att dina personuppgifter blivit olagligt behandlade enligt EU:s dataskyddsförordning GDPR.
Kontaktuppgifter till dataskyddsmyndigheten:
Dataombudsmannens byrå
PB 800
00531 Helsingfors
+358 29 566 6700 (växel)
tietosuoja@om.fi