ÅBO AKADEMI
www.abo.fi
DATASKYDDSMEDDELANDE
enligt EU:s dataskyddsförordning GDPR, art. 13 och 14
Meddelandet gäller:Utveckling, utvärdering, annat (evenemang m.m.)
Inköpsförslagblankett biblioteket
__________________________________________________________________________
Personuppgiftsansvarig
Åbo Akademi, Domkyrkotorget 3, 20500 Åbo, Finland
Åbo Akademi är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som samlas in och behandlas i universitetets verksamhet – i undervisning, handledning, forskning, administration och samverkan, internt och externt.
Ansvarig enhet för den behandling som beskrivs i detta dokument:
Åbo Akademis bibliotek
Kontaktperson: Yrsa Neuman, yrsa.neuman@abo.fi, +358 2 2154193
Dataskyddsombud vid Åbo Akademi: dataskydd@abo.fi, +358 2 215 31 (växel)
__________________________________________________________________________
Varför behandlar vi dina personuppgifter?
Ändamålet med blanketten är att studerande och medarbetare vid Åbo Akademi och Novia (Åbo) skall kunna ge inköpsförslag på litteratur (böcker) till biblioteket och göra bokbeställningar med egna medel. Inköpsförslagen och bokbeställningarna görs genom att fylla i uppgifter i en blankett i E-lomake. Uppgifterna lagras i E-lomake och skickas till bibliotekets e-postkonton bokkorgen@abo.fi och skaffa@abo.fi. Uppgifterna används för att evaluera förslag, göra inköp och kontakta personen.
Enligt GDPR måste det finnas en rättslig grund för att behandla personuppgifter. Rättslig grund för att behandla dina personuppgifter är:
Samtycke: Samtycke innebär att du blir tillfrågad och svarar ja (skriftligt eller muntligt) till att dina personuppgifter behandlas för ett specifikt ändamål. Du ger samtycket fullt frivilligt efter att du tagit del av information om hur dina personuppgifter behandlas (d.v.s. samlas in, lagras, delas, arkiveras m.m.). När samtycke är den enda rättsliga grunden för att behandla dina personuppgifter har du rätt att ångra dig när som helst. Du kan meddela att du ångrat dig genom att skicka e-post till registrator@abo.fi. Den behandling som genomförts innan du återkallade samtycket påverkas inte.
Ändamålet med behandlingen av personuppgifter är att kunna reservera den föreslagna boken åt personen när den anlänt, eller underrätta personen när den blivit tillgänglig elektroniskt, eller för att kunna be om fler uppgifter gällande boken som föreslagits.
Vilka personuppgifter behandlas och vem behandlar dem?
Namn
E-postadress
Adress på campus
Personuppgifterna behandlas av personal på Åbo Akademis bibliotek.
Varifrån samlas dina personuppgifter in och hur blir de behandlade?
Uppgifterna samlas in med en blankett i E-lomake och uppgifterna ges av personen själv.
Uppgifterna behandlas i E-lomake och i två e-postkonton.
Över ett år gamla uppgifter raderas varje år i juni.
Överförs dina personuppgifter till en tredje part (utanför Åbo Akademi) för behandling?
Nej, personuppgifterna kommer inte att överföras för behandling utanför Åbo Akademi.
Lämnas dina personuppgifter ut till en tredje part (utanför Åbo Akademi) för den tredje partens behov?
Nej, personuppgifterna kommer inte att lämnas ut utanför Åbo Akademi.
Överförs dina personuppgifter utanför EU/EES?
Nej, personuppgifterna överförs inte utanför EU/EES.
__________________________________________________________________________
Tilläggsinformation om hur registret, systemet eller verktyget hanteras av Åbo Akademi
Principer för hur uppgifterna skyddas:
Uppgifterna behandlas enbart av personal på Åbo Akademis bibliotek.
Lista över regelmässiga uppgiftskällor:
Inga uppgifter samlas från andra källor.
Principer och regelverk för lagring och lagringstid:
Över ett år gamla uppgifter raderas varje år i juni.
Information om automatiskt beslutsfattande (då det är relevant):
Tillämpas inte.
__________________________________________________________________________
Vilka rättigheter har du när Åbo Akademi behandlar dina personuppgifter?
Åbo Akademi ansvarar för att vidta lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda personuppgifter mot obehörig eller olaglig behandling och mot skada på eller förlust av personuppgifter. Personuppgifter ska alltid behandlas på ett rättvist och öppet sätt i enlighet med gällande dataskyddsbestämmelser.
Enligt EU:s dataskyddsförordning GDPR (art. 12-22) har du rätt att
– få klar och tydlig information om hur dina personuppgifter behandlas och hur du kan utöva dina rättigheter (art. 12)
– få tillgång till dina personuppgifter vid Åbo Akademi och information om behandlingen (art. 15)
– få dina personuppgifter korrigerade (art. 16). Obs! Du som är anställd eller studerande vid Åbo Akademi kan göra korrigeringar själv, enligt anvisningar på intranätet.
– få dina uppgifter raderade (”rätten att bli bortglömd”) i vissa situationer (art. 17)
– begränsa behandlingen av dina personuppgifter i vissa situationer (art. 18)
– få personuppgifterna överförda mellan system i vissa situationer (art. 20)
– invända mot behandlingen av dina personuppgifter i vissa situationer (art. 21)
– inte bli föremål för automatiskt beslutsfattande, med vissa undantag (art. 22)
Du har också rätt att bli informerad om en personuppgiftsincident som innebär hög risk för dina personuppgifter (art. 34).
När ändamålet med behandlingen är vetenskaplig forskning, statistik eller arkivändamål kan rättigheterna vara begränsade med stöd av dataskyddslagen (1050/2018). Begränsningar i rättigheterna förutsätter alltid särskilda skyddsåtgärder.
Om du har frågor om dina rättigheter kan du kontakta den ansvariga kontaktpersonen (se ovan) eller Åbo Akademis dataskyddsombud (dataskydd@abo.fi). Se också den övergripande informationen om behandling av personuppgifter på Åbo Akademis webbsidor (www.abo.fi/dataskydd).
Du har rätt att framföra klagomål till dataskyddsmyndigheten om du anser att dina personuppgifter blivit olagligt behandlade enligt EU:s dataskyddsförordning GDPR.
Kontaktuppgifter till dataskyddsmyndigheten:
Dataombudsmannens byrå
PB 800
00531 Helsingfors
+358 29 566 6700 (växel)