Dataskyddsmeddelande – Alumnrelationer

ÅBO AKADEMI
www.abo.fi

DATASKYDDSMEDDELANDE
enligt EU:s dataskyddsförordning GDPR, art. 13 och 14

Meddelandet gäller:

Åbo Akademis alumnrelationer
_______________________________________________________________

Personuppgiftsansvarig

Åbo Akademi
Domkyrkotorget 3
20500 Åbo
Finland

Åbo Akademi är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som samlas in och behandlas i universitetets verksamhet – i undervisning, handledning, forskning, administration och samverkan, internt och externt.

Ansvariga enheter för den behandling som beskrivs i detta dokument:

Forskningsservice

Kontaktperson: Ingela Ollas, teamet för samverkan, alumnikoordinator@abo.fi, tfn +358 504 096 426

Dataskyddsombud vid Åbo Akademi: dataskydd@abo.fi, +358 2 215 31 (växel)
_______________________________________________________________

Varför behandlar vi dina personuppgifter?

Åbo Akademis alumner (tidigare studerande) är en central målgrupp för Åbo Akademis samverkansarbete dels i sig själva, dels som nyckelpersoner i samarbeten med såväl näringsliv som offentlig och tredje sektor och inom ÅA:s viktigaste donatorgrupper.

Vi behandlar därför personuppgifter för att kunna identifiera våra alumner samt för att upprätthålla och förbättra kontakterna med dem, både för att utveckla den verksamhet som riktar sig direkt till alumnerna, och för att skapa förutsättningar för andra former av samverkan, där våra alumner innehar en nyckelposition.

Personer som utexaminerats från Åbo Akademi förs automatiskt över från studieregistret till alumnregistret. Som alumn kan man också själv ansluta sig till alumnregistret via den externa webblanketten på alumni.abo.fi. Via samma webblankett är det möjligt att uppdatera sina uppgifter, samt att ange om och på vilket sätt man vill stå i kontakt med Åbo Akademi samt att ändra sina preferenser. Den som vill utträda ur alumnregistret kan göra det genom att kontakta alumnikoordinator@abo.fi.

Vi behandlar personuppgifter för att

• identifiera utexaminerade som alumner, upprätthålla alumnregistret och alumnernas medlemskap i alumnnätverket:
  • överföring av nyutexaminerade från studieregister till alumnregister för att kunna erbjuda dem möjlighet att aktivera sin alumnprofil och ta del av den verksamhet som riktar sig till dem, få information om Åbo Akademi samt bereda möjlighet till samverkan.
  • identifiering av äldre årskullar av alumner som inte omfattats av överföring direkt från studieregister till alumnregister för att kunna erbjuda dem möjlighet att aktivera sin alumnprofil och ta del av den verksamhet som riktar sig till dem, få information om Åbo Akademi samt bereda möjlighet till samverkan.
  • alumner som inte överförts direkt från studieregistret kan även på eget initiativ själva registrera sig i alumnregistret och samtidigt ange hur de vill stå i kontakt med Åbo Akademi och på vilka sätt de vill engagera sig i Åbo Akademis verksamhet.
  • uppdatering av registret
• sköta kommunikationen med våra alumner via nyhetsbrev samt i vissa fall via riktad information från det egna ämnet/institutionen/fakulteten.
• bjuda in till alumn- och samverkansevenemang
  • Notera att separata dataskyddsmeddelanden upprättas för varje evenemang och att de finns till påseende vid anmälan till evenemanget i fråga.
• utse Årets alumn samt samverka med hen.
• för att genomföra intervjuer med alumner samt publicera dessa alumnpresentationer på Åbo Akademis webb och sociala medier.
• genomföra och publicera kampanjer eller annonser där alumner medverkar som ansikten för Åbo Akademi.
• initiera och dokumentera samarbeten med alumner i egenskap av externa experter, eller mentorer och rådgivare i olika sammanhang. Det kan t.ex. röra sig om gäst- eller karriärföreläsningar eller mentorsamarbeten som främjar utbildningarnas arbetslivsrelevans eller om uppdrag i kommittéer eller andra organ.
• identifiera alumner som har donerat till Åbo Akademi eller som fungerar som nyckel-/kontaktpersoner i samarbeten med näringsliv, offentlig och tredje sektor.
• skicka ut karriäruppföljningsenkäter eller enkäter om utbildningarnas relevans.

Enligt GDPR måste det finnas en rättslig grund för att behandla personuppgifter. De rättsliga grunderna för att behandla dina personuppgifter är:

Alumnkontakterna är mångskiftande och alumners personuppgifter behandlas för flera olika ändamål och på olika rättsliga grunder. Åbo Akademi åberopar följande rättsliga grunder vid behandling av alumners personuppgifter:

berättigat intresse (art. 6.1 f): För att identifiera en person som alumn

• vid överföring av nyutexaminerade från studieregistret till alumnregistret för att kunna erbjuda dem möjlighet att aktivera sin alumnprofil och ta del av den verksamhet som riktar sig till dem, få information om Åbo Akademi samt bereda möjlighet till samverkan. Vid överföringen skapas en profil för varje överförd alumn, som hen kan välja att antingen registrera/aktivera eller lämna oregistrerad.
• och för att i form av kontaktnoteringar dokumentera samarbetet med personer som i egenskap av alumner från Åbo Akademi medverkar i Åbo Akademis alumnverksamhet eller till förmån för Åbo Akademi, t.ex. som talare vid evenemang av olika slag, som mentorer eller som på annat sätt delar sin tid eller expertis för ändamål som gynnar Åbo Akademi, även om de inte själva skulle ha aktiverat sina alumnprofiler i Åbo Akademis alumnregister.
• för att identifiera alumner som har donerat till Åbo Akademi eller som fungerar som nyckel-/kontaktpersoner i samarbeten med näringsliv, offentlig och tredje sektor.
• för att kunna utse Årets alumn. Årets alumn utses av en kommitté under ledning av prorektor och på förslag inbegärda av Åbo Akademis institutioner och aktiva alumnföreningar med koppling till Åbo Akademi. Den utsedda väljer själv om hen vill motta utmärkelsen.

Åbo Akademis berättigade intresse har i enlighet med EU:s dataskyddsförordning utvärderats med ett jämviktstest. Som alumn har du rätt att utträda ur alumnregistret eller att invända mot behandlingen av dina uppgifter och kan göra det genom att kontakta alumnikoordinator@abo.fi.

Samtycke (art. 6.1 a): Då en alumn väljer att hen vill aktivera sig som alumn och på vilka sätt hen vill stå i kontakt med Åbo Akademi, dvs. då hen

• registrerar sig i alumnregistret, aktiverar sin alumnprofil eller uppdaterar sina uppgifter i registret
• i alumnregistret anger hur hen vill stå i kontakt med Åbo Akademi och på vilka sätt hen vill engagera sig i Åbo Akademis verksamhet, t.ex. ta emot inbjudningar till evenemang, ta emot nyhetsbrev, information från det egna ämnet/institutionen/fakulteten
• i alumnregistret uppger beredskap att fungera t.ex. som mentor, gästföreläsare eller karriärföreläsare för att främja utbildningarnas arbetslivsrelevans, eller beredskap att medverka i intervjuer, kampanjer eller annonser som ansikten för Åbo Akademi.
• medverkar i alumnpresentationer som publiceras på Åbo Akademis webb och sociala medier

Som alumn ger du i dessa fall fullt frivilligt ditt samtycke genom att kryssa i rutan för respektive ändamål i samband med att du registrerar dig eller aktiverar din alumnprofil eller uppdaterar dina uppgifter via webblanketten alumni.abo.fi eller efter förfrågan accepterar ett uppdrag.

När samtycke är den rättsliga grunden för att behandla dina personuppgifter har du rätt att ångra dig när som helst. Du kan meddela att du ångrat dig genom att skicka e-post till registrator@abo.fi. Den behandling som genomförts innan du återkallade samtycket påverkas inte.

Allmänt intresse (art. 6.1 e), då alumner kontaktas för karriäruppföljningsenkäter och enkäter som utvärderar utbildningarnas relevans. Universiteten är enligt universitetslagen § 87 skyldiga att utvärdera verksamheten och hur verkningsfull den är. Den nationella karriärundersökningen 5 år efter examen utgör därtill en del av Undervisnings- och kulturministeriets finansieringsmodell och inverkar därmed på den statliga finansiering ÅA tilldelas. Se även dataskyddsmeddelandena https://www.abo.fi/karriaruppfoljning-dataskyddsbeskrivning/ och https://www.abo.fi/dataskyddsbeskrivning-placeringsuppfoljning-utexaminerade-1-ar-efter-examen/

Vilka personuppgifter behandlas och vem behandlar dem?

För ändamålen listade ovan behandlar vi följande personuppgifter:

• Namn: förnamn och efternamn, ibland tidigare efternamn
• E-postadress(er) och telefonnummer
• Gatuadress, postnummer och -ort samt land
• Personsignum för att entydigt kunna identifiera en alumn gentemot studieregistret och för att vid behov kunna uppdatera uppgifter via DVV. Ur personsignum genereras uppgift om födelsedatum och kön
• Kontaktspråk
• Födelsedatum
• Student-/studierättsnummer
• Examensuppgifter: examen, studiernas begynnelseår, examensår, huvudämne/inriktning
• LinkedIn-profil i de fall alumner väljer att själva lämna den uppgiften
• Karriäruppgifter: befattning, arbetsgivare och/eller samhällsposition
• Eventuella kontaktnoteringar och överenskommelser som gjorts med alumnen
• Anmälningar till och deltagande i evenemang
• Bildmaterial och uppgifter alumner själva väljer att dela i samband med alumnpresentationer/-porträtt på Åbo Akademis webb eller sociala medier.
• Alumnens kontaktpreferenser, dvs. om hen önskar motta alumnnyhetsbrev på svenska och/eller engelska, evenemangsinbjudningar, information från det egna ämnet/institutionen/fakulteten
• Alumnens engagemangspreferenser, dvs. om hen önskar fungera som mentor, gästföreläsare eller om hen vill dela med sig av sina erfarenheter via intervjuer, kampanjer, annonser o.d.
• Eventuell önskan om att förutom medlemskapet i Åbo Akademis alumnnätverk också bli medlem i föreningen Åbo Akademis Alumner r.f. Föreningen Åbo Akademis Alumner r.f. är en självständig, fristående förening som driver egen verksamhet för alumner från Åbo Akademi. Till skillnad från Åbo Akademis alumnnätverk är föreningen dock inte är del av Åbo Akademi och dess verksamhet är inte en del av den alumnverksamhet Åbo Akademi driver i egen regi.

Uppgifterna behandlas av de personer som har administratörsrättigheter i Åbo Akademis CRM-verktyg Mira och i vars arbetsuppgifter det ingår att upprätthålla kontakten med och samarbeta med alumner. Därutöver kan uppgifter delas inom Åbo Akademi t.ex. då det gäller inbjudningar till enskilda enheters evenemang eller då ämnen eller enheter behöver komma i kontakt med alumner för särskilda expertuppdrag.

Personinformationen kan behandlas av alla som innehar administratörsrättigheter i CRM. Alumnregistreringar behandlas endast av personer som innehar rättigheten ”Alumnrelationer” i CRM-systemet. Examensinformation kan ses av alla med administratörsrättigheter, men kan kompletteras eller modifieras endast av personer med rättigheten ”Alumnrelationer”. Personsignum kan endast ses av dem som innehar rättigheten ”avancerad databehandling” i CRM. Mira Network, leverantören av CRM-systemet, behandlar personuppgifterna i sin roll som personuppgiftsbiträde.ar rättigheterna ”avancerad databehandling” i CRM-systemet.

Varifrån samlas dina personuppgifter in och hur behandlas de?

Grundläggande personinformation, e-post, telefonnummer och examensuppgifter hämtas ur Åbo Akademis studieregister Peppi, ibland även ur den blivande alumnens betygsanhållan. I övrigt härrör de flesta personuppgifterna från alumnerna själva i samband med att de registrerat /aktiverat sina alumnprofiler i CRM-systemet.

Registreringar och uppdateringar kan också göras på basis av uppgifter som alumner lämnat i samband med evenemangsanmälningar.

I vissa fall kan vi använda oss av allmänt tillgängliga källor så som LinkedIn, företags och organisationers webbsidor, kontaktuppgiftstjänster eller annan offentlig information. Adressuppgifter kan eventuellt införskaffas via DVV.

Uppgifterna sparas i Åbo Akademis CRM-verktyg Mira, som även används för utskick av nyhetsbrev och annan masskommunikation, samt för inbjudningar och evenemangshantering. Alumnerna sparas som profiler i CRM-systemet.

Excellistor kan vid behov tas ur CRM-systemet och sparas då på hemområdet på en dator tillhörande Åbo Akademi. Eventuella utskrifter förvaras i låsta och övervakade utrymmen.

Hur raderas eller arkiveras personuppgifterna?

Alumnernas relation till sitt alma mater är livslång. För att kunna sköta och utveckla den, sparas därför alumnernas profiler, inklusive uppgifter om examina och samarbeten med Åbo Akademi tills vidare. Uppgifterna raderas på begäran eller när vi fått information om att en alumn avlidit.

Överförs dina personuppgifter för behandling utanför Åbo Akademi?

Ja, personuppgifterna kommer att överföras för behandling utanför Åbo Akademi.

Vi använder ett kundhanteringsverktyg som levereras av Mira Network Ab för behandling av personuppgifter. Tjänsteleverantören är belägen i Sverige och uppgifterna lagras och behandlas där. Behandlingen regleras i det personuppgiftsbiträdesavtal som gjorts upp mellan Åbo Akademi och Mira Network.

I samband med evenemang och inbjudningar till evenemang kan för evenemanget relevanta uppgifter överlämnas till samarbetspartners som handhar olika delar av arrangemangen. På samma sätt kan namn- och adressuppgifter i särskilda fall överlämnas till företag som handhar tryckeri- och postningstjänster.

Lämnas dina personuppgifter ut till en tredje part utanför Åbo Akademi för den tredje partens behov?

Vi lämnar i regel inte ut personuppgifter till tredje part. Undantag utgörs av de fall där en alumn, i samband med att hen har aktiverat sin alumnprofil, har kryssat för alternativet ”Jag anhåller också om att bli medlem i föreningen Åbo Akademis Alumner r.f.” Då överlämnas namn, födelsetid, e-postadress, hemadress om sådan finns, examensuppgifter samt uppgifter om befattning och arbetsgivare till föreningen Åbo Akademis Alumner r.f., FO-nummer 1808210-4. Åbo Akademis Alumner r.f. är en självständig, fristående ideell förening som driver en egen verksamhet för alumner från Åbo Akademi. Föreningen är dock inte en del av Åbo Akademi och dess verksamhet är inte en del av den alumnverksamhet som Åbo Akademi driver i egen regi.

Åbo Akademis kommunikationsenhet kan i journalistiskt syfte publicera information om alumner på Åbo Akademis webb och sociala medier samt även för vidarepublicering i press och andra medier. Så sker t.ex. i samband med offentliggörandet av Årets alumn. Uppgifterna publiceras i sådana fall i samförstånd med den aktuella alumnen.

Överförs dina personuppgifter utanför EU/EES?

Ja, personuppgifter i form av utvalda bilder kan i journalistiskt syfte publiceras i Åbo Akademis sociala medier.

Europeiska kommissionen har i juli 2023 givit ett beslut om att USA har en adekvat nivå på sitt dataskydd. Organisationer som överför personuppgifter från EU till USA kan certifiera sig i till EU-U.S Data Privacy Framework i enlighet med adekvansbeslutet. Vid certifiering anses en adekvat skyddsnivå tillförsäkras de personuppgifter som är föremål för överföring till dessa organisationer. Facebook, Instagram och LinkedIn är de plattformar där Åbo Akademi publicerar bilder. Meta Platforms Inc som äger Faceook och Instagram samt Microsoft Corporation som äger LinkedIn är certifierade under ramverket.
_______________________________________________________________

Tilläggsinformation om hur registret, systemet eller verktyget hanteras av Åbo Akademi

Principer för hur uppgifterna skyddas:

Vi använder ett säkert kundhanteringsverktyg som levereras av Mira Networks och ingen obehörig får tillgång till registret.

Lista över regelmässiga uppgiftskällor (nationella register m.m.):

Åbo Akademis studieregister Peppi.

Principer och regelverk för lagring och lagringstid:

En alumns relation till sitt alma mater är livslång, varföruppgifterna lagras tills vidare. Uppgifterna raderas på begäran eller då vi fått information om att en alumn har avlidit.

Information om automatiskt beslutsfattande (då det är relevant):

Inget automatiskt beslutsfattande används.

_______________________________________________________________

Vilka rättigheter har du när Åbo Akademi behandlar dina personuppgifter?

Åbo Akademi ansvarar för att vidta lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda personuppgifter mot obehörig eller olaglig behandling och mot skada på eller förlust av personuppgifter. Personuppgifter ska alltid behandlas på ett rättvist och öppet sätt i enlighet med gällande dataskyddsbestämmelser.

Enligt EU:s dataskyddsförordning GDPR (art. 12-22) har du rätt att

– få klar och tydlig information om hur dina personuppgifter behandlas och hur du kan utöva dina rättigheter (art. 12)

– få tillgång till dina personuppgifter vid Åbo Akademi och information om behandlingen (art. 15)

– få dina personuppgifter korrigerade (art. 16). Obs! Du som är anställd eller studerande vid Åbo Akademi kan göra korrigeringar själv, enligt anvisningar på intranätet.

– få dina uppgifter raderade (”rätten att bli bortglömd”) i vissa situationer (art. 17)

– begränsa behandlingen av dina personuppgifter i vissa situationer (art. 18)

– få personuppgifterna överförda mellan system i vissa situationer (art. 20)

– invända mot behandlingen av dina personuppgifter i vissa situationer (art. 21)

– inte bli föremål för automatiskt beslutsfattande, med vissa undantag (art. 22)

Du har också rätt att bli informerad om en personuppgiftsincident som innebär hög risk för dina personuppgifter (art. 34).

När ändamålet med behandlingen är vetenskaplig forskning, statistik eller arkivändamål kan rättigheterna vara begränsade med stöd av dataskyddslagen (1050/2018). Begränsningar i rättigheterna förutsätter alltid särskilda skyddsåtgärder.

Om du har frågor om dina rättigheter kan du kontakta den ansvariga kontaktpersonen (se ovan) eller Åbo Akademis dataskyddsombud (dataskydd@abo.fi). Se också den övergripande informationen om behandling av personuppgifter på Åbo Akademis webbsidor (www.abo.fi/dataskydd).

Du har rätt att framföra klagomål till dataskyddsmyndigheten om du anser att dina personuppgifter blivit olagligt behandlade enligt EU:s dataskyddsförordning GDPR.

Kontaktuppgifter till dataskyddsmyndigheten:
Dataombudsmannens byrå
PB 800
00531 Helsingfors
+358 29 566 6700 (växel)
tietosuoja@om.fi
tietosuoja.fi