Karriärvägledning och CV-check
ÅBO AKADEMI
DATASKYDDSMEDDELANDE
enligt EU:s dataskyddsförordning GDPR, art. 13 och 14
Uppdaterad 1.4.2026 med info om simulerade arbetsintervjuer i VR-miljö (VirtualSpeech).
Meddelandet gäller:
Utveckling, utvärdering, annat (evenemang m.m.)
Karriärvägledning och CV-check
__________________________________________________________________________
Personuppgiftsansvarig
Åbo Akademi
Domkyrkotorget 3
20500 Åbo
Finland
Åbo Akademi är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som samlas in och behandlas i universitetets verksamhet – i undervisning, handledning, forskning, administration och samverkan, internt och externt.
Ansvarig enhet för den behandling som beskrivs i detta dokument: Utbildningsservice
Kontaktperson:
Anita Sundman,
Karriärvägledare, Utbildningsservice, Arbetsforum,
anita.sundman@abo.fi, +358 50 5489 505
Dataskyddsombud vid Åbo Akademi: dataskydd@abo.fi, +358 2 215 31 (växel)
__________________________________________________________________________
Varför behandlar vi dina personuppgifter?
Arbetsforum är karriärtjänsterna vid Åbo Akademi. Vår uppgift är att förenkla steget mellan studier och arbetsliv, och att stöda studerande med karriärplanering och i identifieringen av egna styrkor. Arbetsforum hjälper dig som ÅA-studerande eller nyutexaminerad med bl.a. att finslipa ditt CV och ansökan, hålla simulerade arbetsintervjuer, hjälpa dig att identifiera dina styrkor och karriärmål samt att hitta en relevant praktik- eller arbetsplats. Vi ordnar även kortkurser och evenemang samt gör karriäruppföljningar (se separata dataskyddsmeddelanden) för att samla in information om arbetsmarknaden och sysselsättningen för utexaminerade.
För karriärvägledning, CV-check och simulerade arbetsintervjuer så bokar du en tid via våra bokningskalendrar (Jobteaser alt. CRM) eller per e-post. Den information vi samlar in i samband med att du bokar tid behöver vi för att kunna förebereda vårt möte med dig. Förutom namn, e-postadress, fakultet och huvudämne finns därför också några valfria frågor om biämne(n) och om vad du vill diskutera med oss när vi träffas. Du kan bifoga ditt CV till anmälan, liksom ansökningsbrev och länk till din LinkedIn-profil.
Enligt GDPR måste det finnas en rättslig grund för att behandla personuppgifter. Rättslig grund för att behandla dina personuppgifter är samtycke:
När du bokar tid för karriärvägledning, CV-check eller simulerade arbetsintervjuer så är samtycke den rättsliga grunden för behandling av de personuppgifter som samlas in i samband med anmälan. Du ger ditt samtycke fullt frivilligt efter att du tagit del av information om hur dina personuppgifter behandlas.
När samtycke är den rättsliga grunden för att behandla dina personuppgifter har du rätt att ångra dig när som helst. Du kan meddela att du ångrat dig genom att skicka e-post till registrator@abo.fi. Den behandling som genomförts innan du återkallade samtycket påverkas inte.
Vilka personuppgifter behandlas och vem behandlar dem?
När du anmäler dig till karriärvägledning, CV-check eller simulerade arbetsintervjuer samlar vi in följande uppgifter:
Förnamn
Efternamn
e-post adress
Fakultet/ämne
Meddelande (från studenten) angående mötet? Beskriv vad du vill tala om på mötet (Öppen fråga)*
Biämne*
CV och/eller andra ansökningsdokument*
(*valfritt)
Arbetsforums koordinatorer har tillgång till uppgifterna.
Varifrån samlas dina personuppgifter in och hur blir de behandlade?
De personuppgifter som samlas in är de du uppger när du anmäler dig via formuläret i Åbo Akademis kontaktregister (CRM) eller JobTeaser, eller om du kontaktat oss via e-post.
Anmälningsuppgifterna registreras och lagras i CRM-verktyget eller i JobTeaser, beroende på vilket verktyg du använder.
En lista över anmälningar som är tillgänglig endast för Arbetsforums personal skapas. Uppgifterna delas inte, vare sig internt eller till någon utanför ÅA. Karriärvägledningen är konfidentiell.
Om bokningen gäller en simulerad arbetsintervju kan också verktyget VirtualSpeech användas, så att personuppgifter som lämnats in i samband med bokningen (namn, e-postadress, CV, ansökningsbrev eller motsvarande) förs över till VirtualSpeech som bakgrundsinformation att användas för en simulerad arbetsintervju i en virtuell omgivning med hjälp av AI.
På årsnivå sammanställs statistik över antalet bokade möten. Personuppgifterna raderas senast 1 år efter anmälan.
Överförs dina personuppgifter till en tredje part (utanför Åbo Akademi)?
Uppgifterna i bokningen hanteras av vår samarbetspart JobTeaser som Åbo Akademi har avtal med.
Läs mera (på Engelska) om hur JobTeaser jobbar med datasäkerhet och dataskydd: https://www.jobteaser.com/en/corporate/data-protection
JobTeaser dataskyddsbeskrivning:
https://d1guu6n8gz71j.cloudfront.net/system/legal_files/322/original.pdf?1772113637
Uppgifterna i simulerade arbetsintervjusituationer kan hanteras av vår samarbetspart VirtualSpeech som Åbo Akademi har avtal med.
Läs mera (på engelska) om hur VirtualSpeech jobbar med AI och dataskydd: https://virtualspeech.com/ai-and-data-privacy
VirtualSpeech dataskyddsbeskrivning: https://virtualspeech.com/privacy
Överförs dina personuppgifter utanför EU/EES?
Nej, personuppgifterna överförs inte utanför EU/EES.
__________________________________________________________________________
Vilka rättigheter har du när Åbo Akademi behandlar dina personuppgifter?
Åbo Akademi ansvarar för att vidta lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda personuppgifter mot obehörig eller olaglig behandling och mot skada på eller förlust av personuppgifter. Personuppgifter ska alltid behandlas på ett rättvist och öppet sätt i enlighet med gällande dataskyddsbestämmelser.
Enligt EU:s dataskyddsförordning GDPR (art. 12-22) har du rätt att
– få klar och tydlig information om hur dina personuppgifter behandlas och hur du kan utöva dina rättigheter (art. 12)
– få tillgång till dina personuppgifter vid Åbo Akademi och information om behandlingen (art. 15)
– få dina personuppgifter korrigerade (art. 16). Obs! Du som är anställd eller studerande vid Åbo Akademi kan göra korrigeringar själv, enligt anvisningar på intranätet.
– få dina uppgifter raderade (”rätten att bli bortglömd”) i vissa situationer (art. 17)
– begränsa behandlingen av dina personuppgifter i vissa situationer (art. 18)
– få personuppgifterna överförda mellan system i vissa situationer (art. 20)
– invända mot behandlingen av dina personuppgifter i vissa situationer (art. 21)
– inte bli föremål för automatiskt beslutsfattande, med vissa undantag (art. 22)
Du har också rätt att bli informerad om en personuppgiftsincident som innebär hög risk för dina personuppgifter (art. 34).
När ändamålet med behandlingen är vetenskaplig forskning, statistik eller arkivändamål kan rättigheterna vara begränsade med stöd av dataskyddslagen (1050/2018). Begränsningar i rättigheterna förutsätter alltid särskilda skyddsåtgärder.
Om du har frågor om dina rättigheter kan du kontakta den ansvariga kontaktpersonen (se ovan) eller Åbo Akademis dataskyddsombud (dataskydd@abo.fi). Se också den övergripande informationen om behandling av personuppgifter på Åbo Akademis webbsidor (www.abo.fi/dataskydd).
Du har rätt att framföra klagomål till dataskyddsmyndigheten om du anser att dina personuppgifter blivit olagligt behandlade enligt EU:s dataskyddsförordning GDPR.
Kontaktuppgifter till dataskyddsmyndigheten:
Dataombudsmannens byrå
PB 800
00531 Helsingfors
+358 29 566 6700 (växel)