Dataskyddsmeddelande för some-ambassadörsansökan
ÅBO AKADEMI
DATASKYDDSMEDDELANDE
enligt EU:s dataskyddsförordning GDPR, art. 13 och 14
Meddelandet gäller:
Utveckling, utvärdering, annat (evenemang m.m.)
Some-ambassadörsansökan
__________________________________________________________________________
Personuppgiftsansvarig
Åbo Akademi
Domkyrkotorget 3
20500 Åbo
Finland
Åbo Akademi är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som samlas in och behandlas i universitetets verksamhet – i undervisning, handledning, forskning, administration och samverkan, internt och externt.
Ansvarig enhet för den behandling som beskrivs i detta dokument:
Fakulteten för naturvetenskap och teknik
Kontaktperson: Bettina Rehnström, bettina.rehnstrom@abo.fi, +358 504064815
Dataskyddsombud vid Åbo Akademi: dataskydd@abo.fi, +358 2 215 31 (växel)
__________________________________________________________________________
Varför behandlar vi dina personuppgifter?
Some-ambassadörer är studerande vid Åbo Akademi som väljer att representera Åbo Akademi och sitt utbildningsprogram på Åbo Akademis Instagramkanal. Syftet med att samla in personuppgifter via denna ansökan är att möjliggöra ansökningsprocessen för uppdraget som some-ambassadör under läsåret 2025–2026.
De olika enheterna kan behandla personuppgifter av varierande slag, vilka framgår i anmälningsformuläret. Genom att lämna dina uppgifter samtycker du till att samtliga nedanstående personuppgifter får behandlas i enlighet med detta dataskyddsmeddelande.
Det är nödvändigt att behandla personuppgifter för att:
- ta emot ansökan som krävs för att kunna välja some-ambassadörerna för läsåret 2025 – 2026
- kommunicera med ansökande gällande deras ansökan
- ordna traktering och praktiska arrangemang (inklusive behandlande av eventuella önskemål på specialkost)
Rättslig grund för behandling
Enligt GDPR måste det finnas en rättslig grund för att behandla personuppgifter. Den rättsliga grunden för behandlingen av dina personuppgifter är samtycke.
Du ger samtycke fullt frivilligt efter att du tagit del av information om hur dina personuppgifter behandlas, genom att skicka in din ansökan till e-postadressen marknadsforing@abo.fi.
När samtycke är den rättsliga grunden för att behandla dina personuppgifter har du rätt att ångra dig när som helst. Du kan göra detta genom att kontakta registrator@abo.fi. Behandling som skett innan samtycket återkallats påverkas inte.
Vilka personuppgifter behandlas och vem behandlar dem?
- Namn
- Telefon
- e-post
- Uppgifter om personens utbildningsprogram
- Önskemål om traktering (inklusive behandlande av eventuella önskemål på specialkost)
- bilder på den ansökandes sociala medier profil eller fristående bilder, inklusive minst en bild där personen själv syns
Personuppgifterna behandlas av kommunikatörer och marknadsförare vid Åbo Akademi som ansvarar för some-ambassadörsprogrammet.
Varifrån samlas dina personuppgifter in och hur blir de behandlade?
Personuppgifter som samlas in via ansökan:
Personuppgifter samlas in från individen själv via e-post till adressen marknadsforing@abo.fi
Lagring och lagringstid: Uppgifterna lagras i e-posten samt i en intern mapp som endast är tillgänglig för personal inom marknadsföring och kommunikation. Mappen lagras lokalt på en dator tillhörande Åbo Akademi och delas inte via molntjänster.
Personuppgifter raderas från e-posten och utanför när allt efterarbete, rapportering och dokumentation är avslutat, dock senast ett år efter att ansökningsprocessen avslutats.
Överföring och utlämning av personuppgifter
- Personuppgifterna överförs inte till tredje part utanför Åbo Akademi för behandling.
- Personuppgifterna lämnas inte ut till tredje part utanför Åbo Akademi för deras egna ändamål.
- Personuppgifterna överförs inte utanför EU/EES.
__________________________________________________________________________
Vilka rättigheter har du när Åbo Akademi behandlar dina personuppgifter?
Åbo Akademi ansvarar för att vidta lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda personuppgifter mot obehörig eller olaglig behandling och mot skada på eller förlust av personuppgifter. Personuppgifter ska alltid behandlas på ett rättvist och öppet sätt i enlighet med gällande dataskyddsbestämmelser.
Enligt EU:s dataskyddsförordning GDPR (art. 12-22) har du rätt att
– få klar och tydlig information om hur dina personuppgifter behandlas och hur du kan utöva dina rättigheter (art. 12)
– få tillgång till dina personuppgifter vid Åbo Akademi och information om behandlingen (art. 15)
– få dina personuppgifter korrigerade (art. 16). Obs! Du som är anställd eller studerande vid Åbo Akademi kan göra korrigeringar själv, enligt anvisningar på intranätet.
– få dina uppgifter raderade (”rätten att bli bortglömd”) i vissa situationer (art. 17)
– begränsa behandlingen av dina personuppgifter i vissa situationer (art. 18)
– få personuppgifterna överförda mellan system i vissa situationer (art. 20)
– invända mot behandlingen av dina personuppgifter i vissa situationer (art. 21)
– inte bli föremål för automatiskt beslutsfattande, med vissa undantag (art. 22)
Du har också rätt att bli informerad om en personuppgiftsincident som innebär hög risk för dina personuppgifter (art. 34).
När ändamålet med behandlingen är vetenskaplig forskning, statistik eller arkivändamål kan rättigheterna vara begränsade med stöd av dataskyddslagen (1050/2018). Begränsningar i rättigheterna förutsätter alltid särskilda skyddsåtgärder.
Om du har frågor om dina rättigheter kan du kontakta den ansvariga kontaktpersonen (se ovan) eller Åbo Akademis dataskyddsombud (dataskydd@abo.fi). Se också den övergripande informationen om behandling av personuppgifter på Åbo Akademis webbsidor (www.abo.fi/dataskydd).
Du har rätt att framföra klagomål till dataskyddsmyndigheten om du anser att dina personuppgifter blivit olagligt behandlade enligt EU:s dataskyddsförordning GDPR.
Kontaktuppgifter till dataskyddsmyndigheten:
Dataombudsmannens byrå
PB 800
00531 Helsingfors
+358 29 566 6700 (växel)