Dataskyddsmeddelande för Åbo Akademis Instagram
ÅBO AKADEMI
DATASKYDDSMEDDELANDE
enligt EU:s dataskyddsförordning GDPR, art. 13 och 14
Meddelandet gäller:
Utveckling, utvärdering, annat (evenemang m.m.)
Datskyddsmeddelande för följare och medverkande (inte some-ambassadörer) på Åbo Akademis instagram
___________________________________________________________________
Personuppgiftsansvarig
Åbo Akademi
Domkyrkotorget 3
20500 Åbo
Finland
Åbo Akademi är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som samlas in och behandlas i universitetets verksamhet – i undervisning, handledning, forskning, administration och samverkan, internt och externt.
Ansvarig enhet för den behandling som beskrivs i detta dokument:
Fakulteten för naturvetenskaper och teknik
Kontaktperson: Bettina Rehnström, kommunikatör, bettina.rehnstrom@abo.fi, 0504064815
Dataskyddsombud vid Åbo Akademi: dataskydd@abo.fi, +358 2 215 31 (växel)
__________________________________________________________________
Varför behandlar vi dina personuppgifter?
Interaktion och medverkan på Åbo Akademis instagramsida. Med interaktion avser vi ex. att delta i en ”poll” (enkät) på Instagram stories, med ”medverkan” ex. att delta i en studerandeintervju.
Enligt GDPR måste det finnas en rättslig grund för att behandla personuppgifter. Rättslig grund för att behandla dina personuppgifter är:
Samtycke: Samtycke innebär att du blir tillfrågad och svarar ja (skriftligt eller muntligt) till att dina personuppgifter behandlas för ett specifikt ändamål. Du ger samtycket fullt frivilligt efter att du tagit del av information om hur dina personuppgifter behandlas (d.v.s. samlas in, lagras, delas, arkiveras m.m.). När samtycke är den enda rättsliga grunden för att behandla dina personuppgifter har du rätt att ångra dig när som helst. Du kan meddela att du ångrat dig genom att skicka e-post till registrator@abo.fi. Den behandling som genomförts innan du återkallade samtycket påverkas inte.
Allmänt intresse eller offentlig makt: Åbo Akademi har lagstadgade uppgifter av allmänt intresse och rätt att utöva offentlig makt enligt universitetslagen. Vetenskaplig och historisk forskning är exempel på en lagstadgad uppgift av allmänt intresse.
Visa omvärlden hur det är att studera på Åbo Akademi (=allmänt intresse). Samtycke = om man själv väljer att interagera med innehållet på instagramkanalen eller om man ex. medverkar i en intervju sker det med den personens samtycke.
Vilka personuppgifter behandlas och vem behandlar dem?
Följande uppgifter behandlas då personer interagerar, ex. deltar i enkäter (”polls”) i stories:
- Instagram-kontots användarnamn
- Vad personen svarat
Vem som helst som har ett Instagram-konto kan svara på enkäterna. Frågorna i enkäterna formuleras på ett sådant sätt att inga eller minimala personuppgifter samlas in. Enkäter på Instagram går inte att göra anonyma, d.v.s de som har inloggningsuppgifter till Åbo Akademis Instagram-konto ser vem som svarat vad.
Medverkan av olika personer (andra än some-ambassadörerna själva) i some-ambassadörernas marknadsföring av Åbo Akademi som en studieplats på Instagram, följande uppgifter kan komma att behandlas:
- Bilder, videor och text där den medverkande personen kan identifieras
- Personuppgifter som den medverkande personen delar med sig av (ex. namn)
Ambassadörerna kan be olika typer av personer att medverka (ex. studerande eller anställda vid Åbo Akademi, potentiella framtida studerande, alumner) genom bild, video eller text som sedan publiceras på Åbo Akademis officiella Instagram-konto.
Läsårets some-ambassadörer och de i Åbo Akademis personal som har tillgång till kontot. Då detta dataskyddsmeddelande skrivs är de en kommunikatör, Bettina Rehnström, och de två marknadsförare som finns, Ulrika Ström och Hanna Mäkinen.
Varifrån samlas dina personuppgifter in och hur blir de behandlade?
Interaktion med de personer som följer Åbo Akademis Instagram-konto genom enkäter (”polls”) på Instagram-stories med syfte att engagera följarna och på så sätt marknadsföra Åbo Akademi som en studieplats
- Insamling: Uppgifterna samlas in direkt från personerna själva genom att de väljer att svara på en enkät som lagts ut på Åbo Akademis officiella Instgram-kontos stories.
Medverkan av olika personer (andra än some-ambassadörerna själva) i some-ambassadörernas marknadsföring av Åbo Akademi som en studieplats på Instagram.
- Det material som publiceras: Some-ambassadörerna samlar in material (bilder, videor, text) där även andra personer än de själva kan identifieras med syfte att publicera materialet på Åbo Akademis Instagram-konto. Materialet samlas in direkt från personerna själva, d.v.s. aldrig via någon annan källa. Ambassadörerna använder sina privata elektroniska verktyg (mobiltelefon) för att samla in uppgifterna.
Lagring:
Storyn, ex. innehållande enkät (”poll”) samt resultaten (vem som röstade vad) försvinner från synligheten efter 24 timmar, men lagras efter det i arkivet på Åbo Akademis officiella Instagram-konto. Enbart kontots administratörer (ambassadörerna och personalen) har tillgång till arkivet. Utvalda stories kan läggas till i ”höjdpunkter”, som är synliga tills de raderas manuellt.
Gällande material ambassadörerna samlar in (ex. studerandeintervjuer): Ambassadörerna redigerar bilderna och videorna i redigeringsverktyget Canva. Ambassadörerna kan komma att lagra material tillfälligt på sin telefon. Vi ber ambassadörerna radera materialet då de färdigt behandlat det, både från sin telefon/annat lagringsställe och Canva.
Publiceringar i flödet:
Innehåll som publiceras i flödet lagras samtidigt i arkivet till Åbo Akademis officiella Instagram-konto.
Materialet arkiveras i Instagrams egen kanal. Stories syns inte för allmänheten, allt som är publicerat i flödet syns för allmänheten.
Överförs dina personuppgifter till en tredje part (utanför Åbo Akademi) för behandling?
Ja, personuppgifterna kommer att överföras för behandling utanför Åbo Akademi.
Ja, personuppgifter kan komma att överföras till en tredje part för behandling, då de publiceras på Meta.
Ambassadörerna kan komma att lagra material där medverkande i some-ambassadörernas marknadsföring av Åbo Akademi kan identifieras i molntjänster som finns integrerade i deras mobiltelefon, såsom iCloud (Apple är leverantör) och Google Photos (Google är leverantör)
Lämnas dina personuppgifter ut till en tredje part (utanför Åbo Akademi) för den tredje partens behov?
Ja, personuppgifterna kommer att lämnas ut utanför Åbo Akademi.
Meta Platforms Inc behandlar innehåll som publiceras på Instagram för sina egna ändamål.
Överförs dina personuppgifter utanför EU/EES?
Personuppgifterna kan komma att överföras tillfälligt utanför EU/EES p.g.a. det verktyg som används.
De personuppgifter som ingår i de bilder och videor som ambassadören producerar överförs till Canva US Inc, eftersom materialet behandlas i Canva.
De uppgifter som framgår ur det material (foton, videor, text) som publiceras på Instagram överförs till Meta Platforms Inc.
__________________________________________________________________________
Vilka rättigheter har du när Åbo Akademi behandlar dina personuppgifter?
Åbo Akademi ansvarar för att vidta lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda personuppgifter mot obehörig eller olaglig behandling och mot skada på eller förlust av personuppgifter. Personuppgifter ska alltid behandlas på ett rättvist och öppet sätt i enlighet med gällande dataskyddsbestämmelser.
Enligt EU:s dataskyddsförordning GDPR (art. 12-22) har du rätt att
– få klar och tydlig information om hur dina personuppgifter behandlas och hur du kan utöva dina rättigheter (art. 12)
– få tillgång till dina personuppgifter vid Åbo Akademi och information om behandlingen (art. 15)
– få dina personuppgifter korrigerade (art. 16). Obs! Du som är anställd eller studerande vid Åbo Akademi kan göra korrigeringar själv, enligt anvisningar på intranätet.
– få dina uppgifter raderade (”rätten att bli bortglömd”) i vissa situationer (art. 17)
– begränsa behandlingen av dina personuppgifter i vissa situationer (art. 18)
– få personuppgifterna överförda mellan system i vissa situationer (art. 20)
– invända mot behandlingen av dina personuppgifter i vissa situationer (art. 21)
– inte bli föremål för automatiskt beslutsfattande, med vissa undantag (art. 22)
Du har också rätt att bli informerad om en personuppgiftsincident som innebär hög risk för dina personuppgifter (art. 34).
När ändamålet med behandlingen är vetenskaplig forskning, statistik eller arkivändamål kan rättigheterna vara begränsade med stöd av dataskyddslagen (1050/2018). Begränsningar i rättigheterna förutsätter alltid särskilda skyddsåtgärder.
Om du har frågor om dina rättigheter kan du kontakta den ansvariga kontaktpersonen (se ovan) eller Åbo Akademis dataskyddsombud (dataskydd@abo.fi). Se också den övergripande informationen om behandling av personuppgifter på Åbo Akademis webbsidor (www.abo.fi/dataskydd).
Du har rätt att framföra klagomål till dataskyddsmyndigheten om du anser att dina personuppgifter blivit olagligt behandlade enligt EU:s dataskyddsförordning GDPR.
Kontaktuppgifter till dataskyddsmyndigheten:
Dataombudsmannens byrå
PB 800
00531 Helsingfors
+358 29 566 6700 (växel)