Dataskyddsmeddelande för centralarkivet
DATASKYDDSMEDDELANDE
enligt EU:s dataskyddsförordning GDPR, art. 13 och 14
Meddelandet gäller:
Beskrivning av analogt arkivmaterial
Centralarkivets arkivsamlingar
______________________________________________________________
Personuppgiftsansvarig
Åbo Akademi
Domkyrkotorget 3
20500 Åbo
Finland
Åbo Akademi är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som samlas in och behandlas i universitetets verksamhet – i undervisning, handledning, forskning, administration och samverkan, internt och externt.
Ansvarig enhet för den behandling som beskrivs i detta dokument: Strategisk planering, verksamhetsledning och ärendehantering
Kontaktperson: Petra Åkersten, petra.akersten@abo.fi, +358 504 167 872
Dataskyddsombud vid Åbo Akademi: dataskydd@abo.fi, +358 2 215 31 (växel)
_______________________________________________________________
Varför behandlar vi dina personuppgifter?
Centralarkivet förvaltar Åbo Akademis administrativa arkivsamlingar och fungerar som slutarkiv för dem. I Åbo Akademis administrativa arkivsamlingar ingår exempelvis protokoll från Åbo Akademis konsistorium, styrelse och fakultetsråd, akademins officiella korrespondens, matriklar över studerande och kopior av examensbetyg. I arkivet förvaras analoga handlingar som rör studenter, personal, studier, beslutsfattande och förvaltning från 1910‑talet fram till idag.
Enligt GDPR måste det finnas en rättslig grund för att behandla personuppgifter. Rättslig grund för att behandla dina personuppgifter är:
Rättslig förpliktelse, EU:s allmänna dataskyddsförordning (2016/679) art. 6.1 c: Det finns lagar eller regler som gör att Åbo Akademi måste behandla dina personuppgifter i sin verksamhet.
Allmänt intresse eller offentlig makt, EU:s allmänna dataskyddsförordning (2016/679) art. 6.1 e: Åbo Akademi har lagstadgade uppgifter av allmänt intresse och rätt att utöva offentlig makt enligt universitetslagen. Vetenskaplig och historisk forskning är exempel på en lagstadgad uppgift av allmänt intresse.
För behandling av personuppgifter har det ursprungliga ändamålet varit att uppfylla Åbo Akademis lagstadgade skyldigheter som universitet och arbetsgivare.
Personuppgifter i centralarkivet behandlas utgående från arkivändamål av allmänt intresse (dataskyddsförordningen skäl 52) då förvaringstiden för det ursprungliga behandlingsändamålet har upphört. Personuppgifter i centralarkivet behandlas även för att uppfylla Åbo Akademis rättsliga förpliktelser i enlighet med gällande lagstiftning och Riksarkivets bestämmelser.
Till Åbo Akademis centralarkiv har det i regel inte överförts handlingar som innehåller särskilda kategorier av personuppgifter. I det fall att dylika handlingar har överförts till centralarkivet kan följande särskilda kategorier av personuppgifter behandlas så som hälsouppgifter. Särskilda kategorier av personuppgifter som behandlingen möjligen berör behandlas i enlighet med skäl 52 i EU:s allmänna dataskyddsförordning. Enligt skäl 52 kan särskilda kategorier av personuppgifter behandlas för t.ex. arkivändamål av allmänt intresse.
Behandlingen av personuppgifter i brottmål behandlas i enlighet med dataskyddslagens (1050/2018) 7 § moment 1 då behandlingen av personuppgifterna behövs för utredning, fastställande, utövande, försvar eller avgörande av rättsliga anspråk.
Särskilda kategorier av personuppgifter samt personuppgifter i brottmål skyddas genom begränsad åtkomst i arkivet, samt genom sekretessbeläggning.
Gällande tillgängliggörande av arkivmaterial innehållande personuppgifter, se separat processbeskrivning.
Vilka personuppgifter behandlas och vem behandlar dem?
Personuppgifter som kan förekomma i arkivsamlingarna i centralarkivet är individualiserande uppgifter som rör en fysisk person (bl.a. namn, yrkestitel, adress, födelsedatum, matrikelnummer, e-postadress, telefonnummer, utbildningsprogram, huvudämne, examen etc.) som varit nödvändiga för behandlingen av arkivmaterialet eller tolkningen av en handling.
Personalens användarrättigheter definieras och uppdateras utifrån användarens uppgiftsrelaterade användningsbehov.
Varifrån samlas dina personuppgifter in och hur blir de behandlade?
Centralarkivets administrativa arkivsamlingar består av sådana analoga handlingar som uppkommit till följd av eller som inkommit till Åbo Akademi samt avtal i vilka Åbo Akademi är avtalspart.
I huvudsak förvaras arkivmaterialet i centralarkivet varaktigt i enlighet med Åbo Akademis arkivbildningsplan. De handlingar som utgör grunden för bestämmande av pension förvaras enligt i Lagen om pension för arbetstagare (395/2006).
Överförs dina personuppgifter till en tredje part (utanför Åbo Akademi) för behandling?
Nej, personuppgifterna kommer inte att överföras för behandling utanför Åbo Akademi.
Lämnas dina personuppgifter ut till en tredje part (utanför Åbo Akademi) för den tredje partens behov?
Ja, personuppgifterna kommer att lämnas ut utanför Åbo Akademi.
Information lämnas ut i enlighet med gällande lag om offentlighet i myndigheters verksamhet (621/1999) till den del det handlar om offentlig information. Vid utelämnande av information tillämpas på personuppgifter förutom Lag om offentlighet i myndigheters verksamhet även gällande dataskyddslagstiftning.
Överförs dina personuppgifter utanför EU/EES?
Nej, personuppgifterna överförs inte utanför EU/EES.
Uppgifterna överförs inte regelmässigt utanför EU eller EES eller till internationella organisationer. I fråga om handlingars offentlighet iakttas gällande lagstiftning.
Tilläggsinformation om hur registret, systemet eller verktyget hanteras av Åbo Akademi
Principer för hur uppgifterna skyddas:
En grundval för skyddet av material innehållande personuppgifter är arkivpersonalens yrkeskunskap, till exempel beträffande identifieringen av material innehållande olika kategorier av personuppgifter.
Analogt arkivmaterial förvaras inlåst i Centralarkivets arkivutrymme. Den fysiska säkerheten tryggas och följs upp genom begränsade nyckelrättigheter, HID-loggar, övervakningskameror samt aktuella räddningsplaner. För materialet följs i mån av möjlighet Riksarkivets anvisningar för bevaring. Materialets och uppgifternas integritet och fortlevnad ombesörjs genom normal arkivvård.
_______________________________________________________________
Vilka rättigheter har du när Åbo Akademi behandlar dina personuppgifter?
Åbo Akademi ansvarar för att vidta lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda personuppgifter mot obehörig eller olaglig behandling och mot skada på eller förlust av personuppgifter. Personuppgifter ska alltid behandlas på ett rättvist och öppet sätt i enlighet med gällande dataskyddsbestämmelser.
Enligt EU:s dataskyddsförordning GDPR (art. 12–22) har du rätt att
– få klar och tydlig information om hur dina personuppgifter behandlas och hur du kan utöva dina rättigheter (art. 12)
– få tillgång till dina personuppgifter vid Åbo Akademi och information om behandlingen (art. 15)
– få dina personuppgifter korrigerade (art. 16). Obs! Du som är anställd eller studerande vid Åbo Akademi kan göra korrigeringar själv, enligt anvisningar på intranätet.
– få dina uppgifter raderade (”rätten att bli bortglömd”) i vissa situationer (art. 17)
– begränsa behandlingen av dina personuppgifter i vissa situationer (art. 18)
– få personuppgifterna överförda mellan system i vissa situationer (art. 20)
– invända mot behandlingen av dina personuppgifter i vissa situationer (art. 21)
– inte bli föremål för automatiskt beslutsfattande, med vissa undantag (art. 22)
Du har också rätt att bli informerad om en personuppgiftsincident som innebär hög risk för dina personuppgifter (art. 34).
När ändamålet med behandlingen är vetenskaplig forskning, statistik eller arkivändamål kan rättigheterna vara begränsade med stöd av dataskyddslagen (1050/2018). Begränsningar i rättigheterna förutsätter alltid särskilda skyddsåtgärder.
Om du har frågor om dina rättigheter kan du kontakta den ansvariga kontaktpersonen (se ovan) eller Åbo Akademis dataskyddsombud (dataskydd@abo.fi). Se också den övergripande informationen om behandling av personuppgifter på Åbo Akademis webbsidor (www.abo.fi/dataskydd).
Du har rätt att framföra klagomål till dataskyddsmyndigheten om du anser att dina personuppgifter blivit olagligt behandlade enligt EU:s dataskyddsförordning GDPR.
Kontaktuppgifter till dataskyddsmyndigheten:
Dataombudsmannens byrå
PB 800
00531 Helsingfors
+358 29 566 6700 (växel)