Dataskyddsmeddelande – Skolresurs fortbildningar
ÅBO AKADEMI
DATASKYDDSMEDDELANDE
enligt EU:s dataskyddsförordning GDPR, art. 13 och 14
Meddelandet gäller:
Fortbildning som arrangeras av Skolresurs
_______________________________________________________________
Personuppgiftsansvarig
Åbo Akademi
Domkyrkotorget 3
20500 Åbo
Finland
Åbo Akademi är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som samlas in och behandlas i universitetets verksamhet – i undervisning, handledning, forskning, administration och samverkan, internt och externt.
Ansvarig enhet för den behandling som beskrivs i detta dokument:
Skolresurs
Kontaktperson: Bengt-Johan Skrifvars, verksamhetsledare för Skolresurs.
E-post: bengt-johan.skrifvars@abo.fi
Tel. nr: +358 505 608 977
Dataskyddsombud vid Åbo Akademi: dataskydd@abo.fi, +358 2 215 31 (växel)
_______________________________________________________________
Varför behandlar vi dina personuppgifter?
Ändamålet för insamling av personuppgifter är
- att kunna ta emot och hantera anmälningar och hålla kontakt med dig som deltagare för att sända nödvändig information, samt för att kunna dela utvärdering efteråt.
- genom fotografering samla in och senare publicera bilder på Skolresurs/Åbo Akademis externa webb och sociala medier (Facebook, Instagram, LinkedIn) för att dela information om Skolresurs verksamhet.
- att spara statistiska data, samt allmän information om verksamheten.
Enligt GDPR måste det finnas en rättslig grund för att behandla personuppgifter. Rättslig grund för att behandla dina personuppgifter är:
Gällande insamling av persondata (förnamn, efternamn, e-postadress, telefonnummer) och eventuella önskemål på specialkost tillämpar vi samtycke.
Du ger samtycke fullt frivilligt efter att du tagit del av information om hur dina personuppgifter behandlas, genom att kryssa i rutan ”Ja, jag samtycker till att Åbo Akademi behandlar mina personuppgifter på detta sätt i samband med mitt deltagande i fortbildningen”. Med tanke på publicering av bilder är det möjligt att tacka nej till att synas på sådana, genom att i blanketten kryssa i ”Jag vill inte vara med på foton som tas under fortbildningen”.
När samtycke är den rättsliga grunden för att behandla dina personuppgifter har du rätt att ångra dig när som helst. Du kan meddela att du ångrat dig genom att skicka e-post till registrator@abo.fi. Den behandling som genomförts innan du återkallade samtycket påverkas inte.
Gällande insamling av övriga persondata (titel och tid i arbetslivet, huvudsaklig arbetsuppgift samt kontaktuppgifter till skolan) i samband med anmälan tillämpar vi allmänt intresse eller offentlig makt. Denna information används för att anpassa verksamheten till deltagarnas intressen.
Gällande lagringen av fotografierna tillämpar vi allmänt intresse som rättslig grund, för samhällets och organisationens minne och historia.
Gällande behandlingen av fotografierna tillämpar vi journalistiskt ändamål. Då ändamålet är enbart journalistiskt behöver ingen rättslig grund anges för behandlingen, på grund av undantaget i dataskyddslagen 27 §.
Gällande sparande av statistik och allmän information om verksamheten (t.ex. skolans namn), samt utskick av utvärdering tillämpar vi avtal.
Vilka personuppgifter behandlas och vem behandlar dem?
Uppgifter som samlas in via anmälan:
- Förnamn, efternamn, e-postadress, telefonnummer
- Möjligen titel och tid i arbetslivet, huvudsaklig arbetsuppgift samt kontaktuppgifter till skolan
- Eventuella önskemål på specialkost (om det vid tillfället ordnas traktering)
Personuppgifterna behandlas av personer vid Skolresurs som anses behöva uppgifterna.
Information om dieter kommer att delas med de restauranger eller företag som Skolresurs anlitat för att sköta trakteringen under tillfället/tillfällena, om sådant ingår i fortbildningen.
Varifrån samlas dina personuppgifter in och hur blir de behandlade?
Personuppgifter som samlas in via anmälan: Personuppgifter samlas in från individen själv via ett anmälningsformulär i Åbo Akademis kontaktregister (CRM).
Registrering: Anmälningsuppgifterna registreras i CRM-verktyget. En profil för personen skapas inte.
Utvärdering: Utvärderingen görs i verktyget Webropol. Svaren i utvärderingen är anonyma. Ifall ett öppet svar går att koppla till någon person, anonymiseras det enligt bästa förmåga.
Lagring och lagringstid: Anmälningsuppgifterna lagras i CRM-verktyget och i en excellista som är tillgänglig för evenemangets personal, internt. Excellistan lagras på datorer tillhörande Åbo Akademi eller evenemangets personal. Listan delas inte i molntjänster.
Personuppgifterna raderas när allt efterarbete, rapportering och dokumentering är avslutat och uppgifterna inte längre är nödvändiga, dock senast 1 år efter att projektet avslutats.
Fotografier
- Insamling: Gällande insamling av fotografier kan personalen vid Skolresurs ta bilder under tillfället.
- Lagring och lagringstid: Fotografierna lagras lokalt på nätskiva tillhörande Åbo Akademi. Fotografier som anses vara av allmänt intresse för samhällets och organisationens minne och historia lagras under 25 års tid.
- Spridning: Utvalda fotografier kan delas på Skolresurs/Åbo Akademis externa webb, sociala medier (Facebook, Instagram, LinkedIn), verksamhetsberättelser, nyhetsbrev och presentationer. Det är viktigt att vara medveten om att en bild som en gång publicerats är svår att radera efteråt, eftersom det inte går att kontrollera hur den spridits efter publicering.
Anonymiserade data från utvärderingen sparas på obestämd tid.
För vår statistikföring och rapportering om vår verksamhet kommer vi att spara information på obestämd tid om hur många som deltog, när och deltagarnas organisationer och skolor.
Överförs dina personuppgifter till en tredje part (utanför Åbo Akademi) för behandling?
CRM-verktyget levereras till Åbo Akademi av Mira Network. Mira Network fungerar därför som personuppgiftsbiträde. Personuppgifterna som överförs till Mira Network är de som registreras i CRM-verktyget i samband med anmälan.
Webropol-verktyget levereras till Åbo Akademi av Webropol Oy. Utvärderingsuppgifter som samlas in via Webropol överförs till och lagras på Webropols server i Finland.
Lämnas dina personuppgifter ut till en tredje part (utanför Åbo Akademi) för den tredje partens behov?
Ja, personuppgifter kan lämnas ut till en tredje part utanför Åbo Akademi för journalistiska ändamål. Deltagarna informeras om denna behandling före deltagandet i fortbildningen i samband med anmälan och ger sitt eventuella samtycke till att intervjuas eller att bilder på dem publiceras i media.
Överförs dina personuppgifter utanför EU/EES?
Ja, personuppgifter kan komma att överföras utanför EU/EES då utvalda bilder kan publiceras i sociala medier.
Då Skolresurs publicerar fotografier eller videoinspelningar på Instagram, Facebook (vilka ägs av Meta Platforms Inc) överförs personuppgifterna som framgår ur materialet till Meta Platforms Inc och på så sätt överförs de även utanför EU/EES.
Europeiska kommissionen har i juli 2023 givit ett beslut om att USA har en adekvat nivå på sitt dataskydd. Organisationer som överför personuppgifter från EU till USA kan certifiera sig i EU-U.S Data Privacy Framework i enlighet med adekvansbeslutet. Vid certifiering anses en adekvat skyddsnivå tillförsäkras de personuppgifter som är föremål för överföring till dessa organisationer. Meta Platforms Inc, som äger de plattformar där Åbo Akademi kommer publicera bilder (Facebook och Instagram), är certifierat under ramverket.
Eftersom Skolresurs fortbildningar kan vara av allmänhetens intresse och därmed av intresse att dokumentera för journalistiska ändamål enligt dataskyddslagen (1050/2018) 5 kap 27 § kan bilder som tas vid fortbildningar överföras för behandling utanför Åbo Akademi för journalistiska ändamål. Deltagarna informeras om denna behandling före tillfället och ger sitt samtycke till att intervjuas eller att bilder på dem publiceras i media.
_______________________________________________________________
Vilka rättigheter har du när Åbo Akademi behandlar dina personuppgifter?
Åbo Akademi ansvarar för att vidta lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda personuppgifter mot obehörig eller olaglig behandling och mot skada på eller förlust av personuppgifter. Personuppgifter ska alltid behandlas på ett rättvist och öppet sätt i enlighet med gällande dataskyddsbestämmelser.
Enligt EU:s dataskyddsförordning GDPR (art. 12-22) har du rätt att
– få klar och tydlig information om hur dina personuppgifter behandlas och hur du kan utöva dina rättigheter (art. 12)
– få tillgång till dina personuppgifter vid Åbo Akademi och information om behandlingen (art. 15)
– få dina personuppgifter korrigerade (art. 16). Obs! Du som är anställd eller studerande vid Åbo Akademi kan göra korrigeringar själv, enligt anvisningar på intranätet.
– få dina uppgifter raderade (”rätten att bli bortglömd”) i vissa situationer (art. 17)
– begränsa behandlingen av dina personuppgifter i vissa situationer (art. 18)
– få personuppgifterna överförda mellan system i vissa situationer (art. 20)
– invända mot behandlingen av dina personuppgifter i vissa situationer (art. 21)
– inte bli föremål för automatiskt beslutsfattande, med vissa undantag (art. 22)
Du har också rätt att bli informerad om en personuppgiftsincident som innebär hög risk för dina personuppgifter (art. 34).
När ändamålet med behandlingen är vetenskaplig forskning, statistik eller arkivändamål kan rättigheterna vara begränsade med stöd av dataskyddslagen (1050/2018). Begränsningar i rättigheterna förutsätter alltid särskilda skyddsåtgärder.
Om du har frågor om dina rättigheter kan du kontakta den ansvariga kontaktpersonen (se ovan) eller Åbo Akademis dataskyddsombud (dataskydd@abo.fi). Se också den övergripande informationen om behandling av personuppgifter på Åbo Akademis webbsidor (www.abo.fi/dataskydd).
Du har rätt att framföra klagomål till dataskyddsmyndigheten om du anser att dina personuppgifter blivit olagligt behandlade enligt EU:s dataskyddsförordning GDPR.
Kontaktuppgifter till dataskyddsmyndigheten:
Dataombudsmannens byrå
PB 800
00531 Helsingfors
+358 29 566 6700 (växel)
tietosuoja@om.fi
tietosuoja.fi