Skriv här det du söker efter!

Sökmaskinen är ÅA-webbens hjärta. Allt vårt innehåll ligger på endast några tangenttryckningars avstånd. Då du skrivit de första bokstäverna av ditt sökord börjar sökmotorn presentera förslag, som dessutom indelas i olika kategorier. Ju mer du skriver, desto noggrannare blir sökträffarna.

Genvägar

Brassamtal med Årets alumn Nathalie Ahlström – Dataskyddsmeddelande

ÅBO AKADEMI
www.abo.fi

DATASKYDDSMEDDELANDE
enligt EU:s dataskyddsförordning GDPR, art. 13 och 14

Meddelandet gäller:
Utveckling, utvärdering, annat (evenemang m.m.)

Om ledarskap: Ett brassamtal med Årets alumn, Nathalie Ahlström
__________________________________________________________________________

Personuppgiftsansvarig

Åbo Akademi
Domkyrkotorget 3
20500 Åbo
Finland

Åbo Akademi är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som samlas in och behandlas i universitetets verksamhet – i undervisning, handledning, forskning, administration och samverkan, internt och externt.

Ansvariga enheter för den behandling som beskrivs i detta dokument:

Teamet för samverkan vid Forskningsservice samt teamet för alumn- och karriärvägledare vid Utbildningsservice

Ingela Ollas, alumn- och karriärvägledare, alumnikoordinator@abo.fi +358 504096426

Dataskyddsombud vid Åbo Akademi: dataskydd@abo.fi, +358 2 215 31 (växel)
__________________________________________________________________________

Varför behandlar vi dina personuppgifter?

Ändamålet för insamlingen av personuppgifter är att genomföra hybridevenemanget Om ledarskap: Ett brassamtal med Årets alumn, Nathalie Ahlström vid Åbo Akademi.

Evenemanget riktar sig till såväl studerande och personal vid Åbo Akademi samt till alumner från Åbo Akademi.

För att kunna genomföra evenemanget behandlas personuppgifter av varierande slag, vilka framgår i anmälningsformuläret. Genom att godkänna detta dataskyddsmeddelande samtycker du till att såväl de personuppgifter som insamlas via anmälan som de som insamlas på plats, behandlas på det sätt som beskrivs i detta dokument.

Det är nödvändigt att behandla personuppgifter för att:

  • ta emot anmälningar genom registrering
  • sända information om programmet vid behov
  • kommunicera med deltagare inför, under och efter evenemanget i form av information i samband med deltagandet
  • säkra tryggheten för deltagarna vid evenemanget
  • för att komplettera och uppdatera Åbo Akademis alumnregister
  • genom fotografering samla in och senare publicera bilder på Åbo Akademis externa webb och sociala medier för Åbo Akademis egna journalistiska ändamål
  • överföra fotografier som Åbo Akademi ursprungligen har samlat för journalistiska ändamål till utomstående parter, t.ex. tidningar, för deras journalistiska ändamål
  • lagra fotografier som anses vara av allmänt intresse för samhällets och organisationens minne och historia
  • genom videoupptagning arrangera evenemanget virtuellt i hybrid form med deltagare på distans

Enligt GDPR måste det finnas en rättslig grund för att behandla personuppgifter. Rättslig grund för att behandla dina personuppgifter är:

  1. Samtycke används som rättslig grund för behandlingen av de personuppgifter som samlas in i samband med anmälan.

Du ger samtycke fullt frivilligt efter att du tagit del av information om hur dina personuppgifter behandlas, genom att kryssa i rutan ”Ja, jag samtycker till att Åbo Akademi behandlar mina personuppgifter på detta sätt i samband med mitt deltagande vid Om ledarskap: Ett brassamtal med Årets alumn, Nathalie Ahlström.”

När samtycke är den rättsliga grunden för att behandla dina personuppgifter har du rätt att ångra dig när som helst. Du kan meddela att du ångrat dig genom att skicka e-post till registrator@abo.fi eller till alumnikoordinator@abo.fi. Den behandling som genomförts innan du återkallade samtycket påverkas inte.

  1. Gällande behandlingen av fotografierna tillämpar vi journalistiskt ändamål. Då ändamålet är enbart journalistiskt behöver ingen rättslig grund anges för behandlingen, på grund av undantaget i dataskyddslagen 27 §.
  2. Gällande lagringen av fotografierna tillämpar vi allmänt intresse som rättslig grund, för samhällets och organisationens minne och historia.

Vilka personuppgifter behandlas och vem behandlar dem?

Uppgifter som samlas in via anmälan:

  • Förnamn (obligatorisk uppgift)
  • Efternamn (obligatorisk uppgift)
  • E-post (obligatorisk uppgift)
  • Befattning (valfri)
  • Organisation (valfri)
  • Uppgift om huruvida anmälaren är ÅA-alumn, ÅA-student, ÅA-anställd eller tillhör någon annan kategori (obligatorisk)
  • Uppgift om huruvida man tänker delta i evenemanget på plats eller följa det på distans (obligatorisk)

Uppgifter som samlas in på plats:

  • Fotografier och videoinspelning där deltagarna i evenemanget kan komma att kunna identifieras genom att de syns eller hörs.

Personuppgifterna behandlas av alumn- och karriärvägledarna, specialisten för samverkan och Åbo Akademis evenemangsproducent samt för fotografiernas del därtill av Åbo Akademi kommunikationsenhet.

Varifrån samlas dina personuppgifter in och hur blir de behandlade?

Personuppgifter som samlas in via anmälan:

Personuppgifter samlas in från individen själv via ett anmälningsformulär i Åbo Akademis kontaktregister (CRM).

Registrering: Anmälningsuppgifterna registreras i CRM-verktyget. För personer som anmält sig i egenskap av alumner kan personuppgifterna lagras varaktigt i CRM-verktyget vid Åbo Akademi. Om en personprofil inte finns för personen ifråga, skapas i sådana fall en personprofil. För personer som anmält sig som studerande, anställda eller tillhörande annan kategori skapas inga personprofiler.

Lagring och lagringstid: Anmälningsuppgifterna lagras i CRM-verktyget och i form av en excellista som är tillgänglig internt för evenemangens personal. Excellistan lagras på hemområdet på en dator tillhörande Åbo Akademi, tillhörande personen i fråga. Listan delas inte i molntjänster. Även Åbo Akademis säkerhetschef har tillgång till anmälningsuppgifterna i CRM-verktyget samt genom samma excellista. Personuppgifterna utanför CRM-verktyget raderas när allt efterarbete, all rapportering och dokumentering är avslutade och uppgifterna inte längre är nödvändiga, dock senast 1 år efter genomförandet av evenemangen.
För alumner från Åbo Akademi kan personuppgifterna lagras varaktigt i CRM verktyget vid Åbo Akademi. Om en personprofil inte finns för personen ifråga skapas i sådana fall en personprofil.

Fotografier:

Insamling: En fotograf från Åbo Akademi kommer att finnas på plats under evenemanget.

Lagring och lagringstid: Fotografierna lagras lokalt på nätskiva tillhörande Åbo Akademi. Fotografier som anses vara av allmänt intresse för samhällets och organisationens minne och historia lagras under 25 års tid.

Spridning: Utvalda bilder kan bli allmänt tillgängliga i en bildbank som delas via Åbo Akademis webbsidor. Utöver detta kan utvalda fotografier delas i sociala mediekanaler som tillhör Åbo Akademi eller Åbo Akademis verksamhetsområden.

Åbo Akademi kan också överlåta fotografier till tredje part (t.ex. tidningar) för journalistiska ändamål.

Videoupptagning

Insamling: Evenemanget är av karaktären hybrid där såväl personer på plats som på distans kan delta. En inspelning av evenemanget görs därför och strömmas direkt via Zoom, en tjänst för online möten och videokonferenser. Videoupptagningen fokuserar på de uppträdande, men även publiken på plats kan kortvarigt komma att förekomma i sändningen.

Spridning: Länken till sändningen delas endast till dem som i anmälan angett att de ämnar följa evenemanget på distans.

Lagring och lagringstid: Videoupptagningen sparas eller lagras inte.


Överförs dina personuppgifter till en tredje part (utanför Åbo Akademi) för behandling?

Ja, de personuppgifter som registreras i CRM-verktyget i samband med anmälan överförs till leverantören av CRM-verktyget. Leverantören av CRM-verktyget fungerar därför som personuppgiftsbiträde.

Lämnas dina personuppgifter ut till en tredje part (utanför Åbo Akademi) för den tredje partens behov?

Nej, inga personuppgifter lämnas ut till tredje part för den tredje partens behov.

Överförs dina personuppgifter utanför EU/EES?

Ja, utvalda bilder kan publiceras i sociala medier och sändningen strömmas via Zoom.

Europeiska kommissionen har i juli 2023 givit ett beslut om att USA har en adekvat nivå på sitt dataskydd. Organisationer som överför personuppgifter från EU till USA kan certifiera sig i till EU-U.S Data Privacy Framework i enlighet med adekvansbeslutet. Vid certifiering anses en adekvat skyddsnivå tillförsäkras de personuppgifter som är föremål för överföring till dessa organisationer. Facebook, Instagram och LinkedIn är de plattformar där Åbo Akademi publicerar bilder. Meta Platforms Inc som äger Facebook och Instagram samt LinkedIn Corporation är certifierade under ramverket. Zoom Video Communications, Inc som äger plattformen Zoom, där Åbo Akademis videoupptagning samt sändning av seminariet äger rum, är likaså certifierat under ramverket.
__________________________________________________________________________


Vilka rättigheter har du när Åbo Akademi behandlar dina personuppgifter?

Åbo Akademi ansvarar för att vidta lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda personuppgifter mot obehörig eller olaglig behandling och mot skada på eller förlust av personuppgifter. Personuppgifter ska alltid behandlas på ett rättvist och öppet sätt i enlighet med gällande dataskyddsbestämmelser.

Enligt EU:s dataskyddsförordning GDPR (art. 12-22) har du rätt att

– få klar och tydlig information om hur dina personuppgifter behandlas och hur du kan utöva dina rättigheter (art. 12)

– få tillgång till dina personuppgifter vid Åbo Akademi och information om behandlingen (art. 15)

– få dina personuppgifter korrigerade (art. 16). Obs! Du som är anställd eller studerande vid Åbo Akademi kan göra korrigeringar själv, enligt anvisningar på intranätet.

– få dina uppgifter raderade (”rätten att bli bortglömd”) i vissa situationer (art. 17)

– begränsa behandlingen av dina personuppgifter i vissa situationer (art. 18)

– få personuppgifterna överförda mellan system i vissa situationer (art. 20)

– invända mot behandlingen av dina personuppgifter i vissa situationer (art. 21)

– inte bli föremål för automatiskt beslutsfattande, med vissa undantag (art. 22)

Du har också rätt att bli informerad om en personuppgiftsincident som innebär hög risk för dina personuppgifter (art. 34).

När ändamålet med behandlingen är vetenskaplig forskning, statistik eller arkivändamål kan rättigheterna vara begränsade med stöd av dataskyddslagen (1050/2018). Begränsningar i rättigheterna förutsätter alltid särskilda skyddsåtgärder.

Om du har frågor om dina rättigheter kan du kontakta den ansvariga kontaktpersonen (se ovan) eller Åbo Akademis dataskyddsombud (dataskydd@abo.fi). Se också den övergripande informationen om behandling av personuppgifter på Åbo Akademis webbsidor (www.abo.fi/dataskydd).

Du har rätt att framföra klagomål till dataskyddsmyndigheten om du anser att dina personuppgifter blivit olagligt behandlade enligt EU:s dataskyddsförordning GDPR.

Kontaktuppgifter till dataskyddsmyndigheten:
Dataombudsmannens byrå
PB 800
00531 Helsingfors
+358 29 566 6700 (växel)
tietosuoja@om.fi
tietosuoja.fi