Dataskyddsmeddelande: Åbo Akademis diarium för förvaltnings- och administrativa ärenden
ÅBO AKADEMI
www.abo.fi
DATASKYDDSMEDDELANDE
enligt EU:s dataskyddsförordning GDPR, art. 13 och 14
Meddelandet gäller:
Beskrivning av system eller verktyg
Åbo Akademis diarium för förvaltnings- och administrativa ärenden
Personuppgiftsansvarig
Åbo Akademi
Domkyrkotorget 3
20500 Åbo
Finland
Åbo Akademi är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som samlas in och behandlas i universitetets verksamhet – i undervisning, handledning, forskning, administration och samverkan, internt och externt.
Ansvarig enhet för den behandling som beskrivs i detta dokument:
Övriga
Kontaktperson: Petra Åkersten, petra.akersten@abo.fi, +358 504167872
Dataskyddsombud vid Åbo Akademi: dataskydd@abo.fi, +358 2 215 31 (växel)
Varför behandlar vi dina personuppgifter?
Åbo Akademis diarium för förvaltnings- och administrativa ärenden (register) omfattar diarieanteckningar gällande inkomna och uppkomna ärenden inom Åbo Akademis administrativa verksamhet åren 1988-2016. Härtill hörande handlingar och dokument finns i analogt format.
Syftet med Åbo Akademis diarium för förvaltnings- och administrativa ärenden är att upprätthålla ett register för information om ärenden som har behandlats inom Åbo Akademi. Offentliga anteckningar i diariet eller i en del av det kan användas för att producera information som gör det möjligt att specificera en informationsbegäran.
På Åbo Akademis diarium för förvaltnings- och administrativa ärenden tillämpas förpliktelser som regleras i dataskyddslagstiftningen i den mån uppgifter för fysiska personer antecknas i det (t.ex. då en person införts i diariet i egenskap av part eller uppdragsgivare i ett ärende). Personuppgifter som förts in i diariet används för att specificera part eller uppdragsgivare och ärenden som behandlats.
Enligt GDPR måste det finnas en rättslig grund för att behandla personuppgifter. Rättslig grund för att behandla dina personuppgifter är:
Rättslig förpliktelse: Det finns lagar eller regler som gör att Åbo Akademi måste behandla dina personuppgifter i sin verksamhet.
Allmänt intresse eller offentlig makt: Åbo Akademi har lagstadgade uppgifter av allmänt intresse och rätt att utöva offentlig makt enligt universitetslagen. Vetenskaplig och historisk forskning är exempel på en lagstadgad uppgift av allmänt intresse.
För behandling av personuppgifter har det ursprungliga ändamålet varit att uppfylla Åbo Akademis lagstadgade skyldigheter som anordnare av utbildning.
Att uppfylla Åbo Akademis rättsliga förpliktelser i enlighet med bl.a. Riksarkivets bestämmelser. Personuppgifter i diariet behandlas även utgående från arkivändamål av allmänt intresse, då förvaringstiden för det ursprungliga behandlingsändamålet har upphört.
I Åbo Akademis diarium för förvaltnings- och administrativa ärenden har inte i regel registrerats särskilda kategorier av personuppgifter.
I det fall att dylik registrering har skett i Åbo Akademis diarium för förvaltnings- och administrativa ärenden kan följande särskilda kategorier av personuppgifter behandlas så som hälsouppgifter. Särskilda kategorier av personuppgifter som behandlingen möjligen berör behandlas i enlighet med skäl 52 i EU:s allmänna dataskyddsförordning.
Behandlingen av personuppgifter i brottmål behandlas i enlighet med dataskyddslagens 7 § moment 1 då behandlingen av personuppgifterna behövs för utredning, fastställande, utövande, försvar eller avgörande av rättsliga anspråk.
Särskilda kategorier av personuppgifter samt personuppgifter i brottmål skyddas genom begränsade användarrättigheter till diarieuppgifterna, samt genom sekretessbeläggning.
Vilka personuppgifter behandlas och vem behandlar dem?
Uppgifter som registreras i diariet kan vara individualiserande uppgifter som rör en fysisk person (bl.a. namn, yrkestitel) som är nödvändiga för identifieringen av ett ärende.
Användarrättigheterna till Åbo Akademis diarium för förvaltnings- och administrativa ärenden definieras i enlighet med 16 § i Lag om informationshantering inom den offentliga förvaltningen så att användarrättigheterna definieras och uppdateras utifrån användarens uppgiftsrelaterade användningsbehov. Användarrättigheterna till Åbo Akademis diarium för förvaltnings- och administrativa ärenden är begränsat till Åbo Akademis registratur.
Varifrån samlas dina personuppgifter in och hur blir de behandlade?
Informationskällor har varit ärenden som uppkommit till följd av eller som inkommit till Åbo Akademi samt avtal i vilka Åbo Akademi är avtalspart.
Anteckningarna i diariet (uppdragsgivare, tidpunkt för när ärendet inkommit eller uppkommit, ärendenummer samt beskrivning av ärendet) förblir i den formen enligt hur uppgifterna införts i diarieregistret.
Diarieanteckningarna i Åbo Akademis diarium för förvaltnings- och administrativa ärenden förvaras varaktigt genom Riksarkivets beslut AL 16465/07.01.01.03.02/2016. Riksarkivets beslut grundar sig på Arkivlagen 831/1994.
Överförs dina personuppgifter till en tredje part (utanför Åbo Akademi) för behandling?
Nej, personuppgifterna kommer inte att överföras för behandling utanför Åbo Akademi.
Lämnas dina personuppgifter ut till en tredje part (utanför Åbo Akademi) för den tredje partens behov?
Ja, personuppgifterna kommer att lämnas ut utanför Åbo Akademi.
Information lämnas ut i enlighet med gällande lag om offentlighet i myndigheters verksamhet till den del det handlar om offentlig information. Vid utelämnande av information tillämpas på personuppgifter förutom Lag om offentlighet i myndigheters verksamhet även gällande dataskyddslagstiftning.
Överförs dina personuppgifter utanför EU/EES?
Nej, personuppgifterna överförs inte utanför EU/EES.
Uppgifterna överförs inte regelmässigt utanför EU eller EES eller till internationella organisationer. I fråga om handlingars offentlighet iakttas gällande lagstiftning.
Vilka rättigheter har du när Åbo Akademi behandlar dina personuppgifter?
Åbo Akademi ansvarar för att vidta lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda personuppgifter mot obehörig eller olaglig behandling och mot skada på eller förlust av personuppgifter. Personuppgifter ska alltid behandlas på ett rättvist och öppet sätt i enlighet med gällande dataskyddsbestämmelser.
Enligt EU:s dataskyddsförordning GDPR (art. 12-22) har du rätt att
- få klar och tydlig information om hur dina personuppgifter behandlas och hur du kan utöva dina rättigheter (art. 12)
- få tillgång till dina personuppgifter vid Åbo Akademi och information om behandlingen (art. 15)
- få dina personuppgifter korrigerade (art. 16). Obs! Du som är anställd eller studerande vid Åbo Akademi kan göra korrigeringar själv, enligt anvisningar på intranätet.
- få dina uppgifter raderade (”rätten att bli bortglömd”) i vissa situationer (art. 17)
- begränsa behandlingen av dina personuppgifter i vissa situationer (art. 18)
- få personuppgifterna överförda mellan system i vissa situationer (art. 20)
- invända mot behandlingen av dina personuppgifter i vissa situationer (art. 21)
- inte bli föremål för automatiskt beslutsfattande, med vissa undantag (art. 22)
Du har också rätt att bli informerad om en personuppgiftsincident som innebär hög risk för dina personuppgifter (art. 34).
När ändamålet med behandlingen är vetenskaplig forskning, statistik eller arkivändamål kan rättigheterna vara begränsade med stöd av dataskyddslagen (1050/2018). Begränsningar i rättigheterna förutsätter alltid särskilda skyddsåtgärder.
Om du har frågor om dina rättigheter kan du kontakta den ansvariga kontaktpersonen (se ovan) eller Åbo Akademis dataskyddsombud (dataskydd@abo.fi). Se också den övergripande informationen om behandling av personuppgifter på Åbo Akademis webbsidor (www.abo.fi/dataskydd).
Du har rätt att framföra klagomål till dataskyddsmyndigheten om du anser att dina personuppgifter blivit olagligt behandlade enligt EU:s dataskyddsförordning GDPR.
Kontaktuppgifter till dataskyddsmyndigheten:
Dataombudsmannens byrå
PB 800
00531 Helsingfors
+358 29 566 6700 (växel)
tietosuoja@om.fi
tietosuoja.fi