1. Personuppgiftsansvarig

Åbo Akademi är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som samlas in och behandlas i universitetets verksamhet – i undervisning, handledning, forskning, administration och samverkan, internt och externt.

Åbo Akademi

Domkyrkotorget 3

20500 ÅBO

Tfn 02 215 31

FO-nummer: 0246312-1

2. Kontaktperson i frågor om personuppgifter

Tfn 02 215 4116

E-post: arbetsforum@abo.fi

3. Dataskyddsombud

dataskydd@abo.fi

tel: +358 2 21531 (växel)

4. Registrets namn

Register över avtal för delfinansierad praktik

5. Ändamål med behandlingen av personuppgifter

samt rättslig grund för behandlingen

Syftet med register för delfinansierad praktik är att möjliggöra delfinansierad praktik som Åbo Akademi erbjuder sina studerande. Åbo Akademi kan ersätta en del av de arbetsgivarkostnader som uppkommer för att anställa en praktikant. Enheten för Samverkan (inkl. Arbetsforum) administrerar systemet med praktiksedlar för hela ÅA, med att bevilja och följa upp användningen av medlen budgeterade i Åbo Akademis praktikprojekt. Budgeten beräknas ge möjlighet till en praktiksedel för alla studerande vid ÅA en gång under sin studietid och ÅA tillämpar en förlöpande ansökningstid för delfinansierad praktik. Registret följer upp vilka praktikavtal som uppgjorts och följer med fakturering av praktikperioder. Registret har även en funktion för uppföljning av vem som utnyttjat delfinansiering, eftersom det endast är tillåtet att utnyttja delfinansierad praktik en gång under studietiden.

Personalen vid Arbetsforum behandlar den studerandes ansökan utan dröjsmål, kollar att den studerande uppfyller givna kriterier. Då kriterierna t.ex. om studierätt och antal studiepoäng uppfylls skickar personalen till den studerande

A) Manuell hantering av avtal med word-dokument: personalen ut ett beslut per e-post och bifogar bilagan ”ersättningsförbindelse för delfinansierad praktik” dvs praktiksedeln till den studerade. Den studerande fyller i sina egna uppgifter som studieuppgifter och kontaktuppgifter och skickar ersättningsförbindelsen vidare till sin kontaktperson på praktikplatsen. Arbetsgivarens kontaktperson fyller i sina kontaktuppgifter, uppgifter om handledaren och en kort beskrivning av arbetsuppgifter och skriver sedan under och skickar (helst inskannad version) till praktik.arbetsforum@abo.fi

B) Hantering i Åbo Akademis Avtalshanteringssystem: Personalen vid Arbetsforum skapar ett avtalsbotten i systemet och skapar ett formulär ”Forms” för arbetsgivaren att fylla i praktikarbetsgivarens del av praktikavtalet. Arbetsforum personalen skickar information om beviljad delfinansiering till studenten tillsammans med en webb-länk till formuläret som hör till praktikavtalet. Den studerande skickar e-posten med länken till formuläret vidare till sin kontaktperson på praktikplatsen. Kontaktpersonen fyller i formuläret i webbgränssnittet, därifrån informationen automatiskt går in i fälten i praktikavtalet i Avtalshanteringssystemet. Därefter skickar arbetsforums personal praktikavtalet för elektronisk underteckning till praktikplatsens kontaktperson.

Länk till dataskyddsmeddelande för Åbo Akademis Avtalshanteringssytem

Enligt GDPR måste det finnas en rättslig grund för att behandla personuppgifter. Rättslig grund för att behandla dina personuppgifter är:

Avtal: Du har ett avtal eller ska ingå ett avtal med Åbo Akademi och det är nödvändigt att behandla dina personuppgifter för att fullgöra avtalet.

Allmänt intresse eller offentlig makt: Åbo Akademi har lagstadgade uppgifter av allmänt intresse och rätt att utöva offentlig makt enligt universitetslagen. Vetenskaplig och historisk forskning är exempel på en lagstadgad uppgift av allmänt intresse.

Behandlingen av personuppgifter grundar sig på artikel 6 mom. 1 b i data-skyddsförordningen (avtal) och 4 § i dataskyddslagen (statistik), det vill säga behandlingen är nödvändig för genomförandet av ett avtal som du är en del av. part, eller för genomförande av åtgärder innan eller efter att ett avtal ingås. Uppgifterna kan även användas för myndighetens planerings- och utredningsuppgifter.

Registret används även för utvärdering av praktikperioden. För att skicka ut enkät, till den studerande och praktikplatsens kontaktperson, används den rättsliga grunden allmänt intresse (dataskyddsförordningen art. 6.1 e och dataskydds-lag 1050/2018, 4 § pkt 1). De pseudonyma enkätsvaren används för att utvärdera och utveckla universitetsutbildningen i enlighet med universitets uppgifter enligt universitetslag 558/2009, 2 § och 87 § samt förordningen om universitetsexamina 794/2004, 28 §

6.

Vilka personuppgifter behandlas och vem behandlar dem?

Registret för delfinansierad praktik uppstår genom både via praktikavtal (ersättningsförbindelse för delfinansierad praktik) papper och via digitala avtal som skapas i Åbo Akademis Avtalshanteringssystem.

Uppgifterna i registret kommer från

a)    Studerandes ansökan om delfinansierad praktik ”praktiksedel”

a.    Uppgifter som registreras i samband med ansökan

i.    Lagringstid/ansökningsdatum, namn, telefonnummer, postadress, matrikelnummer/studierättsnummer, fakultet, huvudämne, e-postadress, inskrivningsår, tilläggsuppgifter, namn praktikplats (arbetsgivare), beskrivning av arbetsuppgifter (öppet fält), preliminär tidpunkt för praktikperioden, information om praktikplatsen ger studiepoäng, öppet för övriga kommentarer

b)    Praktikplatsens uppgifter fylls i av praktikplatsen i avtalet antingen i form av en elektronisk enkät eller på ett avtalsbotten

a.    Arbetsgivarens namn (praktikplats), Postadress, kontaktperson för praktikplatsen, e-postadress till kontaktperson, telefonnummer till kontaktperson (frivillig uppgift), namn på person som undertecknar avtalet, startdatum för praktikplatsen, slutdatum för praktikplatsen, praktikantens lön, beskrivning av praktikantens viktigaste uppgifter, namn praktikplatsens huvudsakliga handledare,

c)    Övriga anteckningar i registret över praktikavtal

a.    Överenskommelser med kontaktpersoner, anteckningar om fakturering av delfinansiering

För utvärdering av praktikperioder skapas ett pseudonymt register frikopplat från registret med praktikavtalen. I det registreras

·         Uppgifter om respondentens utbildning som utbildningsprogram, huvudämne och inskrivningsår

·         Information om praktikplatsen, praktikplatsen namn, arbetsuppgifter på praktikplatsen, praktikperiodens tidpunkt.

·         Utvärdering av praktikplatsen med flervalsfrågor samt öppna kommentarsfält om ”krävde praktikplatsen praktiksedel, är du nöjd med den handledning du fick” skulle du rekommendera din praktikplats till andra studerande” sökade din praktikperiod arbetsgivarens kännedom om Åbo Akademi”, ”Hur kunde vi utveckla praktiksystemet”

Registret upprätthålls i form av excel-fil eller i Åbo Akademis avtalshanteringsverktyget nås endast av enheten Samverkan (inkl. Arbetsforum) personal. Inom avtalshanteringsverktyget kan även huvudanvändarna inom ledningskansliet se praktikavtalen. Avtal uppgjorda via Word eller PDF sparas på Åbo Akademis nätskiva och förmedlas via en delad e-postlåda, där endast personal vid Arbetsforum har tillgång till

De flesta uppgifter har den studerande själv uppger i ansökan, men kontrolleras i studieregistret. Andra dela är uppgifter som praktikplatsens kontaktperson uppger till praktikavtalet.

Enheten för samverkan upprätthåller register över avtalen, som finns i form av excel-fil. Avtalen lagras eller i Åbo Akademis avtalshanteringsverktyget nås endast av enheten Samverkan (inkl Arbetsforum) personal. Praktikavtal kan göras även på papper, dessa förvaras i inskannad version på enhetens hårdskiva.

Personuppgifter i registret förvaras i maximalt 10 år, varefter personuppgifter raderas. Information kan sparas längre för statistiska ändamål, t.ex. praktikplatsens namn, studentens fakultet eller studieprogram.

8. Legitim utlämning av uppgifter samt mottagarkategorier

Behandling av registrerade personuppgifter har lagts ut på uppdragsavtal:

☒ Nej

☐ Ja. Enligt följande:

9. Överföring av uppgifter utanför EU eller EES

☒ Nej

☐ Ja, till

10.

Vilka rättigheter har du när Åbo Akademi behandlar dina personuppgifter?

Åbo Akademi ansvarar för att vidta lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda personuppgifter mot obehörig eller olaglig behandling och mot skada på eller förlust av personuppgifter. Personuppgifter ska alltid behandlas på ett rättvist och öppet sätt i enlighet med gällande dataskyddsbestämmelser.

11. Lagringstid och kriterier för fastställande av lagringstid

Uppgifterna i registret sparas i maximalt 10 år, varefter personuppgifter raderas. Information kan sparas längre för statistiska ändamål, t.ex. praktikarbetsgivarens namn, fakultet. Avtalen lagras i minst 6 år som skannade PDF eller i avtalshanteringsverktyget.

12. Automatiserat beslutsfattande eller profilering samt logiken bakom och betydelsen av behandlingen

Registrerade uppgifter används för automatiserade beslut, inklusive profilering:

☒ Nej

☐ Ja, för

13. Den registrerades rättigheter

Enligt EU:s dataskyddsförordning GDPR (art. 12-22) har du rätt att

– få klar och tydlig information om hur dina personuppgifter behandlas och hur du kan utöva dina rättigheter (art. 12)

– få tillgång till dina personuppgifter vid Åbo Akademi och information om behandlingen (art. 15)

– få dina personuppgifter korrigerade (art. 16). Obs! Du som är anställd eller studerande vid Åbo Akademi kan göra korrigeringar själv, enligt anvisningar på intranätet.

– få dina uppgifter raderade (”rätten att bli bortglömd”) i vissa situationer (art. 17)

– begränsa behandlingen av dina personuppgifter i vissa situationer (art. 18)

– få personuppgifterna överförda mellan system i vissa situationer (art. 20)

– invända mot behandlingen av dina personuppgifter i vissa situationer (art. 21)

– inte bli föremål för automatiskt beslutsfattande, med vissa undantag (art. 22)

Du har också rätt att bli informerad om en personuppgiftsincident som innebär hög risk för dina personuppgifter (art. 34).

När ändamålet med behandlingen är vetenskaplig forskning, statistik eller arkivändamål kan rättigheterna vara begränsade med stöd av dataskyddslagen (1050/2018). Begränsningar i rättigheterna förutsätter alltid särskilda skyddsåtgärder.

Om du har frågor om dina rättigheter kan du kontakta den ansvariga kontaktpersonen (se ovan) eller Åbo Akademis dataskyddsombud (dataskydd@abo.fi). Se också den övergripande informationen om behandling av personuppgifter på Åbo Akademis webbsidor (www.abo.fi/dataskydd).

Du har rätt att framföra klagomål till dataskyddsmyndigheten om du anser att dina personuppgifter blivit olagligt behandlade enligt EU:s dataskyddsförordning GDPR.

Kontaktuppgifter till dataskyddsmyndigheten:

Dataombudsmannens byrå

PB 800

00531 Helsingfors

+358 29 566 6700 (växel)

tietosuoja@om.fi

tietosuoja.fi