Skriv här det du söker efter!

Sökmaskinen är ÅA-webbens hjärta. Allt vårt innehåll ligger på endast några tangenttryckningars avstånd. Då du skrivit de första bokstäverna av ditt sökord börjar sökmotorn presentera förslag, som dessutom indelas i olika kategorier. Ju mer du skriver, desto noggrannare blir sökträffarna.

Genvägar

Dataskyddsmeddelande – Barnens Akademi

ÅBO AKADEMI

www.abo.fi

DATASKYDDSMEDDELANDE

enligt EU:s dataskyddsförordning GDPR, art. 13 och 14

Meddelandet gäller:

Barnens Akademi som arrangeras av Skolresurs

__________________________________________________________________________

Personuppgiftsansvarig

Åbo Akademi

Domkyrkotorget 3

20500 Åbo

Finland

Åbo Akademi är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som samlas in och behandlas i universitetets verksamhet – i undervisning, handledning, forskning, administration och samverkan, internt och externt.

Ansvarig enhet för den behandling som beskrivs i detta dokument:

Skolresurs

Kontaktperson: Bengt-Johan Skrifvars, verksamhetsledare för Skolresurs.

E-post: bengt-johan.skrifvars@abo.fi

Tel. nr: +358 505 608 977

Dataskyddsombud vid Åbo Akademi: dataskydd@abo.fi, +358 2 215 31 (växel)

__________________________________________________________________________

Varför behandlar vi dina personuppgifter?

Ändamålet för insamling av personuppgifter är att genomföra Barnens Akademi i Skolresurs regi.

Det är nödvändigt att behandla personuppgifter för att:

  • ta emot anmälningar
  • sända information om programmet
  • kommunicera med deltagare och vårdnadshavare inför, under och efter tillfället i form av service, hjälp och handledning i samband med deltagandet
  • genom fotografering samla in och senare publicera bilder på Skolresurs/Åbo Akademis externa webb, sociala medier (Facebook, Instagram, LinkedIn), verksamhetsberättelser, nyhetsbrev och presentationer för att dela information om verksamheten.
  • bilder som tas vid Barnens Akademi kan även överföras för behandling utanför Åbo Akademi för journalistiska ändamål.

Enligt GDPR måste det finnas en rättslig grund för att behandla personuppgifter. Rättslig grund för att behandla dina personuppgifter är:

  1. Gällande publicering av bilder och frågan om att spara barnets namn tills barnet gått ut åk 6 används samtycke som rättslig grund för behandlingen av de personuppgifter som samlas in i samband med anmälan. Du ger samtycke fullt frivilligt efter att du tagit del av information om hur dina personuppgifter behandlas, genom att kryssa i rutan ”Ja, jag samtycker till att Åbo Akademi behandlar mina och mitt barns personuppgifter på detta sätt i samband med mitt deltagande i Barnens Akademi”. Med tanke på publicering av bilder är det möjligt att tacka nej till att synas på sådana, genom att svara ”Vi godkänner inte att vårt barn får vara med på foton/ bilder som tas under verkstaden/ verkstäderna” på frågan ”Samtycke av bilder/ foton på deltagarna under verkstäderna – Bilderna används för reportage från verkstäderna samt på Skolresurs och Åbo Akademis hemsida och sociala medier. Dessutom kan bilderna delas med finanisären Svenska folkskolans vänner som kan använda dem i redaktionella sammanhang (mer information sfv.fi)” i anmälan. I fall att en representant från tidning, radio eller TV (media) kommer på plats till Barnens Akademi är det möjligt att tacka nej till att synas på bild och ställa upp på intervju, genom att svara ”Nej” på frågan ”Får eleven intervjuas eller synas på bild i tidning, radio eller TV?” i anmälan. Gällande frågan om att spara barnets namn till barnet gått ut åk 6 är det möjligt att tacka nej genom att kryssa i ”Vårt barns namn får inte sparas efter att denna omgång av Barnens Akademi slutförts” på frågan ”Samtycke att spara barnets namn tills barnet gått ut åk 6. Detta för att kunna dela ut diplom med rätt antal slutförda verkstäder (om barnet deltagit i flera omgångar av Barnets Akademi).”
  2. Berättigat intresse används som rättslig grund för behandlingen av övriga personuppgifter som samlas in i samband med anmälan

    Berättigat intresse (art. 6.1 f)

    Det är nödvändigt att behandla personuppgifter för ett ändamål som gäller Åbo Akademis eller en annan parts berättigade intresse. En individs personuppgifter kan då behandlas bara om ett jämviktstest visar att skyddet av individens personuppgifter inte väger tyngre än det berättigade intresset. Berättigat intresse kan inte vara en rättslig grund när Åbo Akademi sköter sina lagstadgade universitetsuppgifter.
  3. Gällande behandlingen av fotografierna tillämpar vi journalistiskt ändamål. Då ändamålet är enbart journalistiskt behöver ingen rättslig grund anges för behandlingen, på grund av undantaget i dataskyddslagen 27 §.
  4. Gällande lagringen av fotografierna tillämpar vi allmänt intresse som rättslig grund, för samhällets och organisationens minne och historia.

Vilka personuppgifter behandlas och vem behandlar dem?

Uppgifter som samlas in via anmälan:

  • Barnets namn, ålder, storlek på laborationsrock, bildlov, samtycke till att spara barnets namn tills hen gått ut åk 6
  • Namn, telefonnummer, hemadress och e-post till vårdnadshavare

Uppgifter som samlas in på plats:

  • Fotografier

Personuppgifterna behandlas av personer vid Skolresurs som anses behöva uppgifterna för att genomföra Barnens Akademi på ett säkert sätt.

Varifrån samlas dina personuppgifter in och hur blir de behandlade?

Personuppgifter som samlas in via anmälan:

  • Personuppgifter samlas in från individen själv via ett anmälningsformulär i Åbo Akademis kontaktregister (CRM).
    • Registrering: Anmälningsuppgifterna registreras i CRM-verktyget. En profil för personen skapas inte.
    • Lagring och lagringstid: Anmälningsuppgifterna lagras i CRM-verktyget och i en excellista som är tillgänglig för evenemangets personal, internt. Excellistan lagras på hemområdet på en dator tillhörande Åbo Akademi eller evenemangets personal. Listan delas inte i molntjänster. Personuppgifterna utanför CRM verktyget raderas när allt efterarbete, rapportering och dokumentering är avslutat och uppgifterna inte längre är nödvändiga, dock senast 1 år efter genomförandet av Barnens Akademi. För de barn vars föräldrar gett tillåtelse sparas namnet tills barnet gått ut åk 6. Detta för att kunna dela ut diplom med rätt antal slutförda verkstäder (om barnet deltagit i flera omgångar av Barnets Akademi).
  • Fotografier
    • Insamling: Gällande insamling av fotografier kan personalen vid Skolresurs eller SFV ta bilder under tillfället.
    • Lagring och lagringstid: Fotografierna lagras lokalt på nätskiva tillhörande Åbo Akademi. Fotografier som anses vara av allmänt intresse för samhällets och organisationens minne och historia lagras under 25 års tid.
    • Spridning: Utvalda fotografier kan delas på Skolresurs/Åbo Akademis externa webb, sociala medier (Facebook, Instagram, LinkedIn), verksamhetsberättelser, nyhetsbrev och presentationer. Det är viktigt att vara medveten om att en bild som en gång publicerats är svår att radera efteråt, eftersom det inte går att kontrollera hur den spridits efter publicering.

Överförs dina personuppgifter till en tredje part (utanför Åbo Akademi) för behandling?

CRM-verktyget levereras till Åbo Akademi av Mira Network. Mira Network fungerar därför som personuppgiftsbiträde. Personuppgifterna som överförs till Mira Network är de som registreras i CRM-verktyget i samband med anmälan.

Gällande bilder: Ja, personuppgifter kan komma att överföras utanför EU/EES då utvalda bilder kan publiceras i sociala medier.

Då Skolresurs publicerar fotografier eller videoinspelningar på Instagram, Facebook (vilka ägs av Meta Platforms Inc) överförs personuppgifterna som framgår ur materialet till Meta Platforms Inc och på så sätt överförs de även utanför EU/EES.

Europeiska kommissionen har i juli 2023 givit ett beslut om att USA har en adekvat nivå på sitt dataskydd. Organisationer som överför personuppgifter från EU till USA kan certifiera sig i EU-U.S Data Privacy Framework i enlighet med adekvansbeslutet. Vid certifiering anses en adekvat skyddsnivå tillförsäkras de personuppgifter som är föremål för överföring till dessa organisationer. Meta Platforms Inc, som äger de plattformar där Åbo Akademi kommer publicera bilder (Facebook och Instagram), är certifierat under ramverket.

Eftersom Barnens Akademi kan vara av allmänhetens intresse och därmed av intresse att dokumentera för journalistiska ändamål enligt dataskyddslagen (1050/2018) 5 kap 27 § kan bilder som tas vid Barnens Akademi överföras för behandling utanför Åbo Akademi för journalistiska ändamål. Deltagarna informeras om denna behandling före tillfället och ger sitt samtycke till att intervjuas eller att bilder på dem publiceras i media.

Lämnas dina personuppgifter ut till en tredje part (utanför Åbo Akademi) för den tredje partens behov?

Ja, personuppgifter kan lämnas ut till en tredje part utanför Åbo Akademi för journalistiska ändamål.  Deltagarna informeras om denna behandling före deltagandet i Barnens Akademi i samband med anmälan och ger sitt eventuella samtycke till att intervjuas eller att bilder på dem publiceras i media.

Bilder kan delas med finansiären Svenska folkskolans vänner som kan använda dem i redaktionella sammanhang och under obegränsad tid använda materialet både i trycksaker och i elektronisk media, inklusive de sociala medier där SFV är aktiv (bl.a. Facebook, Instagram, LinkedIn, Tiktok).

__________________________________________________________________________

Vilka rättigheter har du när Åbo Akademi behandlar dina personuppgifter?

Åbo Akademi ansvarar för att vidta lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda personuppgifter mot obehörig eller olaglig behandling och mot skada på eller förlust av personuppgifter. Personuppgifter ska alltid behandlas på ett rättvist och öppet sätt i enlighet med gällande dataskyddsbestämmelser.

Enligt EU:s dataskyddsförordning GDPR (art. 12-22) har du rätt att

– få klar och tydlig information om hur dina personuppgifter behandlas och hur du kan utöva dina rättigheter (art. 12)

– få tillgång till dina personuppgifter vid Åbo Akademi och information om behandlingen (art. 15)

– få dina personuppgifter korrigerade (art. 16). Obs! Du som är anställd eller studerande vid Åbo Akademi kan göra korrigeringar själv, enligt anvisningar på intranätet.

– få dina uppgifter raderade (”rätten att bli bortglömd”) i vissa situationer (art. 17)

– begränsa behandlingen av dina personuppgifter i vissa situationer (art. 18)

– få personuppgifterna överförda mellan system i vissa situationer (art. 20)

– invända mot behandlingen av dina personuppgifter i vissa situationer (art. 21)

– inte bli föremål för automatiskt beslutsfattande, med vissa undantag (art. 22)

Du har också rätt att bli informerad om en personuppgiftsincident som innebär hög risk för dina personuppgifter (art. 34).

 

När ändamålet med behandlingen är vetenskaplig forskning, statistik eller arkivändamål kan rättigheterna vara begränsade med stöd av dataskyddslagen (1050/2018). Begränsningar i rättigheterna förutsätter alltid särskilda skyddsåtgärder.

Om du har frågor om dina rättigheter kan du kontakta den ansvariga kontaktpersonen (se ovan) eller Åbo Akademis dataskyddsombud (dataskydd@abo.fi). Se också den övergripande informationen om behandling av personuppgifter på Åbo Akademis webbsidor (www.abo.fi/dataskydd).

Du har rätt att framföra klagomål till dataskyddsmyndigheten om du anser att dina personuppgifter blivit olagligt behandlade enligt EU:s dataskyddsförordning GDPR.

Kontaktuppgifter till dataskyddsmyndigheten:

Dataombudsmannens byrå

PB 800

00531 Helsingfors

+358 29 566 6700 (växel)

tietosuoja@om.fi

tietosuoja.fi