Dataskyddsmeddelande – Kleindagarna 2, Skolresurs fortbildning
ÅBO AKADEMI
DATASKYDDSMEDDELANDE
enligt EU:s dataskyddsförordning GDPR, art. 13 och 14
Meddelandet gäller:
Fortbildningen Kleindagarna 2 som arrangeras av Skolresurs
_______________________________________________________________
Personuppgiftsansvarig
Åbo Akademi
Domkyrkotorget 3
20500 Åbo
Finland
Åbo Akademi är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som samlas in och behandlas i universitetets verksamhet – i undervisning, handledning, forskning, administration och samverkan, internt och externt.
Ansvarig enhet för den behandling som beskrivs i detta dokument:
Skolresurs
Kontaktperson: Bengt-Johan Skrifvars, verksamhetsledare för Skolresurs.
E-post: bengt-johan.skrifvars@abo.fi
Tel. nr: +358 505 608 977
Dataskyddsombud vid Åbo Akademi: dataskydd@abo.fi, +358 2 215 31 (växel)
_______________________________________________________________
Varför behandlar vi dina personuppgifter?
Ändamålet för insamling av personuppgifter är att genomföra Kleindagarna 2 i Skolresurs regi.
Det är nödvändigt att behandla personuppgifter för att:
- kunna ta emot och hantera anmälningar och hålla kontakt med dig som deltagare för att sända nödvändig information före, under och efter fortbildningen.
- ordna traktering och praktiska arrangemang (inklusive behandlande av eventuella önskemål på specialkost).
- genom fotografering samla in och senare publicera bilder på Skolresurs/Åbo Akademis externa webb, sociala medier (Facebook, Instagram, LinkedIn), verksamhetsberättelser, nyhetsbrev och presentationer för att dela information om verksamheten.
- bilder som tas under fortbildningen kan även överföras för behandling utanför Åbo Akademi för journalistiska ändamål.
- statistikföring.
Enligt GDPR måste det finnas en rättslig grund för att behandla personuppgifter. Rättslig grund för att behandla dina personuppgifter är:
1. Samtycke används som rättslig grund för behandlingen av de personuppgifter som samlas in i samband med anmälan.
Samtycke används som rättslig grund för behandlingen av personuppgifter för ändamålet som beskrivs i detta dataskyddsmeddelande, eftersom ingen annan rättslig grund är tillämplig.
Du ger samtycket fullt frivilligt efter att du tagit del av information om hur dina personuppgifter behandlas (d.v.s. samlas in, lagras, delas m.m.), genom att kryssa i rutan ”Ja, jag samtycker till att Åbo Akademi behandlar mina personuppgifter på detta sätt i samband med mitt deltagande i Kleindagarna 2.”
Med tanke på publicering av bilder är det möjligt att tacka nej till att synas på sådana, genom att svara ”Jag vill inte vara med på foton/ bilder som tas under fortbildningen” på frågan ”Samtycke av bilder/foton på deltagarna under fortbildningen – Bilderna kan användas för reportage från fortbildningen samt på Skolresurs och Åbo Akademis hemsida och sociala medier” i anmälan.
2. Gällande behandlingen av fotografierna tillämpar vi journalistiskt ändamål. Då ändamålet är enbart journalistiskt behöver ingen rättslig grund anges för behandlingen, på grund av undantaget i dataskyddslagen 27 §.
3. Gällande lagringen av fotografierna tillämpar vi allmänt intresse som rättslig grund, för samhällets och organisationens minne och historia.
Rätt att invända och återkalla ditt samtycke
När samtycke är den enda rättsliga grunden för att behandla dina personuppgifter har du rätt att återkalla ditt samtycke när som helst.
Om du vill återkalla ditt samtycke till att Åbo Akademi får behandla dina personuppgifter som du angett i samband med anmälan ska du meddela att du återkallar ditt samtycke genom att skicka e-post till kontaktpersonen eller registrator@abo.fi. Den behandling som genomförts innan du återkallade samtycket påverkas inte.
Vilka personuppgifter behandlas och vem behandlar dem?
Anmälan innehåller följande personuppgifter:
- Förnamn, efternamn, telefonnummer, e-postadress
- Skolans (gymnasiets) namn, undervisningsämnen
- Ev. specialdiet.
Personuppgifterna behandlas av personer vid Skolresurs som anses behöva uppgifterna.
Uppgifter som samlas in på plats:
- Fotografier
Information om dieter kommer att delas med de restauranger eller företag som Skolresurs anlitat för att sköta eventuell traktering under fortbildningen.
I sådant fall där det ingår övernattning i fortbildningen kommer namn att förmedlas till det företag som Åbo Akademi samarbetar med, för de deltagare som meddelar att de önskar övernattning.
Varifrån samlas dina personuppgifter in och hur blir de behandlade?
Personuppgifter som samlas in via anmälan:
- Personuppgifter samlas in från individen själv via ett anmälningsformulär i Åbo Akademis kontaktregister (CRM).
- Registrering: Anmälningsuppgifterna registreras i CRM-verktyget. En profil för personen skapas inte.
- Lagring och lagringstid: Anmälningsuppgifterna lagras i CRM-verktyget och i en Excellista som är tillgänglig för fortbildningens personal, internt. Excellistan lagras på hemområdet på en dator tillhörande Åbo Akademi eller fortbildningens personal. Listan delas inte i molntjänster. Även Åbo Akademis säkerhetschef har tillgång till anmälningsuppgifterna i CRM verktyget samt genom samma Excellista. Personuppgifterna raderas när allt efterarbete, rapportering och dokumentering är avslutat och uppgifterna inte längre är nödvändiga, dock senast 2 år efter genomförandet av fortbildningen.
- För fotografier
- Insamling: Gällande insamling av fotografier kan personalen vid Skolresurs ta bilder under tillfället.
- Lagring och lagringstid: Fotografierna lagras lokalt på nätskiva tillhörande Åbo Akademi. Fotografier som anses vara av allmänt intresse för samhällets och organisationens minne och historia lagras under 25 års tid.
- Spridning: Utvalda fotografier kan delas på Skolresurs/Åbo Akademis externa webb, sociala medier (Facebook, Instagram, LinkedIn), verksamhetsberättelser, nyhetsbrev och presentationer. Det är viktigt att vara medveten om att en bild som en gång publicerats är svår att radera efteråt, eftersom det inte går att kontrollera hur den spridits efter publicering.
Överförs dina personuppgifter till en tredje part (utanför Åbo Akademi) för behandling?
CRM-verktyget levereras till Åbo Akademi av Mira Network. Mira Network fungerar därför som personuppgiftsbiträde. Personuppgifterna som överförs till Mira Network är de som registreras i CRM-verktyget i samband med anmälan.
Eftersom fortbildningen kan vara av allmänhetens intresse och därmed av intresse att dokumentera för journalistiska ändamål enligt dataskyddslagen (1050/2018) 5 kap 27 § kan bilder som tas vid fortbildningen överföras för behandling utanför Åbo Akademi för journalistiska ändamål. Deltagarna informeras om denna behandling före tillfället och ger sitt samtycke till att intervjuas eller att bilder på dem publiceras i media.
Överförs dina personuppgifter utanför EU/EES?
Gällande bilder: Ja, personuppgifter kan komma att överföras utanför EU/EES då utvalda bilder kan publiceras i sociala medier.
Då Skolresurs publicerar fotografier eller videoinspelningar på Instagram, Facebook (vilka ägs av Meta Platforms Inc) eller LinkedIn (som ägs av LinkedIn Corporation) överförs personuppgifterna som framgår ur materialet till Meta Platforms Inc och LinkedIn Corporation och på så sätt överförs de även utanför EU/EES.
Europeiska kommissionen har i juli 2023 givit ett beslut om att USA har en adekvat nivå på sitt dataskydd. Organisationer som överför personuppgifter från EU till USA kan certifiera sig i EU-U.S Data Privacy Framework i enlighet med adekvansbeslutet. Vid certifiering anses en adekvat skyddsnivå tillförsäkras de personuppgifter som är föremål för överföring till dessa organisationer. Meta Platforms Inc, som äger de plattformar där Åbo Akademi kommer publicera bilder (Facebook och Instagram) samt LinkedIn Corporation är certifierade under ramverket.
_______________________________________________________________
Vilka rättigheter har du när Åbo Akademi behandlar dina personuppgifter?
Åbo Akademi ansvarar för att vidta lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda personuppgifter mot obehörig eller olaglig behandling och mot skada på eller förlust av personuppgifter. Personuppgifter ska alltid behandlas på ett rättvist och öppet sätt i enlighet med gällande dataskyddsbestämmelser.
Enligt EU:s dataskyddsförordning GDPR (art. 12-22) har du rätt att
– få klar och tydlig information om hur dina personuppgifter behandlas och hur du kan utöva dina rättigheter (art. 12)
– få tillgång till dina personuppgifter vid Åbo Akademi och information om behandlingen (art. 15)
– få dina personuppgifter korrigerade (art. 16). Obs! Du som är anställd eller studerande vid Åbo Akademi kan göra korrigeringar själv, enligt anvisningar på intranätet.
– få dina uppgifter raderade (”rätten att bli bortglömd”) i vissa situationer (art. 17)
– begränsa behandlingen av dina personuppgifter i vissa situationer (art. 18)
– få personuppgifterna överförda mellan system i vissa situationer (art. 20)
– invända mot behandlingen av dina personuppgifter i vissa situationer (art. 21)
– inte bli föremål för automatiskt beslutsfattande, med vissa undantag (art. 22)
Du har också rätt att bli informerad om en personuppgiftsincident som innebär hög risk för dina personuppgifter (art. 34).
När ändamålet med behandlingen är vetenskaplig forskning, statistik eller arkivändamål kan rättigheterna vara begränsade med stöd av dataskyddslagen (1050/2018). Begränsningar i rättigheterna förutsätter alltid särskilda skyddsåtgärder.
Om du har frågor om dina rättigheter kan du kontakta den ansvariga kontaktpersonen (se ovan) eller Åbo Akademis dataskyddsombud (dataskydd@abo.fi). Se också den övergripande informationen om behandling av personuppgifter på Åbo Akademis webbsidor (www.abo.fi/dataskydd).
Du har rätt att framföra klagomål till dataskyddsmyndigheten om du anser att dina personuppgifter blivit olagligt behandlade enligt EU:s dataskyddsförordning GDPR.
Kontaktuppgifter till dataskyddsmyndigheten:
Dataombudsmannens byrå
PB 800
00531 Helsingfors
+358 29 566 6700 (växel)