Beställningsblankett – utgående fjärrlån
ÅBO AKADEMI
DATASKYDDSMEDDELANDE
enligt EU:s dataskyddsförordning GDPR, art. 13 och 14
Meddelandet gäller ett bestående eller långvarigt register, ett system eller ett verktyg:
Blankett för beställning av Åbo Akademis biblioteksmaterial för utgående fjärrlån till andra bibliotek.
__________________________________________________________________________
Personuppgiftsansvarig
Åbo Akademi
Domkyrkotorget 3
20500 Åbo
Finland
Åbo Akademi är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som samlas in och behandlas i universitetets verksamhet – i undervisning, handledning, forskning, administration och samverkan, internt och externt.
Ansvarig enhet för den behandling som beskrivs i detta dokument:
Åbo Akademis bibliotek
Kontaktperson: Yrsa Neuman, Överbibliotekarie, yrsa.neuman@abo.fi, +358 2 2154193
Dataskyddsombud vid Åbo Akademi: dataskydd@abo.fi, +358 2 215 31 (växel)
__________________________________________________________________________
Varför behandlar vi dina personuppgifter?
Ändamålet med blanketten är att andra bibliotek (för deras biblioteksanvändares räkning) ska kunna fjärrlåna material som finns vid Åbo Akademis bibliotek. För detta ändamål behöver biblioteket göra en beställning.
Beställningen bör innehålla följande information:
– Bibliotekets namn
– Bibliotekets kontaktuppgifter (E-postadress, postadress, mobilnummer och faktureringsadress)
– Information om materialet de vill beställa
– Fakturareferens
– Beställningsreferens
Denna information behövs för att framgångsrikt kunna slutföra en fjärrlånebeställning och därefter fakturera det beställande biblioteket för beställningen.
Åbo Akademis bibliotek kräver inte att det beställande biblioteket anger några personuppgifter, men det händer att det beställande biblioteket anger låntagarens förnamn och/eller efternamn som beställningsreferens.
Enligt GDPR måste det finnas en rättslig grund för att behandla personuppgifter. Rättslig grund för att behandla dina personuppgifter är:
Samtycke: Samtycke innebär att du blir tillfrågad och svarar ja (skriftligt eller muntligt) till att dina personuppgifter behandlas för ett specifikt ändamål. Du ger samtycket fullt frivilligt efter att du tagit del av information om hur dina personuppgifter behandlas (d.v.s. samlas in, lagras, delas, arkiveras m.m.). När samtycke är den enda rättsliga grunden för att behandla dina personuppgifter har du rätt att ångra dig när som helst. Du kan meddela att du ångrat dig genom att skicka e-post till registrator@abo.fi. Den behandling som genomförts innan du återkallade samtycket påverkas inte.
Personuppgifter anges ibland som beställningsreferens vid beställning av fjärrlån från Åbo Akademis bibliotek.
En beställningsreferens används för att sammankoppla en beställning med den rätta beställaren samt i samband med faktureringen av beställningarna.
Det beställande biblioteket avgör själva vilken beställningsreferens de anger och beroende på det beställande bibliotekets förfarande så händer det att biblioteksanvändarens namn används som beställningsreferens.
Denna beställningsblankett kräver inte att det beställande biblioteket anger personuppgifter men de personuppgifter som ändå delges oss, anonymiseras om möjligt och behandlas konfidentiellt.
Personuppgifterna är skyddade i E-lomake och i de gemensamma e-postlådorna för fjärrlån dit endast personal som sköter fjärrlån inom ÅAB har tillträde.
Vilka personuppgifter behandlas och vem behandlar dem?
Personuppgifter som ibland anges via blanketten:
- Förnamn
- Efternamn
Personuppgifterna behandlas av personal inom Åbo Akademis bibliotek som sköter om fjärrlån.
I faktureringsskedet behandlas uppgifterna av Åbo Akademis biblioteks kontaktperson vid Certia.
Varifrån samlas dina personuppgifter in och hur blir de behandlade?
Uppgifterna samlas in via en E-lomake blankett, samt via beställningar skickade direkt till e-postadressen ill@abo.fi. eller ill-vasa@abo.fi.
Uppgifterna ges av det beställande biblioteket för den slutgiltiga biblioteksanvändarens räkning.
Beställningsblanketten är gemensam för servicepunkterna i Åbo och Vasa. Beställningarna behandlas i en gemensam e-postlåda i Åbo (ill@abo.fi) varefter de beställningar som berör material i Vasa skickas vidare till Vasas e-postlåda (ill-vasa@abo.fi) för behandling.
Uppgifterna lagras i E-lomake och i e-postlådorna för fjärrlån.
Uppgifterna som berör det beställda materialet och det beställande bibliotekets namn samt deras beställnings- och fakturareferens överförs sedan till bibliotekssystemet Ex Libris Alma, där lånet registreras.
Från Ex Libris Alma körs låneuppgifterna, beställnings- och fakturareferensen till en faktureringsfil i Microsoft Excel.
Filen skickas till Åbo Akademis biblioteks kontaktperson vid Certia som fakturerar det beställande biblioteket för fjärrlånet.
Blanketterna raderas från E-lomake och e-postlådorna efter 2 år.
Uppgifterna i Ex Libris Alma raderas 3 år efter att lånet har returnerats.
Överförs dina personuppgifter till en tredje part (utanför Åbo Akademi) för behandling?
Ja, personuppgifterna kommer att överföras för behandling utanför Åbo Akademi.
Om beställningsreferensen som getts till oss av det beställande biblioteket består av både för- och efternamn, ges endast efternamnet som beställningsreferens till Certia i samband med faktureringen av fjärrlånet.
Om beställningsreferensen består av siffror samt för- och efternamn, ges endast siffrorna som beställningsreferens till Certia.
Lämnas dina personuppgifter ut till en tredje part (utanför Åbo Akademi) för den tredje partens behov?
Nej, personuppgifterna kommer inte att lämnas ut utanför Åbo Akademi.
Överförs dina personuppgifter utanför EU/EES?
Nej, personuppgifterna överförs inte utanför EU/EES.
__________________________________________________________________________
Tilläggsinformation om hur registret, systemet eller verktyget hanteras av Åbo Akademi
Principer för hur uppgifterna skyddas:
Uppgifterna behandlas enbart av personal inom ÅAB och Certia som sköter om fjärrlån och faktureringen av dessa.
Lista över regelmässiga uppgiftskällor:
Inga uppgifter plockas från andra källor.
Principer och regelverk för lagring och lagringstid:
Uppgifterna i E-lomake och i de gemensamma e-postlådorna lagras i 2 år, varefter de raderas.
Låneuppgifterna i Ex Libris Alma raderas 3 år efter att lånet har returnerats.
Information om automatiskt beslutsfattande (då det är relevant):
Tillämpas inte här.
__________________________________________________________________________
Vilka rättigheter har du när Åbo Akademi behandlar dina personuppgifter?
Åbo Akademi ansvarar för att vidta lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda personuppgifter mot obehörig eller olaglig behandling och mot skada på eller förlust av personuppgifter. Personuppgifter ska alltid behandlas på ett rättvist och öppet sätt i enlighet med gällande dataskyddsbestämmelser.
Enligt EU:s dataskyddsförordning GDPR (art. 12-22) har du rätt att
– få klar och tydlig information om hur dina personuppgifter behandlas och hur du kan utöva dina rättigheter (art. 12)
– få tillgång till dina personuppgifter vid Åbo Akademi och information om behandlingen (art. 15)
– få dina personuppgifter korrigerade (art. 16). Obs! Du som är anställd eller studerande vid Åbo Akademi kan göra korrigeringar själv, enligt anvisningar på intranätet.
– få dina uppgifter raderade (”rätten att bli bortglömd”) i vissa situationer (art. 17)
– begränsa behandlingen av dina personuppgifter i vissa situationer (art. 18)
– få personuppgifterna överförda mellan system i vissa situationer (art. 20)
– invända mot behandlingen av dina personuppgifter i vissa situationer (art. 21)
– inte bli föremål för automatiskt beslutsfattande, med vissa undantag (art. 22)
Du har också rätt att bli informerad om en personuppgiftsincident som innebär hög risk för dina personuppgifter (art. 34).
När ändamålet med behandlingen är vetenskaplig forskning, statistik eller arkivändamål kan rättigheterna vara begränsade med stöd av dataskyddslagen (1050/2018). Begränsningar i rättigheterna förutsätter alltid särskilda skyddsåtgärder.
Om du har frågor om dina rättigheter kan du kontakta den ansvariga kontaktpersonen (se ovan) eller Åbo Akademis dataskyddsombud (dataskydd@abo.fi). Se också den övergripande informationen om behandling av personuppgifter på Åbo Akademis webbsidor (www.abo.fi/dataskydd).
Du har rätt att framföra klagomål till dataskyddsmyndigheten om du anser att dina personuppgifter blivit olagligt behandlade enligt EU:s dataskyddsförordning GDPR.
Kontaktuppgifter till dataskyddsmyndigheten:
Dataombudsmannens byrå
PB 800
00531 Helsingfors
+358 29 566 6700 (växel)