Beställningsblankett – inkommande fjärrlån
ÅBO AKADEMI
www.abo.fi
DATASKYDDSMEDDELANDE
enligt EU:s dataskyddsförordning GDPR, art. 13 och 14
Meddelandet gäller ett bestående eller långvarigt register, ett system eller ett verktyg:
Blankett för beställning av fjärrlån till studerande och medarbetare vid Åbo Akademi och Novia (Åbo)
__________________________________________________________________________
Personuppgiftsansvarig
Åbo Akademi
Domkyrkotorget 3
20500 Åbo
Finland
Åbo Akademi är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som samlas in och behandlas i universitetets verksamhet – i undervisning, handledning, forskning, administration och samverkan, internt och externt.
Ansvarig enhet för den behandling som beskrivs i detta dokument:
Åbo Akademis bibliotek
Kontaktperson: Yrsa Neuman, yrsa.neuman@abo.fi, +358 2 2154193
Dataskyddsombud vid Åbo Akademi: dataskydd@abo.fi, +358 2 215 31 (växel)
__________________________________________________________________________
Varför behandlar vi dina personuppgifter?
Ändamålet med blanketten är att studerande och medarbetare vid Åbo Akademi och Novia (Åbo) skall kunna beställa böcker eller artiklar från andra bibliotek i och utanför Finland. Beställningsblanketten är gemensam för Åbo och Vasa. Beställningarna behandlas i en gemensam e-postlåda i Åbo varefter en del skickas vidare till Vasas e-postlåda för fjärrlån. Uppgifterna om beställd bok/artikel och beställarens namn överförs sedan till bibliotekssystemet Alma, där den fortsatta behandlingen av beställningen görs.
Enligt GDPR måste det finnas en rättslig grund för att behandla personuppgifter. Rättslig grund för att behandla dina personuppgifter är:
Samtycke: Samtycke innebär att du blir tillfrågad och svarar ja (skriftligt eller muntligt) till att dina personuppgifter behandlas för ett specifikt ändamål. Du ger samtycket fullt frivilligt efter att du tagit del av information om hur dina personuppgifter behandlas (d.v.s. samlas in, lagras, delas, arkiveras m.m.). När samtycke är den enda rättsliga grunden för att behandla dina personuppgifter har du rätt att ångra dig när som helst. Du kan meddela att du ångrat dig genom att skicka e-post till registrator@abo.fi. Den behandling som genomförts innan du återkallade samtycket påverkas inte.
Ändamålet med behandlingen av personuppgifter är att kunna beställa material som fjärrlån åt rätt person och att kunna kontakta beställaren vid behov.
Namn behövs för att veta vem som har beställt boken, e-post och telefon för att kunna kontakta beställaren vid behov. Personuppgifterna är skyddade i E-lomake och de gemensamma e-postlådorna för fjärrlån dit endast personal som sköter fjärrlån inom ÅAB har tillträde.
Vilka personuppgifter behandlas och vem behandlar dem?
Personuppgifter som samlas in via blanketten:
- Förnamn
- Efternamn
- E-post
- Telefonnummer
Personuppgifterna behandlas av personal inom ÅAB som sköter om fjärrlån.
Varifrån samlas dina personuppgifter in och hur blir de behandlade?
Uppgifterna samlas in via en blankett gjord i E-lomake och uppgifterna ges av kunden själv.
Uppgifterna behövs för att identifiera beställaren i bibliotekssystemet Alma.
Uppgifterna lagras i E-lomake och i de gemensamma e-postlådorna för fjärrlån.
Uppgifterna i blanketten raderas efter 2 år från E-lomake och de gemensamma e-postlådorna för fjärrlån.
Överförs dina personuppgifter till en tredje part (utanför Åbo Akademi) för behandling?
Nej, personuppgifterna kommer inte att överföras för behandling utanför Åbo Akademi.
Lämnas dina personuppgifter ut till en tredje part (utanför Åbo Akademi) för den tredje partens behov?
Nej, personuppgifterna kommer inte att lämnas ut utanför Åbo Akademi.
Överförs dina personuppgifter utanför EU/EES?
Nej, personuppgifterna överförs inte utanför EU/EES.
__________________________________________________________________________
Tilläggsinformation om hur registret, systemet eller verktyget hanteras av Åbo Akademi
Principer för hur uppgifterna skyddas:
Uppgifterna behandlas enbart av personal inom ÅAB som sköter om fjärrlån.
Lista över regelmässiga uppgiftskällor:
Inga uppgifter plockas från andra källor
Principer och regelverk för lagring och lagringstid:
Uppgifterna i E-lomake och i de gemensamma e-postlådorna lagras i 2 år, varefter de raderas.
Information om automatiskt beslutsfattande (då det är relevant):
Tillämpas inte här.
__________________________________________________________________________
Vilka rättigheter har du när Åbo Akademi behandlar dina personuppgifter?
Åbo Akademi ansvarar för att vidta lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda personuppgifter mot obehörig eller olaglig behandling och mot skada på eller förlust av personuppgifter. Personuppgifter ska alltid behandlas på ett rättvist och öppet sätt i enlighet med gällande dataskyddsbestämmelser.
Enligt EU:s dataskyddsförordning GDPR (art. 12-22) har du rätt att
– få klar och tydlig information om hur dina personuppgifter behandlas och hur du kan utöva dina rättigheter (art. 12)
– få tillgång till dina personuppgifter vid Åbo Akademi och information om behandlingen (art. 15)
– få dina personuppgifter korrigerade (art. 16). Obs! Du som är anställd eller studerande vid Åbo Akademi kan göra korrigeringar själv, enligt anvisningar på intranätet.
– få dina uppgifter raderade (”rätten att bli bortglömd”) i vissa situationer (art. 17)
– begränsa behandlingen av dina personuppgifter i vissa situationer (art. 18)
– få personuppgifterna överförda mellan system i vissa situationer (art. 20)
– invända mot behandlingen av dina personuppgifter i vissa situationer (art. 21)
– inte bli föremål för automatiskt beslutsfattande, med vissa undantag (art. 22)
Du har också rätt att bli informerad om en personuppgiftsincident som innebär hög risk för dina personuppgifter (art. 34).
När ändamålet med behandlingen är vetenskaplig forskning, statistik eller arkivändamål kan rättigheterna vara begränsade med stöd av dataskyddslagen (1050/2018). Begränsningar i rättigheterna förutsätter alltid särskilda skyddsåtgärder.
Om du har frågor om dina rättigheter kan du kontakta den ansvariga kontaktpersonen (se ovan) eller Åbo Akademis dataskyddsombud (dataskydd@abo.fi). Se också den övergripande informationen om behandling av personuppgifter på Åbo Akademis webbsidor (www.abo.fi/dataskydd).
Du har rätt att framföra klagomål till dataskyddsmyndigheten om du anser att dina personuppgifter blivit olagligt behandlade enligt EU:s dataskyddsförordning GDPR.
Kontaktuppgifter till dataskyddsmyndigheten:
Dataombudsmannens byrå
PB 800
00531 Helsingfors
+358 29 566 6700 (växel)