Kirjoita tähän hakemasi!

Hakukoneemme on sivustomme sydän. Kaikki sisältö on saavutettavissa suoraan täältä! Heti kun olet kirjoittanut hakukenttään hakusanasi ensimmäiset kirjaimet saat eteesi kategorioittain järjestettyjä osumia, jotka tarkentuvat mitä enemmän kirjoitat.

Oikopolkuja

Tietosuojailmoitus – Åbo Akademin yleiset tapahtumat

TIETOSUOJAILMOITUS – Åbo Akademin yleiset tapahtumat

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisesti, artiklat 13 ja 14

Tiedote koskee:
Kehitystyö, evaluointi, muu (tapahtumat ym.)

Rekisterinpitäjä

Åbo Akademi
Tuomiokirkkotori 3
20500 Turku
Suomi

Åbo Akademi on rekisterinpitäjä niille henkilötiedoille, jotka kerätään ja käsitellään yliopiston toiminnassa – opetuksessa, ohjauksessa, tutkimuksessa, hallinnossa ja yhteistyössä, sekä sisäisesti että ulkoisesti.

Vastuuyksikkö tämän tietosuojailmoituksen mukaisessa käsittelyssä:
Yliopistopalvelut

Yhteyshenkilö:
Tom Grönroos, tapahtumatuottaja
events@abo.fi
+358 50 408 0882

Åbo Akademin tietosuojavastaava:
dataskydd@abo.fi, +358 2 215 31 (vaihde)

Miksi käsittelemme henkilötietojasi?

Henkilötietojen keräämisen tarkoituksena on toteuttaa edellä mainitut Åbo Akademin tapahtumat.
Yksiköt voivat käsitellä erilaisia henkilötietoja, jotka ilmenevät ilmoittautumislomakkeessa. Tämä tietosuojailmoitus kattaa kaikkien alla mainittujen henkilötietojen käsittelyn.

Henkilötietojen käsittely on tarpeen, jotta voidaan:

  • vastaanottaa ilmoittautumisia sekä ilmoittautuneiden vieraiden lukumäärä
  • lähettää ohjelmatietoja tarvittaessa
  • viestiä osallistujien kanssa ennen tapahtumaa, sen aikana ja sen jälkeen osallistumiseen liittyvissä asioissa
  • varmistaa tapahtumien turvallisuus
  • järjestää tarjoilu ja käytännön järjestelyt (mukaan lukien erityisruokavaliotoiveet)
  • valokuvauksen avulla kerätä ja myöhemmin julkaista kuvia Åbo Akademin ulkoisilla verkkosivuilla ja sosiaalisen median kanavissa Åbo Akademin omiin journalistisiin tarkoituksiin
  • välittää Åbo Akademin alun perin journalistisiin tarkoituksiin keräämiä kuvia kolmansille osapuolille, kuten sanomalehdille, heidän journalistisiin tarkoituksiinsa
  • säilyttää sellaisia valokuvia, jotka katsotaan yleisen edun kannalta merkittäviksi yhteiskunnan ja organisaation muistin ja historian kannalta

GDPR:n mukaan henkilötietojen käsittelylle on oltava oikeusperuste. Oikeusperuste henkilötietojesi käsittelylle on:

  • Suostumus, jota käytetään oikeusperusteena ilmoittautumisen yhteydessä kerättyjen henkilötietojen käsittelyssä.

Annettuasi tiedon henkilötietojesi käsittelystä voit vapaaehtoisesti antaa suostumuksesi rastittamalla ruudun:
“Kyllä, suostun siihen, että Åbo Akademi käsittelee henkilötietojani tällä tavalla osallistuessani kyseiseen tapahtumaan Åbo Akademissa.”

Kun käsittelyn oikeusperusteena on suostumus, sinulla on oikeus peruuttaa se milloin tahansa.
Voit peruuttaa suostumuksesi lähettämällä sähköpostin osoitteeseen registrator@abo.fi.
Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista tehtyyn käsittelyyn.

  • Valokuvien käsittelyssä sovelletaan journalistista tarkoitusta. Koska tarkoitus on yksinomaan journalistinen, käsittelylle ei tarvitse ilmoittaa oikeusperustetta tietosuojalain 27 §:n poikkeuksen perusteella.
  • Valokuvien säilyttämisessä sovelletaan yleistä etua oikeusperusteena yhteiskunnan ja organisaation muistin ja historian säilyttämiseksi.
Mitä henkilötietoja käsitellään ja kuka niitä käsittelee?

Ilmoittautumisen yhteydessä kerättävät tiedot:

  • Etunimi
  • Sukunimi
  • Sähköpostiosoite
  • Tarjoilutoiveet (mukaan lukien mahdolliset erityisruokavaliotoiveet)

Paikan päällä kerättävät tiedot:

  • Valokuvat

Henkilötietoja käsittelevät ne henkilöt Åbo Akademin eri yksiköissä, joille tiedot ovat tarpeellisia tapahtumien toteuttamiseksi.

Mistä henkilötietosi kerätään ja miten niitä käsitellään?

Ilmoittautumisen kautta kerättävät tiedot:
Henkilötiedot kerätään rekisteröidyltä itseltään Åbo Akademin kontaktirekisterin (CRM) ilmoittautumislomakkeen kautta.

Rekisteröinti:
Ilmoittautumistiedot tallennetaan CRM-työkaluun. Henkilölle ei luoda erillistä profiilia.
Ulkopuolisille vieraille henkilötiedot voidaan tallentaa pysyvästi CRM-työkaluun suostumuksen perusteella. Mikäli profiilia ei ole, sellainen voidaan luoda.

Säilytys ja säilytysaika:
Ilmoittautumistiedot säilytetään CRM-työkalussa ja Excel-tiedostossa, joka on sisäisesti saatavilla tapahtumien henkilöstölle.
Excel-tiedosto säilytetään Åbo Akademin omassa verkossa käyttäjän työasemalla, eikä sitä jaeta pilvipalveluissa.
Myös Åbo Akademin turvallisuuspäälliköllä on pääsy ilmoittautumistietoihin CRM-järjestelmässä ja samassa Excel-tiedostossa.
CRM:n ulkopuoliset tiedot poistetaan, kun kaikki jälkihoito, raportointi ja dokumentointi on suoritettu, kuitenkin viimeistään 1 vuoden kuluttua tapahtuman päättymisestä.

Valokuvat:
Keruu: Åbo Akademin valokuvaaja on paikalla tapahtumissa.
Säilytys ja säilytysaika: Valokuvat säilytetään paikallisesti Åbo Akademin verkkolevyllä.
Yleisen edun kannalta merkittävät kuvat säilytetään 25 vuoden ajan.

Jakelu:
Valitut kuvat julkaistaan Åbo Akademin verkkosivuilla olevassa kuvapankissa.
Lisäksi kuvia voidaan jakaa Åbo Akademin tai sen toimialueiden sosiaalisen median kanavissa.
Åbo Akademi voi myös luovuttaa valokuvia kolmansille osapuolille (esim. sanomalehdet) journalistisiin tarkoituksiin.

Luovutetaanko henkilötietoja kolmansille osapuolille käsittelyä varten?

CRM-työkalun toimittaa Åbo Akademille Mira Network, joka toimii henkilötietojen käsittelijänä. Mira Networkille siirretään ainoastaan ne henkilötiedot, jotka rekisteröidään CRM-järjestelmään ilmoittautumisen yhteydessä.

Luovutetaanko henkilötietoja kolmansille osapuolille heidän omiin tarkoituksiinsa?
Ei, henkilötietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille heidän omiin käyttötarkoituksiinsa.

Siirretäänkö henkilötietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?

Kyllä, valittuja kuvia voidaan julkaista sosiaalisessa mediassa.

Euroopan komissio on heinäkuussa 2023 todennut, että Yhdysvalloilla on riittävä tietosuojan taso.
Organisaatiot, jotka siirtävät henkilötietoja EU:sta Yhdysvaltoihin, voivat sertifioitua EU–U.S. Data Privacy Framework -järjestelyyn, joka takaa riittävän tietosuojan tason.
Meta Platforms Inc., joka omistaa alustat (Facebook ja Instagram), joilla Åbo Akademi julkaisee kuvia, on sertifioitu tämän järjestelyn mukaisesti.

Mitkä ovat oikeutesi, kun Åbo Akademi käsittelee henkilötietojasi?

Åbo Akademi vastaa siitä, että henkilötietoja suojataan asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein luvattomalta tai lainvastaiselta käsittelyltä sekä vahingoittumiselta tai katoamiselta.
Henkilötietoja käsitellään aina oikeudenmukaisesti ja avoimesti voimassa olevien tietosuojasäännösten mukaisesti.

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) artiklojen 12–22 mukaisesti sinulla on oikeus:

  • saada selkeää ja ymmärrettävää tietoa henkilötietojesi käsittelystä ja oikeuksiesi käyttämisestä (art. 12)
  • saada pääsy omiin henkilötietoihisi ja tietoa niiden käsittelystä (art. 15)
  • saada henkilötietosi oikaistuiksi (art. 16).
    Huom! Jos olet Åbo Akademin työntekijä tai opiskelija, voit tehdä korjaukset itse intranetin ohjeiden mukaisesti.
  • saada tietosi poistetuiksi (”oikeus tulla unohdetuksi”) tietyissä tilanteissa (art. 17)
  • rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä tietyissä tilanteissa (art. 18)
  • siirtää tietosi järjestelmästä toiseen tietyissä tilanteissa (art. 20)
  • vastustaa henkilötietojesi käsittelyä tietyissä tilanteissa (art. 21)
  • olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi, tietyin poikkeuksin (art. 22)

Sinulla on myös oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta, joka aiheuttaa korkean riskin henkilötiedoillesi (art. 34).

Jos käsittelyn tarkoitus on tieteellinen tutkimus, tilastointi tai arkistointi, oikeuksia voidaan rajoittaa tietosuojalain (1050/2018) mukaisesti. Rajoitukset edellyttävät aina erityisiä suojatoimia.

Jos sinulla on kysyttävää oikeuksistasi, voit ottaa yhteyttä vastuuhenkilöön (ks. yllä) tai Åbo Akademin tietosuojavastaavaan (dataskydd@abo.fi).
Lisätietoa henkilötietojen käsittelystä löytyy Åbo Akademin verkkosivuilta: www.abo.fi/dataskydd.

Sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle, jos katsot, että henkilötietojasi on käsitelty EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen vastaisesti.

Tietosuojaviranomaisen yhteystiedot:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
PL 800, 00531 Helsinki
+358 29 566 6700 (vaihde)
tietosuoja@om.fi
tietosuoja.fi