Tietosuojailmoitus yliopistojen työsuojelupäivät 15.8-16.8, Åbo Akademi

TIETOSUOJAILMOITUS

EU:n tietosuoja-asetuksen GDPR, artikla 13 ja 14

Ilmoitus koskee:

Kehitys, arviointi, muut (tapahtumat jne.)

”Työsuojelupäivät 15-16.8.2024”

Henkilötietojen rekisterinpitäjä

Åbo Akademi
Tuomiokirkontori 3
20500 Turku
Finland

Åbo Akademi on yliopiston toiminnassa – opetuksessa, ohjauksessa, tutkimuksessa, hallinnossa ja yhteistyössä, sisäisesti ja ulkoisesti – kerättyjen ja käsiteltyjen henkilötietojen rekisterinpitäjä.

Tässä asiakirjassa kuvatusta käsittelystä vastaava taho:

Universitetsservice, Personalservice

Yhteyshenkilöt:

Työsuojelupäällikkö Rikard Andersson rikard.andersson@abo.fi puh: 0400 407043

Ja työsuojeluvaltuutettu Matias Erlund, matias.erlund@abo.fi, 040 563 5293

Tietosuojavastaava vid Åbo Akademi: dataskydd@abo.fi, +358 2 215 31 (vaihde)

Miksi käsittelemme henkilötietojasi?

Henkilötietojen keräämisen tarkoitus on dokumentoida tapahtuma  ”Työsuojelupäivät 15-16.8.2024”

Henkilötietoja on käsiteltävä, jotta:

• valokuvauksen avulla kerätä ja myöhemmin julkaista kuvia Åbo Akademin ulkopuolisilla verkkosivuilla ja sosiaalisessa mediassa Åbo Akademin omiin journalistisiin tarkoituksiin
• siirtää Åbo Akademin alun perin journalistisiin tarkoituksiin keräämiä valokuvia ulkopuolisille tahoille, esim. sanomalehtiä journalistisiin tarkoituksiinsa
• tallentaa valokuvia, joita pidetään yleisesti kiinnostavina yhteiskunnan ja organisaation muistin ja historian kannalta
• jakaa kuvia osallistujien kanssa yksityiseen käyttöön, kun kaikkien henkilöiden suostumus on dokumentoitu

GDPR:n mukaan henkilötietojen käsittelylle tulee olla laillinen peruste. Henkilötietojesi käsittelyn oikeusperusta on:

1. Ilmoituksen yhteydessä kerättyjen henkilötietojen käsittelyn oikeusperustana käytetään suostumusta. Annat suostumuksen täysin vapaaehtoisesti luettuasi tiedot henkilötietojesi käsittelystä vastaamalla sähköpostiviestiin ”Kyllä, suostun siihen, että Åbo Akademi käsittelee henkilötietojani tapahtumassa otettujen valokuvien muodossa” Työsuojelupäivät 15-16.8.2024”

Vaihtoehtoisesti ”Ei, en suostu siihen, että Åbo Akademi käsittelee henkilötietojani ” Työsuojelupäivät 15-16.8.2024”” -tapahtumassa otettujen valokuvien muodossa.

Kun suostumus on henkilötietojesi käsittelyn laillinen perusta, sinulla on oikeus peruuttaa se milloin tahansa. Voit ilmoittaa katumisestasi lähettämällä sähköpostia osoitteeseen registrator@abo.fi. Tämä ei vaikuta käsittelyyn, joka suoritettiin ennen suostumuksen peruuttamista.

2. Käytämme valokuvien käsittelyssä journalistisia tarkoituksia. Koska tarkoitus on puhtaasti journalistinen, käsittelylle ei tarvitse ilmoittaa laillista perustetta tietosuojalain 27 §:n poikkeuksen vuoksi.
3. Valokuvien säilyttämisen osalta käytämme oikeusperustana yleistä etua, yhteiskunnan ja organisaation muistia ja historiaa.

Mitä henkilötietoja käsitellään ja kuka niitä käsittelee?

Rekisteröitymisen yhteydessä kerätyt tiedot:

Etunimi

Sukunimi

Sähköpostiosoite

Puhelinnumero

Työsuojelutehtävä

Erikoisruokavalio tai allergia

Työnantajan yhteystiedot ja osoite

Paikan päällä kerätyt tiedot:

Valokuvat

Varifrån samlas dina personuppgifter in och hur blir de behandlade?

• Henkilötiedot kerätään sähköpostitse
• Henkilötiedot kerätään henkilöltä itseltään Åbo Akademin yhteystietorekisteriin (CRM) olevalla ilmoittautumislomakkeella.

Ilmoittautuminen: Tiedot rekisteröidään sähköpostivastauksissa. Henkilöstä ei luoda profiilia.

Säilytys ja säilytysaika: Ilmoittautumistiedot tallennetaan excel-listaan, johon tapahtumahenkilökunta pääsee sisäisesti. Excel-lista tallennetaan verkkolevylle, listaa ei jaeta pilvipalveluissa. Henkilötiedot poistetaan, kun kaikki seurantatyöt, raportointi ja dokumentointi on suoritettu ja tietoja ei enää tarvita, mutta viimeistään 1 vuoden kuluttua toteutuksesta.

Valokuvat:

Keräys: Valokuvakokoelman osalta tilaisuuden aikana voi olla paikalla Åbo Akademin valokuvaaja.

Säilytys ja säilytysaika: Valokuvat on tallennettu paikallisesti Åbo Akademille kuuluvalle verkkolevylle. Valokuvat, joiden katsotaan olevan yleishyödyllisiä yhteiskunnan ja organisaation muistiin ja historiaan, säilytetään 25 vuotta.

Jakelu: Valitut kuvat tulevat julkisesti saataville kuvapankissa, joka jaetaan Åbo Akademin verkkosivujen kautta. Kuva(t) voidaan jakaa sähköpostitse (events@abo.fi) kyseiseen kuvaan osallistuville kaikkien asianosaisten suostumuksella ja jakaa kuvia/kuvia yksityiskäyttöön pyytäville.

Jakaminen: kaikkien kuvassa dokumentoitujen henkilöiden suostumuksella voidaan kuvat jakaa kyseisen kuvan (kuvien) osallistujien kanssa saman sähköpostin kautta.

Åbo Akademi voi myös siirtää valokuvia kolmansille osapuolille (esim. sanomalehdille) journalistisiin tarkoituksiin.

Siirretäänkö henkilötietojasi kolmannelle osapuolelle (Åbo Akademin ulkopuolelle) käsittelyä varten?

EI

Luovutetaanko henkilötietojasi kolmannelle osapuolelle (Åbo Akademin ulkopuolella) kolmannen osapuolen tarpeita varten?

Ei, henkilötietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille kolmannen osapuolen tarpeisiin

Siirretäänkö henkilötietojasi EU:n/ETA:n ulkopuolelle?

Kyllä, valitut kuvat voidaan julkaista sosiaalisessa mediassa.

Heinäkuussa 2023 Euroopan komissio teki päätöksen, jonka mukaan Yhdysvalloissa on riittävä tietosuojan taso. Organisaatiot, jotka siirtävät henkilötietoja EU:sta Yhdysvaltoihin, voivat varmentaa itsensä EU-US Data Privacy Frameworkiin riittävyyspäätöksen mukaisesti. Sertifioinnin myötä näille organisaatioille siirrettävien henkilötietojen suojan riittävä taso katsotaan taatuksi. Meta Platforms Inc, joka omistaa alustat, joilla Åbo Akademi julkaisee kuvia (Facebook ja Instagram), on sertifioitu viitekehyksen mukaisesti.

Mitä oikeuksia sinulla on, kun Åbo Akademi käsittelee henkilötietojasi?

Åbo Akademi vastaa asianmukaisten teknisten ja organisatoristen toimenpiteiden toteuttamisesta henkilötietojen suojaamiseksi luvattomalta tai laittomalta käsittelyltä sekä henkilötietojen vahingoittumiselta tai katoamiselta. Henkilötietoja tulee aina käsitellä reilulla ja läpinäkyvällä tavalla sovellettavien tietosuojamääräysten mukaisesti.

EU:n tietosuoja-asetuksen GDPR (artiklat 12-22) mukaan sinulla on oikeus

saada selkeää ja yksiselitteistä tietoa siitä, miten henkilötietojasi käsitellään ja kuinka voit käyttää oikeuksiasi (artikla 12 artikla)

– pääset käsiksi henkilötietoihisi Åbo Akademissa ja tiedot käsittelystä (artikla 15)

– oikaista henkilötietosi (artikla 16).

– poista tietosi (”oikeus tulla unohdetuksi”) tietyissä tilanteissa (artikla 17)

– rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä tietyissä tilanteissa (artikla 18)

– siirtää henkilötietoja järjestelmien välillä tietyissä tilanteissa (artikla 20 )

– vastustaa henkilötietojesi käsittelyä tietyissä tilanteissa (artikla 21 )

– eivät ole automaattisen päätöksenteon alaisia ​​tiettyjä poikkeuksia lukuun ottamatta (artikla 22 )

Sinulla on myös oikeus saada tieto henkilötietotapahtumasta, johon liittyy suuri riski henkilötiedoillesi (artikla 34 ).

Kun käsittelyn tarkoituksena on tieteellinen tutkimus, tilastointi tai arkistointi, oikeuksia voidaan rajoittaa tietosuojalain (1050/2018) tuella. Oikeuksien rajoittaminen vaatii aina erityisiä suojatoimenpiteitä.

Jos sinulla on kysyttävää oikeuksistasi, voit ottaa yhteyttä vastaavaan yhteyshenkilöön (katso yllä) tai Åbo Akademin tietosuojavastaavaan (dataskydd@abo.fi). Katso myös yleistiedot henkilötietojen käsittelystä Åbo Akademin verkkosivuilta (www.abo.fi/dataskydd).

Sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle, jos uskot, että henkilötietojasi on käsitelty EU:n tietosuoja-asetuksen GDPR:n mukaisesti.

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki

Vaihde: 029 56 66700

Sähköposti: tietosuoja@om.fi