Tarjouspyyntö

Lahjatavarat ja liikelahjat

Diaarinumero: ÅA/1075/02.05.01/2019

1. Hankinnan kohde.

Åbo Akademi pyytää tarjouksia lahjatavaroista ja liikelahjoista. Åbo Akademin eri akateemiset yksiköt sekä hallinto tarvitsevat lahjatavaroita ja liikelahjoja markkinointitarkoituksiin sekä muihin muistamisiin.

2. Soveltuvuusvaatimukset

Tarjoajalla tulee olla viimeisen kolmen vuoden ajalta relevanttia kokemusta ja näyttöä keskisuuren (vähintään 500 työntekijän) yrityksen lahjatavaroiden tai liikelahjojen sopimuskumppaneista.

-Tarjoajan referenssiluettelo viimeksi kuluneen kolmen vuoden aikana toteutetuista vastaavista yhteistyösopimuksista (vähintään kolme referenssiä).

-Vastaavat tiedot, todistukset ja selvitykset on toimitettava pyydettäessä myös mahdollisten alihankkijoiden osalta.

3. Hankinnan kohteelle asetetut vaatimukset.

Åbo Akademi edellyttää liikelahjojen sopivan Åbo Akademin julkiseen kuvaan ja tavoitteisiin.Lahjatavarat noudattavat Åbo Akademin graafisen ilmeen.
Lahjatavaroiden tuotannon tulee olla kestävän kehityksen periaatteiden mukaista.

Lahjatavarat on jaettu neljään tuoteryhmään:

1. Edulliset mainostuotteet. Messuja, konferensseja ja opiskelijarekrytointia varten. Hankintahinta 0,50-3 € (alv 0%)
2. Käyttötuotteita. Tekstiilejä, mukeja, sateenvarjoja, muistitikkuja, 10-25 € (alv 0%)
3. Sidosryhmälahjat. Keskihintaisia 20-40 € (alv 0%) lahjoja jotka annetaan yhteistyökumppaneille.
4. Arvokkaampia lahjoja. Ainutlaatuisia designtuotteita 40-60 €
   (alv 0%) jotka soveltuvat sekä kansainvälisille että kotimaisille vieraille.

Tarjouksesta tulee ilmetä tässä tarjouspyynnössä sekä sen liitteissä vaaditut tiedot. Tarjottujen palvelujen tulee olla tarjouspyynnön mukaisia. Tarjouspyyntöä ja sen liitteitä vastaamaton tarjous hylätään. Myöhässä tarjous hylätään.

4. Hankintamenettely

Ilmoitus on julkaistu Åbo Akademin verkkosivuilla, https://www.abo.fi/fi/lahjatavarat-ja-liikelahjat/. Hankinta ei ylitä hankintalain 25 §:n kynnysarvon.

5. Hankintapäätös

Hankintapäätöksestä ilmoitetaan kaikille tarjoajille sähköisesti. Tarjouksen antajan on tarjouksessa ilmoitettava sähköpostiosoite, johon hankintapäätös annetaan tiedoksi.

Hankintapäätöksen jälkeen teh­dään hankintaa koskevat kirjallinen sopimus. Sopimus osapuolten välillä syntyy vasta hankintasopimuksen allekirjoittamisella.

6. Sopimuskausi ja yleiset sopimusehdot

Sopimuskausi on lokakuu 2019 – lokakuu 2021. Hankintayksikkö varaa oikeuden jatkaa sopimuskautta yhdellä (1) vuodella. Optiovuosi kattaa samat palvelut kuin ensimmäinen sopimuskausi. Optiovuoden käyttöönotosta päätetään erikseen.

Jos sopimus- ja hankinta-asiakirjat ovat keskenään ristiriidassa, noudatetaan niitä seuraavassa keskinäisessä pätevyysjärjestyksessä:

1. Tilaajan ja toimittajan välinen sopimus
2. Tämä tarjouspyyntö liitteineen
3. Julkisten tavarat yleiset sopimusehdot
4. Palveluntuottajan tarjous liitteineen

Palvelut laskutetaan jälkikäteen tehdyn työn perusteella. Maksuehto on 30 päivää netto ja viivästyskorko korkolain (633/1982) mukainen.

Hankintoihin sovelletaan hankinta-asiakirjojen lisäksi Julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja tavarahankinnoille (liite 3).

7. Hinnoitteluehdot

Annettujen tarjoushintojen tulee olla kiinteät koko sopimuskauden ajan. Tarjouksen antajalla on mahdollisuus esittää hinnan tarkastusta ennen mahdollisten optiovuosien alkamista. Tarjouksen antajan on tällöin osoitettava hintojen korotusperusteet ja niiden vaikutus kokonaishintaan. Hintaa voidaan korottaa vain, jos muutos kustannuskehityksessä on olennainen. Mahdolliset hinnan tarkistukset tulevat voimaan Åbo Akademin hyväksymisellä.

Hinnat tulee ilmoittaa kiinteinä ilman arvonlisäveroa. Tarjouksen hinnoittelussa käytetään tämän tarjouspyynnön liitettä 2, joka tulee palauttaa täytettynä tarjouksen liitteenä. Tarjoaja saa kutsun tulla esittelemään kahta tuotetta jokaisesta tuoteryhmästä.

Tarjous- ja hintaliitteen (liite 2.) tuotteet ovat tarjousvertailulaskelmia varten eikä Åbo Akademi sitoudu hankkimaan tässä arvioimaansa tuotteita eikä määriä.

Tarjoajan tulee tarjouksessaan ilmoittaa toimitusaikatiedot. Tarjous- ja hintaliitteessä tulee ilmoittaa toimitusaika arkipäivinä.

8. Tarjousten käsittely

Tarjousten arviointi toteutetaan kolmessa vaiheessa:

1. Tarjoajan soveltuvuuden arviointi
2. Tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuus ja tarjouksen esittäminen
3. Tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailu

9. Tarjousten vertailu

Tarjouksista valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin käyttäen seuraavia valintaperusteita:

Hinta ja valikoiman kattavuus:70 p

Kunkin tuoteryhmän halvin kokonaishinta saa täydet pisteet (17,5p), muut suhteutetaan siihen (halvin/vertailtava hinta x 17,5p).  Toimittajan kokonaispisteet saadaan laskemalla kustakin tuoteryhmästä saadut pisteet yhteen (maksimipisteet 70p).

Laatu: 30p, muodostuu seuraavista tekijöistä:

1. Sopivuus Åbo Akademin viestintään (tehtävien keskiarvo), yliopiston hengen mukainen 10 pistettä. Arvio on asteikolla 1-10 (1= erittäin heikko, 10=erittäin hyvä)
2. Tuote valmistetaan kierrätysmateriaalista, enintään 10 pistettä seuraavasti: Kaikki neljä tuotetta 10 pistettä, kolme tuotetta 7,5 pistettä, kaksi tuotetta 5 pistettä, yksi tuote 2,5 pistettä ja jos mikään tuotteista ei valmisteta kierrätysmateriaalista 0 pistettä.
3. Toimitusaika 10 pistettä (pisteet lasketaan sen tuotteen mukaan jolla on pisin toimitusaika). 1-5 päivää saa 10 pistettä .1-2 viikkoa saa 5 pistettä, ja 3-4 viikkoa saa 2 pistettä, muut jäävät ilman pisteitä.

Laadun arvioinnin tekevät Åbo Akademin asiantuntijat. Arviointi tehdään liitteen 1 vastauksien perusteella.

10. Osatarjous ja vaihtoehtoinen tarjous

Osa- tai vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä.

11. Alihankinta

Tarjouksen antaja voi hankkia määrittämänsä osan palveluista alihankintana. Palveluntuottaja vastaa alihankkijan työstä kuin omastaan.

Tarjouksen antajan tulee ilmoittaa käyttämänsä alihankkijat Åbo Akademille (mm. nimet, referenssit, sovitut vastuualueet jne.) ja alihankkijoita koskevat samat vaatimukset kuin tarjouksen antajaa. Åbo Akademi voi perustellusta syystä kieltää tarjouksen antajaa käyttämästä tiettyä alihankkijaa.

12. Tarjouksen voimassaoloaika

Tarjousten tulee olla sitovina voimassa vähintään kaksi (2) kuukautta tarjousten viimeisestä jättöpäivästä lukien ja voittaneen tarjouksen osalta siihen asti kunnes sopimus on tehty.

13. Tarjouksen jättäminen

Tarjous on tehtävä ruotsin- tai suomenkielellä.

Sitovat tarjoukset liitteineen on jätettävä viimeistään – 14.10. 2019 kello 15.00mennessä Åbo Akademin kirjaamoon osoitteeseen registrator@abo.fi

Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen.

Määräajan jälkeen saapuneet tarjoukset suljetaan tarjouskilpailun ulkopuolelle.

14. Tarjousasiakirjojen julkisuus

Tarjousasiakirjojen julkisuuteen sovelletaan laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016) ja viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lakia (621/1999). Tarjoukset tulevat asianosaisia, kuten tarjouksen tehneitä tarjoajia, kohtaan liike- ja ammattisalaisuuksia lukuun ottamatta julkisiksi sen jälkeen, kun hankintapäätös on tehty. Tarjoukset tulevat liike- ja ammattisalaisuuksia lukuun ottamatta yleisesti julki­siksi sen jälkeen, kun hankintasopimus on tehty.

Tarjoukset on laadittava siten, että ne eivät sisällä liike- ja ammattisalai­suuksia. Jos liike- ja ammattisalaisuuksien sisällyttäminen tarjoukseen on välttämä­töntä, liike- ja ammattisalaisuudet tulee ilmoittaa erillisellä tarjouksen liitteellä, johon liike- ja ammattisalaisuudet on selkeästi, konkreettisesti ja yksiselitteisesti merkitty. Tarjoushintaa koskevat tiedot ovat edellä mainitun lainsäädännön mukaan julkisia.

15. Lisätiedot

Tarjoajien syrjimättömän ja tasapuolisen kohtelun varmistamiseksi tarjouspyyntöä koskeviin kysymyksiin vastataan ainoastaan kirjallisesti sähköpostilla. Kysymykset tulee esittää viimeistään 7.10.2019 sähköpostilla osoitteeseen ustrom@abo.fi. Sähköpostin otsikkona (aiheena) tulee olla ”Lisätietopyyntö, mainoslahjat Åbo Akademi”. Tarjoajien tasapuolisen kohtelun vuoksi emme vastaa puhelimitse esitettyihin kysymyksiin.

Esitetyistä kysymyksistä ja niihin annetuista vastauksista laaditaan yhteenveto, joka lähetetään kaikille tarjoajille sähköpostitse viimeistään 9.10.2019. Vastausten toimittamista varten jokaisen tarjoajan tulee ilmoittaa yhteystietonaan toimiva sähköpostiosoite mahdollisimman pian tarjouspyynnön vastaanottamisen jälkeen yllä mainittuun sähköpostiosoitteeseen. Jos tarjoaja ei toimita yhteystietojaan, tarjoaja kantaa itse vastuun siitä, että tarjoajalle ei voida toimittaa kysymyksiä ja niihin annettuja vastauksia sekä muita mahdollisia lisätietoja. 

LIITE 1

Liite 2. Tarjous- ja hintalomake_2019

LIITE 3 JYSE 2014 Tavarat JYSE tavarat

LIITE 4 Åbo Akademin graafisen ilmeen ohjeistus grafrek_2019_print(6)

Kysymykset ja vastaukset 

1. Tarkennus tuotteiden materiaaliin 

Tuleeko tuotteiden materiaalin oltava kierrätettyä vai kierrätettävää?  

Vastaus: Kierrätettyä jos on mahdollista

1. T-paita 

Tuleeko t-paitojen mallin olla naisille ja miehille omansa, vai unisex-malli? 

T-paidan kauluksen malli O- vai V-aukko? 

Vastaus: saa olla unisex, O-aukko 

T-paidan materiaalin laatu (kampa- vai karstapuuvilla, sekä grammamäärä)? 

Vastaus: Halvempi vaihtoehto 

T-paidan väri? Vastaus: Graafinen ilmeen mukana eli saa valita väri itse 

Onko t-paidan painatus 2-värinen yhteen kohtaan, vai 1-värinen logo kahteen kohtaan paitaa? 

Vastaus: Missään ei lue että se on logo. Tiedän on oltava luova tässä.  

1. Silkkisolmio 

Tuleeko silkkisolmion olla yksivärinen (ja esim. omalla etiketillä) vai omalla kuosilla? 

Vastaus: yksivärinen omalla kuosilla/etiketillä 

1. Tarjoiluvati 

Tuleeko tarjoiluvati merkata? 

Tarvitseeko tarjoiluvadilla olla personoitu lahjapakkaus, vai saako tuote olla omassa vakiopakkauksessaan? 

Vastaus: Tarjoiluvati personoidulla lahjapakkauksella 

Pitääkö tarjoiluvadin olla designtuote? Vastaus: Kyllä designtuote