Laatimispäivä 13.3.2024

1. Rekisterinpitäjän nimi ja yhteystiedot

Åbo Akademi

Postiosoite: Tuomiokirkontori 3, 20500 TURKU

Käyntiosoite: Tuomiokirkonkatu 3, TURKU

Tietosuojavastaava Anna-Maria Nordman, dataskydd(a)abo.fi

2. Yhteyshenkilö tutkimusrekisteriä koskevissa asioissa

Tutkimusassistentti Hanna Holmbäck, hanna.holmback(a)abo.fi. Osoite: Samforsk, Åbo Akademi, ASA A4, 20500 TURKU

3. Tutkimuksen suorittajat

Tutkimuksen vastuullinen johtaja: Tutkimusjohtaja Lauri Rapeli, lauri.rapeli(a)abo.fi. Osoite: Samforsk, Åbo Akademi, ASA A4, 20500 TURKU.

Tutkimushanketta koordinoi Åbo Akademi, joka vastaa tutkimusrekisterin ylläpidosta. Gen²-hankkeen tutkijoilla ja työntekijöillä on oikeus käsitellä tutkimuksen kautta kerättyä tietoa.

4. Mitkä ovat henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste?

Keräämme ja käsittelemme henkilötietoja tieteellisen tutkimuksen toteuttamista, osallistujien rekrytointia ja kyselyjen ylläpitämistä varten. Tietoja käytetään Gen²–tutkimuksen yhteydenottoihin ja hanketta koskevaan tutkimustyöhön. Tietoja tarvitaan tutkimuksessa tehtävien kyselyjen toteuttamiseen ja yhdistämiseen. Henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on EU:n tietosuoja-asetuksen artiklan 6 kohta 1e eli yleisen edun mukainen tieteellisen tutkimuksen toteuttaminen, Suomen tietosuojalain 4 § 3-kohdan mukaisesti. Arkaluontoisten henkilötietojen käsittelyn peruste on EU:n tietosuoja-asetuksen artiklan 9 kohta 2j ja tietosuojalain 6 §:n 7-kohta.

5. Mitä tietoja käsittelemme?

Tarvitsemme henkilötietoja ensisijaisesti tutkimuksen osallistujien tavoittamiseen ja rekrytointiin. Tavoittaaksemme osallistujat ja lähettääksemme heille kyselyitä, tarvitsemme heidän sähköpostiosoitteensa. Uusien osallistujien rekrytointia varten käsittelemme osoitetietoja.

Kun rekrytoimme uusia osallistujia tutkimukseen kutsukorttien avulla, käsittelemme seuraavia tietoja: nimi, sukupuoli, äidinkieli, kotiosoite, postinumero, postitoimipaikka, kotikunta, syntymävuosi ja vanhempien syntymävaltio. Nämä tiedot saadaan Digi- ja väestötietovirastolta ja poistetaan rekrytointikampanjan päätyttyä. Käytämme tietoja kutsukorttien lähettämiseen.

Kun rekisteröidyt tutkimukseen keräämme sinulta seuraavat henkilötiedot: sähköpostiosoite, syntymävuosi, koulutustaso, sukupuoli, äidinkieli, kotikunta, ammatillinen tilanne ja vanhempien syntymävaltio. Sähköpostiosoitteita käytetään ainoastaan osallistujien tavoittamiseen, muita tietoja voidaan käyttää erilaisissa tilastollisissa analyyseissä.

Tietyt henkilötiedot lasketaan GDPR:än mukaan arkaluonteisiksi. Tutkimuksessa kerättäviä arkaluonteisia henkilötietoja ovat vastaajan poliittiset mielipiteet, filosofiset vakaumukset ja etninen alkuperä.

Keräämme myös teknistä tietoa laitteesta, jonka avulla vastaat kyselyihimme. Kun vastaat kyselyyn, laitteesi IP-osoite ja paikkatieto tallennetaan. Nämä tiedot kerätään kyselyn laadun varmistamiseksi. Pystymme näiden tietojen avulla tarkistamaan, ettei liian monta vastausta tule samasta paikasta tai IP-osoitteesta. Näin pyrimme varmistamaan, ettei tutkimusta yritetä manipuloida. Emme käytä tietoja muihin tarkoituksiin. Nämä tiedot poistetaan myös aineistosta ennen kuin sen analysointi aloitetaan.

Kyselyihimme annettuja vastauksia käytetään yhteiskuntatieteelliseen tutkimukseen ja niitä analysoidaan erilaisilla tilastollisilla menetelmillä. Välttääksemme samojen kysymysten toistamisen joka kyselyssä ja mahdollistaaksemme sen tutkimisen, miten mielipiteet kehittyvät ajan myötä, aiemmin annettuja vastauksia voidaan yhdistää myöhemmin annettuihin vastauksiin. Tuloksia julkaistaan kuitenkin aina ryhmämuodossa, jolloin yksittäisten vastaajien tunnistaminen on mahdotonta.

Kyselyvastaukset ovat kyselypalvelussamme yhdistetty sähköpostiosoitteisiin, mutta ennen kuin vastausten analysointi aloitetaan vastaukset pseudonymisoidaan. Kun lataamme vastausaineiston kyselypalvelusta, sähköpostiosoitteet poistetaan tiedostosta ja korvataan ID-koodeilla. Tämän jälkeen yksittäisiä vastaajia ei enää voida yhdistää yksittäisiin vastauksiin pelkän vastausaineiston avulla. Kaikki tiedot poistetaan kyselypalvelusta kyselyn päätyttyä.

6. Mistä saamme tiedot?

Nimi, syntymävuosi, sukupuoli, äidinkieli, lähiosoite, postinumero, postitoimipaikka, kotikunta ja vanhempien syntymävaltio hankitaan Digi- ja väestötietovirastolta Digi- ja väestötietoviraston varmennepalveluista annetun lain (661/2009) mukaisella tietoluvalla. Muut henkilötiedot kerätään vastaajalta itseltään.

7. Kenelle luovutamme ja siirrämme tietoja sekä siirrämmekö tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?

Kyselyvastauksia ja tiettyjä henkilötietoja voidaan jakaa muille tutkijoille Suomessa ja EU/ETA-alueen sisäpuolella. Emme kuitenkaan luovuta tietoja, joiden avulla yksittäisiä henkilöitä voidaan tunnistaa. Teemme ajoittain yhteistyötä muiden yliopistojen ja tutkijoiden kanssa, joiden kanssa voidaan jakaa Gen² –tutkimuksen avulla tuotettuja aineistoja tieteellistä tutkimusta varten. Jaettavat tiedot ovat aina pseudonymisoituja.

Lähetämme ja toteutamme kyselymme Qualtrics –kyselypalvelun avulla. Kyselyn ollessa aktiivinen, osallistujien sähköpostiosoitteita ja kyseessä olevan kyselyn vastauksia säilytetään väliaikaisesti kyseisessä palvelussa. Tietojasi voidaan silloin siirtää niin sanottuihin ”kolmansiin maihin”. Kun kysely päättyy, lataamme vastaukset palvelusta ja poistamme kaikki tiedot palvelusta.

Kyselyvastaukset arkistoidaan Yhteiskuntatieteelliseen tietoarkistoon anonymisoituina jatkokäyttöön luovutettaviksi tutkimusta ja opetusta varten. Kun tiedot ovat anonymisoitu, niiden avulla ei enää voida tunnistaa yksittäisiä henkilöitä.

8. Miten suojaamme tiedot ja miten pitkään niitä säilytämme?

Tutkimuksessa kerätyt tiedot säilytetään Åbo Akademin omalla palvelimella. Kyselyn ollessa aktiivinen, tietoja säilytetään väliaikaisesti kyselypalvelussa. Suorat tunnistetiedot, kuten sähköpostiosoitteet säilytetään salatussa muodossa ja erillään muista tiedoista. Suorat tunnistetiedot poistetaan aineistosta ennen analyysivaihetta. Kansalaispaneelia varten kerätyt henkilötiedot poistetaan, kun ne eivät ole tarpeellisia tutkimuksen toteuttamiseksi.

 9. Mitkä ovat oikeutesi rekisteröitynä?

Tietosuojalainsäädännön mukaisesti sinulle kuuluvat seuraavat oikeudet

– oikeus saada tietoa henkilötietojen käsittelystä

– oikeus saada pääsy tietoihin

– oikeus oikaista tietoja

– oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä

– henkilötietojen oikaisua tai käsittelyn rajoittamista koskeva ilmoitusvelvollisuus

– oikeus vastustaa tietojen käsittelyä

– oikeus olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi ilman lainmukaista perustetta

Tieteellisen tutkimuksen yhteydessä edellä mainituista oikeuksista voidaan tietyissä tapauksissa poiketa lainsäädännön mukaisesti. Poikkeaminen edellyttää tapauskohtaista harkintaa.

Rekisteröitynä osallistujana sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistoon, mikäli katsot, että henkilötietojesi käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki

Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki

Vaihde: 029 56 66700

Sähköposti: tietosuoja(a)om.fi

10. Kehen voit olla yhteydessä?

Kaikki tätä ilmoitusta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.