ÅBO AKADEMI
www.abo.fi

TIETOSUOJAILMOITUS
EU:n tietosuoja-asetuksen (GDPR:n) 13 ja 14 artiklan mukaan

Ilmoitus koskee pysyvää tai pitkäaikaista rekisteriä, järjestelmää tai työkaluja.

Culturan lahjoittajarekisteri
__________________________________________________________________________

Rekisterinpitäjä

Åbo Akademi
Tuomiokirkontori 3
20500 Turku
Suomi

Åbo Akademi on yliopiston toiminnassa kerättyjen ja käsiteltävien henkilötietojen rekisterinpitäjä - opetuksessa, ohjauksessa, tutkimuksessa, hallinnossa ja vuorovaikutuksessa, sisäisesti ja ulkoisesti.

Tässä asiakirjassa kuvatun käsittelyn vastuuyksikkö:
Humanistinen ja yhteiskuntatieteellinen tiedekunta; Humanististen tieteiden laitos

Yhteyshenkilö: Kulttuuritieteen arkisto Cultura; Fredrik Nilsson, cultura@abo.fi, +358503033884

Åbo Akademin tietosuojavastaava: dataskydd@abo.fi, +358 2 215 31 (vaihde)

__________________________________________________________________________

Miksi käsittelemme henkilötietojasi?

Arkiston perustehtävänä on säilyttää ja asettaa saataville arkistoaineistoa tieteellistä ja historiallista tutkimusta varten. Kokoelmien säilyttämiseksi ja yleishyödyllisten arkistotarkoitusten täyttämiseksi arkisto kerää ja säilyttää tietoja henkilöistä ja yhteisöistä, jotka lahjoittavat aineistonsa arkistoon.

GDPR:n mukaan henkilötietojen käsittelylle on oltava oikeudellinen peruste. Henkilötietojesi käsittelyn oikeusperuste on:

Yleistä etua koskeva tehtävä tai julkinen valta: Åbo Akademilla on lakisääteiset yleisen edun mukaiset tehtävät ja oikeus käyttää julkista valtaa yliopistolain mukaisesti. Tieteellinen ja historiallinen tutkimus ovat esimerkkejä lakisääteisestä yleisen edun mukaisesta tehtävästä.

Cultura arkistoi, säilyttää ja asettaa saataville aineistoa tieteellistä ja historiallista tutkimusta varten. Aineiston provenienssin turvaamiseksi ja oikeuksien, kuten tekijänoikeuksien tai omistusoikeuksien, huomioimiseksi arkiston on kerättävä ja säilytettävä pysyvästi tietoja henkilöistä ja yhteisöistä, jotka luovuttavat aineistoa tai luovat arkistoon siirrettävää tutkimusaineistoa.

Arkisto kerää tiedot aineiston alkuperästä ja luovuttajan oikeudesta luovuttaa aineisto. Jos lahjoittaja on esimerkiksi poliittinen tai uskonnollinen järjestö, lahjakirja sisältää arkaluonteisia henkilötietoja, liittyen allekirjoittajan asemaan kyseisessä järjestössä.

Mitä henkilötietoja käsitellään ja kuka niitä käsittelee?

Nimi, yhteystiedot (osoite, puhelin, sähköpostiosoite), suku- tai muu suhde arkistonmuodostajaan, luovutuksen ajankohta, syntymävuosi, asema/ammatti/koulutus, asema arkistonmuodostajaorganisaatiossa; sosiaaliturvatunnuksia esiintyy historiallisista syistä, mutta niitä ei kerätä.

Tietoja käsittelevät arkiston henkilökunta ja tarvittaessa muu Åbo Akademin henkilökunta (tietosuojavastaava, ICT, tutkijat); arkiston asiakkaat, jos se on perusteltua; Åbo Akademin tietojenkäsittelijät (Webropol, Collection Pro, tarvittaessa ICT:n palkkaamat osapuolet).

Käyttäjäoikeudet määritellään ja päivitetään käyttäjän tehtäviin liittyvien käyttötarpeiden perusteella.

Mistä henkilötietojasi kerätään ja miten niitä käsitellään?

Tietoja kerätään henkilöltä itseltään tai tarvittaessa hänen jälkeläisiltään. Kokoelmien omistussuhteita selvittäessään arkistohenkilöstö tutustuu tarvittaessa avoimiin rekistereihin, kuten aateliskalenteriin, erilaisiin sukututkimussivustoihin ja kiinteistörekistereihin.

Analogiset asiakirjat säilytetään lukituissa arkistotiloissa. Sähköisiä aineistoja säilytetään ja käsitellään Åbo Akademin IT-ympäristössä voimassa olevien tietoturvasäännösten mukaisesti.

Tietoa lahjoittajista luodaan ja hallinnoidaan metatietoina TRIP- ja Collection Pro -ohjelmissa.

Tiedot ovat tarpeellisia kerätyn aineiston alkuperän, omistusoikeuden ja muiden oikeuksien dokumentoimiseksi, ja ne säilytetään pysyvästi.

Siirretäänkö henkilötietojasi kolmansille osapuolille (Åbo Akademin ulkopuolelle) käsittelyä varten?

Kyllä, henkilötiedot siirretään käsiteltäväksi Åbo Akademin ulkopuolelle.
Lahjoittajarekisterin tietoja säilytetään metadatana kokoelmahallintaohjelmassa Collection Pro:ssa.

Luovutetaanko henkilötietojasi kolmannelle osapuolelle (Åbo Akademin ulkopuolelle) kolmannen osapuolen tarpeita varten?

Kyllä, henkilötietoja luovutetaan Åbo Akademin ulkopuolelle.
Lähtökohtana on, että rekisterin tietoja ei luovuteta arkistoasiakkaille. Lahjoittajarekisteriin kohdistettavien tietopyyntöjen käsittelyssä noudatetaan aina tietopalvelun prosessikuvausta, jotta noudatetaan henkilötietojen minimoinnin periaatetta ja estetään tietojen väärinkäyttö. Lahjoittajarekisterin tietoja luovutetaan tutkimustarkoituksiin vain, kun tutkija on esittänyt kirjallisen perustelun siitä, miksi tiedot ovat tutkimustehtävän kannalta tarpeellisia, ja kun arkiston henkilökunta on antanut siihen erillisen luvan.

Siirretäänkö henkilötietojasi EU/ETA-alueen ulkopuolelle?

Henkilötietoja siirretään EU/ETA-alueen ulkopuolelle tietyn tarkoituksen vuoksi.

Arkistolahjoituksia voidaan vastaanottaa myös EU:n/ETA:n ulkopuolelta, ja myös näillä luovuttajilla ja heidän lähiomaisillaan on oikeus saada tietoa siitä, mitä tietoja heistä on arkistossa.

Lahjoittajarekisteriä koskevia tietopyyntöjä voi tulla myös EU:n/ETA:n ulkopuolelta.

__________________________________________________________________________

Lisätietoja rekisterin, järjestelmän tai työkalujen käytöstä Åbo Akademissa

Tietojen/rekisterin suojauksen periaatteet:
Arkisto turvaa aineiston fyysisen turvallisuuden Åbo Akademin sisäisten ohjeiden ja prosessien mukaisesti. Aineiston ja tietojen eheys ja säilyvyys varmistetaan tavanomaisilla arkistoaineiston suojaustoimenpiteillä.
 
Sähköistä aineistoa säilytetään Åbo Akademin tietoteknisessä ympäristössä ja Åbo Akademin palkkaamien kolmansien, hyvän arkistoalatuntemuksen omaavien osapuolten toimesta.

Arkiston luovuttaja- ja informanttirekistereissä oleviin tietoihin sovelletaan tiukempia suojelutoimenpiteitä kuin arkistokokoelmiin yleensä.

Listaus säännöllisistä tietolähteistä: 
-

Säilytystä ja säilytysaikaa koskevat periaatteet ja säännöt:
Lähtökohtana on, että aineisto arkistoidaan pysyvästi, ja siihen liittyvät henkilötiedot arkistoidaan ja käsitellään Culturan yleishyödyllisen arkistotoimen edellyttämässä laajuudessa voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti. Aineiston omistaja, Åbo Akademin yliopisto, on julkisoikeudellinen yliopisto, ja arkistotoiminta on yleishyödyllinen tehtävä.

Tietoja automaattisesta päätöksenteosta (tarvittaessa):
Arkisto ei tee automaattista päätöksentekoa.

__________________________________________________________________________

Mitä oikeuksia sinulla on, kun Åbo Akademi käsittelee henkilötietojasi?

Åbo Akademi on vastuussa asianmukaisten teknisten ja organisatoristen toimenpiteiden toteuttamisesta henkilötietojen suojaamiseksi luvattomalta tai laittomalta käsittelyltä sekä henkilötietojen vahingoittumiselta tai katoamiselta. Henkilötietoja tulee aina käsitellä reilulla ja läpinäkyvällä tavalla sovellettavien tietosuojamääräysten mukaisesti.

EU:n tietosuoja-asetuksen GDPR:n 12-22 artiklan mukaan sinulla on oikeus
- saada selkeää ja yksiselitteistä tietoa siitä, miten henkilötietojasi käsitellään ja kuinka voit käyttää oikeuksiasi (12 artikla)
- saada tutustua henkilötietoihisi yliopistossa sekä saada tietoa niiden käsittelystä (15 artikla)
- saada henkilötietosi oikaistuksi (16 artikla). Huom! Åbo Akademin työntekijät ja opiskelijat voivat tehdä korjauksia itse intranetin ohjeiden mukaan. 
- saada tietosi poistetuksi (”oikeus tulla unohdetuksi”) tietyissä tilanteissa (17 artikla)
- rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä tietyissä tilanteissa (18 artikla)
- siirtää tiedot järjestelmästä toiseen tietyissä tilanteissa (20 artikla) 
- vastustaa henkilötietojesi käsittelyä tietyissä tilanteissa (21 artikla)
- olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi, joitain poikkeuksia lukuun ottamatta (22 artikla)
Sinulla on myös oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta, joka aiheuttaa korkean riskin henkilötiedoille (34 artikla)

Kun tietojen käsittelyn tarkoituksena on tieteellinen tutkimus, tilastointi tai arkistointi, oikeuksia voidaan rajoittaa tietosuojalain (1050/2018) nojalla. Oikeuksien rajoittaminen vaatii aina erityisiä suojatoimenpiteitä.

Jos sinulla on kysyttävää oikeuksistasi, voit ottaa yhteyttä vastuuhenkilöön (ks. yllä) tai Åbo Akademin tietosuojavastaavaan (dataskydd@abo.fi). Katso myös yleiset tiedot henkilötietojen käsittelystä verkkosivulla https://www.abo.fi/fi/tietosuoja/. 

Voit ilmoittaa tietosuojavaltuutetulle, jos epäilet, että henkilötietojesi käsittelyssä on toimittu EU:n tietosuoja-asetuksen (GDPR:n) vastaisesti.

Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot
Tietosuojavaltuutetun toimisto
PL 800
00531 Helsinki
+358 29 566 6700 (vaihde)
tietosuoja@om.fi
tietosuoja.fi