ÅBO AKADEMI
DATASKYDDSMEDDELANDE
enligt EU:s dataskyddsförordning GDPR, art. 13 och 14
Meddelandet gäller:
Utveckling, utvärdering, annat (evenemang m.m.)
Jubileumsfesten SF100
Personuppgiftsansvarig
Åbo Akademi
Domkyrkotorget 3
20500 Åbo
Finland
Ansvarig enhet för den behandling som beskrivs i detta dokument:
Samverkan
Kontaktperson: Heidi Nyström, koordinator för externa relationer, heidi.nystrom@abo.fi, +358503744795
Dataskyddsombud vid Åbo Akademi: dataskydd@abo.fi, +358 2 215 31 (växel)
Varför behandlar vi dina personuppgifter?
Ändamålet med behandlingen av personuppgifter är att kunna genomföra SF-klubbens jubileumsfest SF100 som ordnas den 8–9 november 2025. SF-klubben ansvarar för evenemangets genomförande. Åbo Akademis ansvar sträcker sig till att ta hand om anmälningstrafiken till evenemanget. Åbo Akademi är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som samlas in och behandlas i samband med anmälningen. Åbo Akademi ansvarar inte för personuppgifter som eventuellt samlas in på plats under evenemanget och till dessa räknas bl.a. fotografier och videoinspelningar.
För att kunna genomföra evenemanget behandlas personuppgifter av varierande slag, vilka framgår i anmälningsformuläret. Genom att godkänna detta dataskyddsmeddelande samtycker du till att såväl de personuppgifter som insamlas via anmälan som de som eventuellt insamlas på plats, behandlas på det sätt som beskrivs i detta dokument.
Det är nödvändigt att behandla personuppgifter för att:
- ta emot anmälningar genom registrering
- sända information om programmet vid behov
- kommunicera med deltagare inför, under och efter evenemanget i form av information i samband med deltagandet
- ordna traktering och praktiska arrangemang (inklusive behandlande av eventuella önskemål om specialkost och specialassistans)
- för att komplettera och uppdatera Åbo Akademis alumnregister
- för att komplettera och uppdatera SF-klubbens alumnregister
Rättslig grund för att behandla dina personuppgifter:
Samtycke används som rättslig grund för behandlingen av de personuppgifter som samlas in i samband med anmälan.
Du ger samtycke fullt frivilligt efter att du tagit del av information om hur dina personuppgifter behandlas, genom att kryssa i rutan ”Ja, jag samtycker till att mina personuppgifter behandlas på detta sätt i samband med mitt deltagande i jubileumsfesten SF100 den 8–9 november 2025.”
När samtycke är den rättsliga grunden för att behandla dina personuppgifter har du rätt att ångra dig när som helst. Du kan meddela att du ångrat dig genom att skicka e-post till registrator@abo.fi. Den behandling som genomförts innan du återkallade samtycket påverkas inte.
Vilka personuppgifter behandlas och vem behandlar dem?
Uppgifter som samlas in via anmälan:
- Förnamn
- Efternamn och ev. tidigare efternamn
- E-post
- Telefonnummer
- Uppgifter om eventuellt alumnskap vid Åbo Akademi samt studieår
- Önskemål om traktering (inklusive behandlande av eventuella önskemål om specialkost)
- Eventuellt behov av särskild assistans
- Namn på eventuell avec samt övrigt bordssällskap
- SF-klubben kan samla in fotografier och videoinspelningar under själva evenemanget
Personuppgifterna behandlas av Åbo Akademis koordinator för externa relationer och alumnkoordinator. Enligt avtal kommer uppgifterna också att överlåtas till SF-klubbens jubileumsfestarrangörer som behöver uppgifterna för genomförandet av evenemanget. Administratörerna i Åbo Akademis kontaktregister (CRM) har tillgång till personuppgifterna.
Varifrån samlas dina personuppgifter in och hur blir de behandlade?
Personuppgifter som samlas in via anmälan:
Personuppgifter samlas in från individen själv via ett anmälningsformulär i Åbo Akademis kontaktregister (CRM).
Registrering:
Anmälningsuppgifterna registreras i CRM-verktyget. För personer som anmält sig i egenskap av alumner kan personuppgifterna lagras varaktigt i CRM-verktyget vid Åbo Akademi. Om en personprofil inte finns för personen ifråga, skapas i sådana fall en personprofil. För personer som anmält sig som studerande, anställda eller tillhörande annan kategori skapas inga personprofiler.
Lagring och lagringstid:
Anmälningsuppgifterna lagras i CRM-verktyget och i form av en excellista som är tillgänglig internt för evenemangets personal. Personuppgifterna utanför CRM-verktyget raderas när allt efterarbete, all rapportering och dokumentering är avslutade och uppgifterna inte längre är nödvändiga, dock senast 1 år efter genomförandet av evenemanget.
För alumner från Åbo Akademi kan personuppgifterna lagras varaktigt i CRM verktyget vid Åbo Akademi. Om en personprofil inte finns för personen ifråga skapas i sådana fall en personprofil.
Fotografier:
SF-klubben kommer att fotografera på plats under evenemanget och ansvarar för hanteringen av fotografierna och videoinspelningarna.
Överförs dina personuppgifter till en tredje part (utanför Åbo Akademi) för behandling?
Ja, de personuppgifter som registreras i CRM-verktyget i samband med anmälan överförs till leverantören av CRM-verktyget. Leverantören av CRM-verktyget fungerar därför som personuppgiftsbiträde.
Lämnas dina personuppgifter ut till en tredje part (utanför Åbo Akademi) för den tredje partens behov?
Om du i samband med anmälan godkänner att dina kontaktuppgifter delas med SF-klubben kommer ditt namn, e-post och telefonnummer överlämnas till SF-klubben för fortsatt kommunikation om föreningens verksamhet.
Överförs dina personuppgifter utanför EU/EES?
Åbo Akademi överför inte personuppgifter utanför EU/EES. SF-klubben kan publicera utvalda bilder i sina egna sociala medier.
Vilka rättigheter har du när Åbo Akademi behandlar dina personuppgifter?
Åbo Akademi ansvarar för att vidta lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda personuppgifter mot obehörig eller olaglig behandling och mot skada på eller förlust av personuppgifter. Personuppgifter ska alltid behandlas på ett rättvist och öppet sätt i enlighet med gällande dataskyddsbestämmelser.
Enligt EU:s dataskyddsförordning GDPR (art. 12-22) har du rätt att
– få klar och tydlig information om hur dina personuppgifter behandlas och hur du kan utöva dina rättigheter (art. 12)
– få tillgång till dina personuppgifter vid Åbo Akademi och information om behandlingen (art. 15)
– få dina personuppgifter korrigerade (art. 16).
– få dina uppgifter raderade (”rätten att bli bortglömd”) i vissa situationer (art. 17)
– begränsa behandlingen av dina personuppgifter i vissa situationer (art. 18)
– få personuppgifterna överförda mellan system i vissa situationer (art. 20)
– invända mot behandlingen av dina personuppgifter i vissa situationer (art. 21)
– inte bli föremål för automatiskt beslutsfattande, med vissa undantag (art. 22)
Du har också rätt att bli informerad om en personuppgiftsincident som innebär hög risk för dina personuppgifter (art. 34).
När ändamålet med behandlingen är vetenskaplig forskning, statistik eller arkivändamål kan rättigheterna vara begränsade med stöd av dataskyddslagen (1050/2018). Begränsningar i rättigheterna förutsätter alltid särskilda skyddsåtgärder.
Om du har frågor om dina rättigheter kan du kontakta den ansvariga kontaktpersonen (se ovan) eller Åbo Akademis dataskyddsombud (dataskydd@abo.fi). Se också den övergripande informationen om behandling av personuppgifter på Åbo Akademis webbsidor (www.abo.fi/dataskydd).
Du har rätt att framföra klagomål till dataskyddsmyndigheten om du anser att dina personuppgifter blivit olagligt behandlade enligt EU:s dataskyddsförordning GDPR.
Kontaktuppgifter till dataskyddsmyndigheten:
Dataombudsmannens byrå
PB 800
00531 Helsingfors
+358 29 566 6700 (växel)